REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Wdrożenie elektronicznego archiwum

Barbara Kochańska-Mierzejewska
Outsourcer zdając sobie sprawę z tych i innych uciążliwości w procesie komunikacji, zaproponował klientowi wdrożenie elektronicznego archiwum.
Outsourcer zdając sobie sprawę z tych i innych uciążliwości w procesie komunikacji, zaproponował klientowi wdrożenie elektronicznego archiwum.
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Elektroniczna archiwizacja dokumentacji nie jest usługą całkowicie nową. Już od dłuższego czasu działają na runku firmy, które oferują zakładanie i prowadzenie elektronicznych archiwów przy wykorzystaniu specjalistycznego oprogramowania, dzięki któremu klient może w prosty sposób, bez konieczności przeszukiwania zakurzonych woluminów, dotrzeć do archiwalnych dokumentów.

Jednakże, że względu na koszty i skalę przedsięwzięcia, na wdrożenie takiego wyspecjalizowanego systemu decydowały się głównie bardzo duże organizacje, jak banki, czy operatorzy telefonów komórkowych, archiwizujący w ten sposób m.in. wyciągi bankowe czy billingi rozmów telefonicznych swoich klientów.

REKLAMA

W międzyczasie elektroniczna archiwizacja dokumentacja „zeszła pod strzechy” i może stać się narzędziem wspomagającym obieg dokumentacji firmowej także w mniejszych organizacjach.

Poniżej prezentujemy opis wdrożenie elektronicznej archiwizacji dokumentacji kadrowej w dużej firmie dystrybucyjnej.

Polecamy: Trendy w outsourcingu finansów

REKLAMA

Głównym motywatorem do implementacji tego rozwiązania była potrzeba niemalże nieustannego wglądu do akt osobowych pracowników przez dział personalny firmy. Było to o tyle uciążliwe, że firma korzysta z usług outsourcingu płacowo-kadrowego i teczki osobowe znajdowały się poza siedziba klienta.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Ponadto niebagatelne były koszty krążenia dokumentów po siedzibie klienta – zdarzało się, że ten sam dokument był kopiowany i przesyłany faksem po 5 razy, bo odbiorca lub odbiorcy po prostu grubli poszczególne kopie.

Outsourcer zdając sobie sprawę z tych i innych uciążliwości w procesie komunikacji, zaproponował klientowi wdrożenie elektronicznego archiwum. Sam proces zakładania archiwum był dla klienta niemalże niezauważalny, ponieważ wszystkie prace realizowano w siedzibie outsourcera.

Wszystkie dokumenty zgromadzone w aktach osobowych pracowników (w tym również formularze ocen okresowych) zostały odpowiednio oznakowane, opisane i zeskanowane do specjalnie zabezpieczonej, wydzielonej bazy danych. Cała operacja trwała około 2 tygodnie, w trakcie których zeskanowano około 25 tysięcy stron.

Zobacz: Wdrożenie outsourcingu

Dzisiaj uprawnieni pracownicy klienta, mogą korzystając z przeglądarki internetowej przeglądać dokumentację kadrową pracowników on-line, ponieważ outsourcer na bieżąco uaktualnia bazę nowopowstającymi dokumentami.

„Gorąca linia” telefoniczna praktycznie zamilkła, czas oczekiwania na dokument jest ekwiwalentem prędkości łączy internetowych, znacznie ograniczone zostały koszty drukowania i kopiowania w dziale. Słowem – same korzyści przy praktycznie żadnym nakładzie pracy klienta.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Informacja o zaległości w ZUS na 0,01 zł wysyłana jest listem poleconym, a najwięksi gracze nie płacą milionowych zadłużeń

    Zadłużenie aktywnych płatników w ZUS rośnie. Rekordzista wśród aktywnych płatników jest zadłużony na ponad 822 mln zł. Czy ZUS może sam zmieniać przepisy? 

    Według danych udostępnionych przez ZUS, na koniec 2023 roku maksymalna kwota zadłużenia aktywnego płatnika wyniosła przeszło 822 mln zł. Rok wcześniej była o 3,5 mln zł mniejsza. Wśród komentujących te dane ekspertów nie brakuje opinii, że dopuszczenie do takiej sytuacji jest skandalem. Z kolei Zakład przekonuje, że sam nie może zmieniać przepisów. Jednak według znawców tematu, ZUS ma odpowiednie narzędzia do ściągania należności i nawet niewielkie kwoty są skutecznie egzekwowane od przedsiębiorców. Do tego po danych widać, że średnie zadłużenie aktywnych płatników wzrosło rok do roku o ponad 3 tys. zł, tj. do wartości blisko 31 tys. zł.

    Czy trzeba płacić ZUS gdy działalność gospodarczą się zawiesi, czy przerwę w biznesie można zrobić tylko raz w roku czy wiele razy

    Działalność gospodarczą wpisaną do CEIDG można zawiesić pod warunkiem, że nie zatrudnia się pracowników. Dlatego co do zasady nie trzeba dodatkowo załatwiać formalności w ZUS.

    Przestępstwa finansowe. Zorganizowane grupy zajmują się praniem brudnych pieniędzy i korumpowaniem urzędników: co trzeba wiedzieć

    Korupcja, pranie pieniędzy, wyłudzenia, ataki hakerskie – to realne zagrożenia XXI wieku. Obecnie przestępczość finansowa, cyberprzestępczość oraz nowoczesne technologie są mocno ze sobą związane.

    Jak jeździć ekologicznie i oszczędnie. Pięć zasad sprawdzonych w praktyce i zalecanych każdej firmie transportowej

    W dobie rosnących kosztów firm transportowych i spowolnienia gospodarczego ekonomiczna jazda przestała być zjawiskiem sporadycznym, a stała się koniecznością i jednym ze sposobów na redukcję wydatków. Jakie są więc najważniejsze zasady ekonomicznej jazdy? 

    REKLAMA

    Zboża ozime wiosną - jak nawozić dolistnie. 5 kluczowych wskazówek

    Jedną z najefektywniejszych form pielęgnacji (dokarmiania) zbóż ozimych wiosną jest nawożenie dolistne. Dobrze przemyślane działania agrotechniczne wraz z odpowiednim wyborem samego nawozu to korzyść dla roślin, a przede wszystkim dla rolnika. 

    Wakacje składkowe – zmiany w projekcie nowelizacji

    Na stronie Rządowego Centrum Legislacji (RCL) została opublikowana nowa wersja projektu nowelizacji ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, która wprowadza tzw. wakacje składkowe. Przewiduje ona m.in. zmiany w zakresie podmiotów uprawnionych do takiej ulgi.

    Firma, która dopuściła do wycieku danych jej klientów traci renomę a także chętnych na zakup jej produktów

    Firmy pracują nad rozwojem marki i jej rozpoznawalnością wiele lat, po czym jedno fatalne zdarzenia burzy cały ten wysiłek. Takim incydentem w naszych czasach jest przede wszystkim wyciek danych klientów. Straconej w ten sposób reputacji marka nie jest w stanie odbudować.

    Zdaniem ZUS należy opłacać składki od wynagrodzenia wspólnika sp. z o.o. za czynności wykonywane na rzecz spółki

    ZUS w swoich najnowszych interpretacjach stwierdził, że wspólnik sp. z o.o., który za czynności wykonywane na rzecz spółki (tj. czynności określone w umowie spółki), bez zawierania ze spółką odrębnej umowy cywilnoprawnej otrzymuje wynagrodzenie, będzie objęty ubezpieczeniami społecznymi z tego tytułu jako zleceniobiorca.

    REKLAMA

    ARiMR - ostatnie 2 dni na wnioski o dofinansowanie ubezpieczenia zwierząt!

    Zostały ostatnie 2 dni dla rolników na złożenie wniosków o zwrot części kosztów ubezpieczenia zwierząt. Kto może złożyć wniosek o dofinansowanie?

    AI Act zatwierdzony. Kiedy wejdzie w życie? 5 wniosków, które są szczególnie ważne dla firm z sektora biomedycznego

    Znamy już finalny, zaakceptowany przez państwa członkowskie draft AI Act – unijnej ustawy o Sztucznej Inteligencji. Jaki wpływ wywrze ona na działalność firm z sektora biomedycznego? Prezentujemy 5 najważniejszych wniosków. 

    REKLAMA