Jak negocjować ceny z firmą kurierską?

Przy wyborze dostawcy należy przede wszystkim określić swoje potrzeby. Rozumiejąc swój proces oraz rolę firmy kurierskiej w jego realizacji, jesteśmy w stanie rozmawiać o konkretnych sposobach zaspokojenia naszych potrzeb. Ważne jest, aby paleta rozwiązań, jakie oferuje firma kurierska, odpowiadała naszym oczekiwaniom. Bardzo często oszczędności będące wynikiem wynegocjowania obniżki cen usługi z dostawcą, który nie oferuje usług substytucyjnych lub komplementarnych, stają się pozorne. 

Usługi kurierskie: Określ parametry serwisowe

Jednym z elementów, który zwykle jest zwieńczeniem rozmów, jest określenie parametrów serwisowych, tzw. SLA (service level agreement). Bardzo często określenie warunków brzegowych stanowiących SLA na wczesnym etapie negocjacji pozwala ograniczyć grupę potencjalnych dostawców do tych, którzy mogą spełnić nasze oczekiwania i zaoszczędzić czas, pieniądze, a często uniknąć pomyłki.

Nie warto przy wyborze dostawcy kierować się wyłącznie porównaniem cen. Trzeba zadbać o wszystko, co jest lub może być kosztem dla firmy. Równie ważne są takie obszary jak proces reklamacyjny, obsługa klienta, możliwość integracji systemów informatycznych, etc.

Zarejestruj się jako klient firmy kurierskiej

Pierwszym krokiem do skorzystania z indywidualnego cennika jest dołączenie do grona klientów firmy kurierskiej. Na przykład w TNT Express wystarczy zadzwonić do firmy – pracownik zarejestruje w elektronicznym systemie CRM dane nowego klienta, który wkrótce otrzymuje unikalny numer. Informacja o nowym kliencie bardzo szybko trafia do odpowiedniego zespołu handlowego, który w bardzo krótkim czasie, pro-aktywnie kontaktuje się z klientem. Opiekun handlowy analizuje potrzeby klienta, prezentuje wartości jakie niesie dla klienta proponowane rozwiązanie i pokazuje, w jakim stopniu oferowane rozwiązania mogą odpowiedzieć na zgłaszane przez niego potrzeby.

Podczas tej rozmowy możliwe jest uzyskanie konkretnej i wiążącej oferty. Indywidualny cennik, jest przygotowywany w oparciu oczekiwane parametry usługi, kierunki wysyłki, rodzaj i częstotliwość usług. Zarejestrowanie firmy jest jednorazowe – raz nadany numer klienta obowiązuje przez cały czas. Poddanie się tej procedurze ma m.in. tę zaletę, że klient dokonuje płatności za przesyłki przelewem, nie gotówką. Kolejne usługi będzie mógł zamawiać nawet całkowicie zdalnie – korzystając bezpłatnych z narzędzi internetowych lub aplikacji mobilnych. Na koniec otrzyma fakturę elektroniczną, która jest dziś standardem.

Co wchodzi w skład usługi kurierskiej

Główne składowe ceny usługi kurierskiej to koszt frachtu oraz indeksowana dopłata paliwowa. Zmienny poziom dopłaty stał się standardem na świecie kilka lat temu, kiedy koszt baryłki ropy naftowej zaczął rosnąć i jego kurs stał się bardzo zmienny. W branży przewozów ekspresowych jest to procentowa wartość doliczana do podstawowej ceny frachtu. Innym rozwiązaniem, stosowanym przez np. linie lotnicze, jest dopłata paliwowa liczona od kilograma frachtu. Dodatkowo w przewozach międzynarodowych doliczana jest również dopłata "security”, związana z koniecznością zapewnienia pełnej kontroli przewozów przez skanowanie przesyłek oraz ich fizyczną inspekcję. Dodatkowe czynności mają zabezpieczyć transport przed nieprzewidzianymi zdarzeniami.

Usługa kurierska: Jaki pojazd?

Koszt usługi zależy od rodzaju serwisu i środka transportu. Inną cenę zapłacimy za przesyłkę lotniczą, a inną za przesyłkę ekonomiczną realizowaną transportem drogowym. Inny poziom cen występuje w przypadku konsolidowanych przesyłek drobnicowych, a inny dla przewozów całopojazdowych.
Cenę usługi determinuje głównie waga przesyłki oraz strefa lub odległość od miejsca nadania i doręczenia. W transporcie brane pod uwagę są dwie wagi: rzeczywista w kilogramach oraz waga wolumetryczna. Ta druga w zależności od usługi jest różna. Wylicza się ją poprzez przemnożenie trzech wymiarów przesyłki i podzielenie lub pomnożenie przez odpowiedni współczynnik. Cena za usługę naliczana jest po uwzględnieniu wagi wyższej.

Gdzie ma trafić przesyłka

Drugim parametrem jest miejsce, gdzie wysyłamy przesyłkę. Firmy kurierskie opierają cenniki na podziale strefowym, który uwzględnia odległości oraz lokalny koszt realizacji usługi. Dzięki tabeli stref doręczeń wyliczenie ceny przez klienta staje się łatwe, a oferta firmy jest przejrzysta.
W TNT kraje Unii Europejskiej pogrupowano w 3 strefy w oparciu o odległość od Polski. Państwa, z którymi sąsiadujemy, są w strefie 1, a kraje takie jak Portugalia czy Irlandia – w strefie 3.
Na cenę przesyłki może mieć wpływ rodzaj transportowanych przedmiotów. Najtańsze są przesyłki, które mogą być automatycznie sortowane. W przypadku przesyłek zakwalifikowanych jako niebezpieczne w transporcie lub charakteryzujących się nietypowym kształtem, do ceny doliczana jest dodatkowa dopłata.

Więcej przesyłek to niższa cena

Tak jak w innych branżach, firmy które wysyłają duże ilości przesyłek, mają większą siłę przetargową, a tym samym większe możliwości zredukowania ceny. Jednym z rozwiązań jest cennik zapewniający automatyczne podwyższenie upustów w przypadku zwiększenia liczby wysyłanych przesyłek. Taka konstrukcja oferty oszczędza klientom czas na dodatkowe negocjowanie ceny w sytuacji okresowego wzrostu zapotrzebowania na transport. Przygotowanie takiej oferty jest możliwe, ponieważ występuje wiele składowych kosztów operacyjnych, które kształtują się różnie w zależności od częstotliwości wysyłek. Jednym z nich może być koszt odbioru lub tzw. koszt ostatniej mili, czyli doręczenia. Im więcej przesyłek odbieranych lub doręczanych w tym samym momencie, tym ta składowa ceny jest niższa. Dzięki temu cena dla klienta również może być zredukowana. Znaczenie ma również rodzaj przesyłek. Jeśli przesyłki można automatyczne sortować, to cena jest inna od transportów sortowanych ręcznie. Generalnie ceny, jakie można wynegocjować z kurierem po przeprowadzeniu dokładnej analizy potrzeb, różnią się od cen wyjściowych.