Tematy - Komunikacja w firmie - INFOR.PL

Jeśli nie wiesz jeszcze na czym polega niezgodność formatów dokumentów, koniecznie prześledź poniższą instrukcję obsługi. Szybko się dowiesz na czym może ona polegać.

Jeśli planujesz przesłać dokument osobie, która korzysta z innego oprogramowania niż ty, koniecznie zapisz go formacie innym niż domyślny.

Aby sprawnie współpracować z osobami korzystającymi z różnego oprogramowania komputerowego, należy wiedzieć czym się różnią formaty dokumentów oraz jak je zmieniać.

Do zadań sekretarki należy organizacja wyjazdów służbowych, zarówno krajowych jak i zagranicznych szefa, czyli delegacji.

Do najczęstszych zakłóceń w codziennej pracy biurowej należą rozmowy telefoniczne. Również globalna sieć telekomunikacyjna, osiągalna o każdej porze, ma swoją drugą stronę medalu.

Przygotowując pismo należy pamiętać, że ma ono przynieść pewien efekt stąd w każdym dokumencie powinny być używane zwroty grzecznościowe, np. Szanowni Państwo czy Z poważaniem.

Do sekretariatu wpływa korespondencja o różnym charakterze. Segregacja pism jest jednym z obowiązków asystenta zarządu. Dokumenty, które trafiają do biura można podzielić na kilka rodzajów.

Nie można zaprzeczyć, że w niektórych przedsiębiorstwach nadgorliwy szef stał się drugim co do ważności (pierwsze to telefon) źródłem zakłóceń toku pracy. Poza tym zakłócenia powodowane przez szefa mają jedną poważną wadę: telefon można przełączyć na automatyczną sekretarkę, tego samego nie da się zrobić z szefem.

Przychodzić jako pierwszy i wychodzić jako ostatni - ten sposób działania przyczynia się do pogorszenia stosunków między wszystkimi kolegami w pracy.

Czy należysz do ludzi, którzy nie potrafią powiedzieć „nie”, gdy miły kolega stoi przed Tobą z bezradnym wzrokiem i nie wie, gdzie może znaleźć akta „Alei Zamkowej”? Jeśli tak, to czas najwyższy by to zmienić. Osoba, która jest asertywna w pracy ma adekwatne podejście do wykonywanych obowiązków.

Współpracownicy mogą spowodować, że Twoja praca stanie się wielką frajdą. Mogą też sprawić, że zamieni się ona w prawdziwy koszmar. Ten, kto jest nowy w firmie albo w zespole, podlega silnej presji dopasowania się.

W procesie obiegu pism w biurze można wyróżnić kilka etapów, jest to m.in. segregacja korespondencji i przekazanie do właściwej komórki organizacyjnej.

Obecnie firmy odchodzą od modelu hierarchicznego i kładą coraz większy nacisk na współpracę. W związku z tym relacje między pracownikami firmy w większym stopniu opierają się na oddziaływaniu i perswazji niż na zwierzchności.

Słuchanie jest tak samo ważne w pracy sekretarki, jak mówienie. Uważne słuchanie pozwala na szybką ocenę emocji interesanta i prawidłową reakcję, która ułatwi poprowadzenie rozmowy w pożądanym kierunku.

Sekretariat ogólny lub kancelaria odpowiada za wykonywanie prac o charakterze pomocniczym i usługowym. Odpowiedzialne są one za odbiór korespondencji, umieszczenie pieczątki z datą wpływu i wypływu pism, otwieranie przesyłek, ich znakowanie i segregowanie na odpowiednie działy, jeśli zachodzi taka potrzeba.

Możemy podzielić cechy potrzebne do wykonywania pracy sekretarki na dwie grupy: pierwsza to kwalifikacje zawodowe a druga kwalifikacje osobiste.

Życzenia możemy podzielić na te składane służbowo i te składane bliskim. W przypadku składania życzeń oficjalnych należy dobrze przemyśleć formułę, którą ewentualnie można powielać.

Często musząc zabrać głos podczas spotkań, narad, czy prezentacji odczuwamy tremę. Co zrobić aby wypaść przekonująco, na osobę kompetentną? Trema paraliżuje, masz ściśnięte gardło, drżą ręce i serce.

Od kilkunastu lat coraz częściej w naszych firmach gościmy zagraniczne delegacje, ich wizyty mają charakter roboczy lub oficjalny, czasami prywatny. Wizyty robocze charakteryzują się ściśle określonym celem i trwają zazwyczaj krótko.

W celu wypowiadania poglądów lub przy podejmowaniu decyzji w sprawach zawodowych w firmie zwołuje się spotkanie kilku lub większej grupy osób. Są to spotkania które w zależności od celu i charakteru spotkania dzieli się na odprawy, narady, posiedzenia, szkolenia, zebrania i konferencje.

Rozmowa telefoniczna różni się od rozmowy bezpośredniej przede wszystkim brakiem kontaktu wizualnego, osoba rozmawiająca nie widzi reakcji mimicznych, zwłaszcza oczu i ust swojego rozmówcy. W związku z tym coraz większą wagę przywiązuje się do tego aby pracownik był uprzejmy w rozmowie przez telefon. Ma to istotne znaczenie przy tworzeniu wizerunku firmy.

Nie od dziś wiadomo, że zasady dobrego wychowania świadczą o kulturze człowieka. Obowiązują one zarówno w życiu prywatnym jak i zawodowym.

Komunikacja w firmie

Niezgodność formatów dokumentów

Zapisywanie dokumentu w formacie innym niż domyślny

Formaty dokumentów

Organizacja delegacji

Kiedy dzwoniący telefon zakłóca pracę?

Uprzejmość w pismach

Segregacja pism

Jak poradzić sobie z nadgorliwym szefem?

Jak koledzy mogą odebrać Twoją nadgorliwość?

Naucz się odmawiać w pracy

Pierwszy dzień w pracy

Fazy obiegu pism

Zgrany zespół

Umiejętność słuchania w pracy sekretarki

Obieg pisma w firmie

Cechy potrzebne do wykonywania zawodu sekretarki

Składanie życzeń w firmie

Wystąpienia publiczne

Przyjmowanie zagranicznych delegacji

Organizacja zebrań, konferencji i narad

Rozmowy telefoniczne

Kultura pracy