| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Moto > Logistyka > Zarządzanie flotą > Udostępnienie samochodu służbowego pracownikowi

Udostępnienie samochodu służbowego pracownikowi

Przepisy nie precyzują, w jaki sposób firma ma udostępnić pracownikowi samochód służbowy. Jednak warto zawrzeć z nim odrębną umowę lub wprowadzić odpowiedni zapis do umowy o pracę.

Nie zawsze korzystanie przez pracownika z auta pracodawcy do celów prywatnych będzie prowadziło do powstania przychodu podatkowego. Jak bowiem wynika z treści art. 11 ust. 1 ustawy o PIT, w przypadku korzystania przez pracownika z samochodu służbowego za odpłatnością, przychód z tytułu nieodpłatnego świadczenia nie powstanie. Przepisy podatkowe w żaden sposób nie regulują sposobu, w jaki powinna zostać określona kwota odpłatności – kwestia ta jest przedmiotem dowolnego uregulowania między pracodawcą i pracownikiem, m. in. w drodze odpowiednich klauzul w umowie o pracę, poprzez oddzielną umowę udostępnienia bądź użyczenia samochodu służbowego lub też odpowiednie zapisy w wewnętrznym regulaminie korzystania z floty firmowej u danego pracodawcy. Warto jednak mieć na uwadze, że w przypadku, gdy ustalona cena będzie znacząco odbiegała od cen rynkowych, wówczas zachodzi ryzyko, że organy podatkowe mogą taką wysokość odpłatności podważyć i oszacować ją na podstawie wartości rynkowych.

Co do zasady, fakt dojeżdżania przez pracownika z miejsca zamieszkania do miejsca pracy oraz powrót do miejsca zamieszkania autem pracodawcy mieszczą się w zakresie użytku do celów prywatnych, który podlega ocenie z perspektywy skutków podatkowych związanych z powstaniem ewentualnego przychodu z nieodpłatnego świadczenia.
Niemniej, istnieją szczególne warunki, pod którymi przejazdy pracownika do pracy i powroty do miejsca zamieszkania będą stanowić wykorzystywanie samochodu pracodawcy do celów służbowych:
- pracodawca nie dysponuje odpowiednią ilością miejsc parkingowych wystarczającą dla wszystkich samochodów wchodzących w skład firmowej floty,
- charakter pracy pracownika określony w umowie o pracę wymaga mobilności (np. przedstawiciele handlowi),
- umowa użyczenia/regulamin korzystania ze służbowego auta wskazują jako miejsce garażowania miejsce zamieszkania pracownika.
W sytuacjach gdy powyższe warunki są spełnione łącznie, organy podatkowe wskazują, że przejazdy pracowników z miejsca parkowania (które co do zasady jest określane w pobliżu miejsca zamieszkania pracownika) do miejsca wykonywania obowiązków służbowych stanowią realizację służbowego celu dbałości o mienie pracodawcy* nie powodując powstania przychodu z tytułu nieodpłatnego świadczenia. Jeśli którykolwiek z warunków nie zostaje spełniony, wówczas istnieje duże ryzyko uznania przez organy, że pracownik wykorzystuje firmowy samochód do celów prywatnych. W praktyce niekiedy pracownicy organów skarbowych sprawdzają, poza godzinami pracy danego przedsiębiorstwa, czy wszystkie samochody użytkowane przez daną firmę znajdują się na firmowym parkingu. W sytuacji stwierdzenia, że tak nie jest, dochodzi do przesłuchiwania pracowników w celu ustalenia, jak w tym czasie były wykorzystywane służbowe auta.

Ze względu na brak przepisów regulujących bezpośrednio sposoby ustalania wartości przychodu z nieodpłatnego świadczenia, jak też coraz szersze rozumienie „celów osobistych zatrudnionych” przez organy podatkowe, istotne jest wprowadzanie i stosowanie spójnej i konsekwentnej polityki zarządzania flotą firmową w zakresie zasad udostępniania aut pracownikom dla celów innych niż służbowe. Warto również prowadzić systematycznie monitoring stanowisk organów podatkowych, aby umożliwić adaptację już obowiązujących procedur do aktualnych wymagań organów podatkowych.

* dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 15 marca 2012 r., sygn. IPPB4/415-44/12-2/MP),

Tekst: Katarzyna Górna, prawnik Accreo Legal, Agata Rutkowska, doradca podatkowy/menedżer Accreo Taxand

Tekst pochodzi z magazynu Flota Auto Biznes, więcej tekstów tutaj.

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

reklama

POLECANE

Nasze recenzje

Ostatnio na forum

Prawne ciekawostki

Eksperci portalu infor.pl

Marzec Małgorzata

Specjalista ds. HR i PR

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »