| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Biznes > Zarządzanie > Outsourcing > Case study > Wdrożenie elektronicznego archiwum

Wdrożenie elektronicznego archiwum

Elektroniczna archiwizacja dokumentacji nie jest usługą całkowicie nową. Już od dłuższego czasu działają na runku firmy, które oferują zakładanie i prowadzenie elektronicznych archiwów przy wykorzystaniu specjalistycznego oprogramowania, dzięki któremu klient może w prosty sposób, bez konieczności przeszukiwania zakurzonych woluminów, dotrzeć do archiwalnych dokumentów.

Jednakże, że względu na koszty i skalę przedsięwzięcia, na wdrożenie takiego wyspecjalizowanego systemu decydowały się głównie bardzo duże organizacje, jak banki, czy operatorzy telefonów komórkowych, archiwizujący w ten sposób m.in. wyciągi bankowe czy billingi rozmów telefonicznych swoich klientów.

W międzyczasie elektroniczna archiwizacja dokumentacja „zeszła pod strzechy” i może stać się narzędziem wspomagającym obieg dokumentacji firmowej także w mniejszych organizacjach.

Poniżej prezentujemy opis wdrożenie elektronicznej archiwizacji dokumentacji kadrowej w dużej firmie dystrybucyjnej.

Polecamy: Trendy w outsourcingu finansów

Głównym motywatorem do implementacji tego rozwiązania była potrzeba niemalże nieustannego wglądu do akt osobowych pracowników przez dział personalny firmy. Było to o tyle uciążliwe, że firma korzysta z usług outsourcingu płacowo-kadrowego i teczki osobowe znajdowały się poza siedziba klienta.

Ponadto niebagatelne były koszty krążenia dokumentów po siedzibie klienta – zdarzało się, że ten sam dokument był kopiowany i przesyłany faksem po 5 razy, bo odbiorca lub odbiorcy po prostu grubli poszczególne kopie.

Outsourcer zdając sobie sprawę z tych i innych uciążliwości w procesie komunikacji, zaproponował klientowi wdrożenie elektronicznego archiwum. Sam proces zakładania archiwum był dla klienta niemalże niezauważalny, ponieważ wszystkie prace realizowano w siedzibie outsourcera.

Wszystkie dokumenty zgromadzone w aktach osobowych pracowników (w tym również formularze ocen okresowych) zostały odpowiednio oznakowane, opisane i zeskanowane do specjalnie zabezpieczonej, wydzielonej bazy danych. Cała operacja trwała około 2 tygodnie, w trakcie których zeskanowano około 25 tysięcy stron.

Zobacz: Wdrożenie outsourcingu

Dzisiaj uprawnieni pracownicy klienta, mogą korzystając z przeglądarki internetowej przeglądać dokumentację kadrową pracowników on-line, ponieważ outsourcer na bieżąco uaktualnia bazę nowopowstającymi dokumentami.

„Gorąca linia” telefoniczna praktycznie zamilkła, czas oczekiwania na dokument jest ekwiwalentem prędkości łączy internetowych, znacznie ograniczone zostały koszty drukowania i kopiowania w dziale. Słowem – same korzyści przy praktycznie żadnym nakładzie pracy klienta.

reklama

Autor:

Źródło:

INFOR

Zdjęcia

Outsourcer zdając sobie sprawę z tych i innych uciążliwości w procesie komunikacji, zaproponował klientowi wdrożenie elektronicznego archiwum.
Outsourcer zdając sobie sprawę z tych i innych uciążliwości w procesie komunikacji, zaproponował klientowi wdrożenie elektronicznego archiwum.

Podatki 2017 cz. 2 - PIT, CIT, ryczałt 2017 (książka)29.90 zł

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Krajowa Izba Doradców Podatkowych

Samorząd zawodowy doradców podatkowych

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »