REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ocena gotowości firmy do zmian

Ocena gotowości firmy do zmian
Ocena gotowości firmy do zmian
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Standardowo wprowadzanie zmian zaczyna się od stwierdzenia, że jest źle i w dodatku bardzo późno, więc najwyższy czas coś z tym zrobić. W organizacjach zorientowanych na strategię i efektywność działań zaczyna się etap strategicznego planowania zmian. Często wiążą się one ze zmianą technologii, systemu zarządzania, systemu motywacyjnego lub całego modelu biznesowego czy kultury organizacyjnej.

W firmach, gdzie brakuje strategii, zmiana jest bardziej wynikiem impulsowych decyzji lub mody, które w biznesie również mają pewną sezonowość. Jakiś czas temu mieliśmy modę na coaching, więc większość firm bezrefleksyjnie zatrudniała zewnętrznych coachów, aby w końcu zrobili coś z pracownikami, bo mało efektywni, mało zorganizowani itd.

REKLAMA

REKLAMA

Nie twierdzę, że coaching jest czymś złym. Sama pracuję jako mentor i uważam, że to jedna z bardziej efektywnych form pracy 1:1. Lecz jest to tylko narzędzie, które służy do konkretnych celów i przynosi rezultaty nie we wszystkich przestrzeniach. Młotka używamy do wbijania gwoździ, nie da się nim wkręcić śruby, a mam wrażenie, że coaching stał się takim biznesowym młotkiem, którym próbuje się rozwiązać większość problemów.

Jeżeli, tak jak pisałam, łączenie planów zmian ze strategią jest rzadkim przypadkiem, to jeszcze mniej popularne jest sprawdzanie gotowości firmy do zmian. Wynika to z błędnego przekonania, że zmiana jest rodzajem decyzji i działaniem operacyjnym, które musi zostać wykonane. W takim schemacie „góra” planuje, a dół „wykonuje”.

A przecież zmiana jest jak długa podróż, której stałym elementem są wyzwania, trud i dodatkowe wypadki. Czy zdarza nam się wyjechać w długą wakacyjną podróż samochodem bez wcześniejszego sprawdzenia kół, poziomu oleju czy paliwa?

Raczej nie, uważamy, że to oczywiste, bo w końcu chodzi o nasze bezpieczeństwo. Jednak w rzeczywistości biznesowej pozwalamy sobie na brak sprawdzenia stanu firmy, a później brawurę w drodze do celu.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zanim jeszcze zaczniesz rozmyślać nad tym, w jaki sposób plany zmiany wprowadzić w życie, warto sprawdzić, w jakim stopniu organizacja jest gotowa do ich wprowadzenia. Jest to ważna część całego procesu, choć często niedoceniana i pomijana, co niestety kończy się błędnym określeniem możliwości adaptacyjnych organizacji, niedoszacowaniem kosztów czasowych i materialnych.

Co warto zrobić na etapie oceniania gotowości firmy do zmian?

1. Oceń atmosferę w firmie. Zbierz informacje z różnych źródeł i na wielu poziomach działania błędach atrybucji, bo to właśnie one w dużej mierze odpowiedzialne są za naszą ocenę sytuacji.

REKLAMA

2. Oceń aktualną sytuację i określ możliwe bariery dla zmiany. Mam w pełni świadomość, że będąc w samym środku organizacji, trudno jest z dystansem ocenić jej funkcjonowanie. W takiej sytuacji często polecam porównanie zachowań w naszej firmie z konkurencją lub znajomymi firmami o podobnej strukturze. Wtedy łatwo można ocenić specyfikę naszej firmy i sprawdzić, na ile przeszkadza ona w planach procesu zmiany.

3. Porozmawiaj z tymi, których zmiana będzie dotyczyła w największym stopniu. Taka rozmowa to doskonały moment, aby zrobić zasiew pod przyszłą zmianę i zaangażować pierwszych sojuszników. Jednak nie ograniczaj się do mówienia, ale przede wszystkim słuchaj o ich zmaganiach, trudnościach i rozwiązaniach, jakie mogą zasugerować. To oni funkcjonują w samym środku systemu operacyjnego, więc bardzo możliwe, że mają rozwiązania wielu problemów.

4. Przemyśl i przygotuj argumenty/sposoby na niechęć i opór wobec zmian. Warto zastanowić się, dlaczego ludzie opierają się zmianom. Określ źródła oporu i znajdź dla każdego z nich propozycję rozwiązań (zob.: J.P. Kotter, D.S. Cohen, Sedno zmian. Autentyczne historie transformacji, które odmieniły oblicza firm na całym świecie, Onepress, Gliwice 2008, strony 268-269).

Sprawdzenie poziomu gotowości do zmiany nie tylko pozwala na właściwą ocenę sytuacji i oszacowanie kosztów, ale również jest świetnym fundamentem do budowania relacji w firmie. Otwartość osób zdecydowanie pomaga na kolejnych etapach.

Polecamy: Jak wygrać przetarg - poradnik dla małych i średnich firm (książka)


Pamiętaj, że rzeczywistość oraz sposób oceniania i postrzegania, a także związane z tym emocje to często dwie różne kwestie. Warto poznać szczególnie te drugie, aby skutecznie gasić niezdrowe reakcje i rozwiązywać problemy. Z tych właśnie powodów twoje działanie powinno odpowiadać rzeczywistym barierom, a komunikacja – emocjom uczestników całego procesu.

Dzięki aktywnej ocenie gotowości jesteśmy w stanie oszacować możliwości działania z zasobami, które już posiadamy. Rozbieżność pomiędzy stanem rzeczywistym a oczekiwanym będzie konieczna do zagospodarowania.

Mamy również urealniony obraz koniecznych działań i bazę do adekwatnej komunikacji. Weryfikacja wewnętrznych zagrożeń to pole działania, które łatwiejsze jest do kontroli i zarządzania niż biznesowe makrootoczenie.

Zbieranie opinii daje często upust emocjom, które w przeciwnym razie skumulowane stają się punktem zapalnym dla wewnętrznych konfliktów.

Rzetelnie przygotowana ocena poziomu gotowości na zmianę daje nam realną ocenę źródeł ewentualnego oporu, problemów oraz szans. W drugim kroku będziemy przekonywali o pilności podjęcia zmian. Jest to jedno z trudniejszych wyzwań w całym procesie. Wymaga dużo czasu oraz zaangażowania.

Jeżeli jesteśmy już sami przekonani, że zmiany są konieczne, i dodatkowo posiadamy niezbędne analizy, raporty i wszelkie dane, które je uzasadniają, to błędnie możemy zakładać, że jest to wystarczająco jasny sygnał dla otoczenia do ruszenia z miejsca. Nic bardziej mylnego.

Aby uruchomić zmianę, niezbędne jest zaangażowanie na poziomie emocji, a nie tylko intelektu. Pracownicy muszą najpierw zobaczyć, dlaczego zmiana jest konieczna, co będzie oznaczać dla nich samych, a dopiero wtedy będą skłonni uwierzyć w konieczność jej wprowadzenia. Brak atmosfery sprzyjającej zmianie wystawia projekt na duże ryzyko niepowodzenia. Często prowadzi to do wydłużenia całego procesu i większych kosztów.

Ten aspekt doskonale widać w przypadkach, gdy do zmiany oddelegowany jest zespół projektowy, który ma za zadanie zaplanowanie, wdrożenie i realizację zmiany. Wtedy to jego członkowie są głównymi aktorami w teatrze zmiany, a reszta firmy wyłącznie się przygląda.

Jeżeli mamy kilka zespołów na różnych poziomach organizacji lub w przypadku małej firmy zespół składający się z osób z każdego działu – takie zarządzanie zmianą pomaga kształtować zaangażowanie i entuzjazm większości pracowników. Od tego już tylko krok do opracowania wspólnej wizji, która będzie angażowała wszystkich.

Przede wszystkim miej świadomość, że zmiana to dodatkowe działania i utrudnienia w codziennej pracy osób, które często już mają poczucie zbytniego obciążenia obowiązkami. Piszę tutaj o poczuciu, bo w praktyce różnie to wygląda, a stwierdzenie typu: „zarobiony jestem i nic już więcej na siebie nie wezmę” to element biurowego wizerunku, a nie stwierdzenie stanu faktycznego.

Aby stworzyć sprzyjające zmianie środowisko, ludzie muszą najpierw poczuć, a nie zrozumieć potrzebę wprowadzenia zmian. To właśnie emocje będą siłą napędową zaangażowania, które jest niezbędne, aby podążać za wizją zmienionej rzeczywistości.

Z pierwszej części książki wiemy, że człowiek podświadomie dąży do minimalizacji działań i w swojej naturze przypomina leniwca wiszącego na drzewie. Z drzewa mogą go ruszyć dwie kwestie: po pierwsze, zagrożenie dotychczasowej sytuacji, na przykład ogień, który zaczyna trawić drzewo, po drugie, światło z oddali i wizja lepszego, wygodniejszego i obficiej owocującego drzewa.

Na tym etapie zmiany, trzymając się tego porównania, mamy za zadanie przede wszystkim ją uzasadnić i odwołać się do emocji pracowników, aby poczuli, że to jest właśnie odpowiedni czas na zmianę dotychczasowego stylu. Gdy konieczność i pilność działań powoduje, że ludzie są skłonni do poszukiwania nowych szans, przedstawiamy wizję nowego miejsca, gdzie będzie im lepiej i dostatniej.


Jakie kroki warto wtedy podjąć?

Przede wszystkim warto przygotować rzetelny obraz obecnej sytuacji i zestawić go z celami i wizją organizacji. Opcjonalnie można użyć też przykładów konkurencji. Ważne, aby używać wymiernych i mierzalnych wskaźników, a nie opierać się wyłącznie na własnej opinii. Cennym wglądem mogą być również opinie klientów, którzy wyrażają swoje niezadowolenie lub oczekiwania wobec firmy. Całość przedstawiona w makrootoczeniu i z ujęciem bieżących trendów rynkowych pozwoli na określenie sił zewnętrznych działających na organizację.

Warto również wskazać na koszt braku zmiany, czyli stworzyć scenariusz, w którym do zmiany nie dojdzie, by pokazać, jaki to będzie miało wpływ na funkcjonowanie i wyniki firmy.

Przestrzegam jednak przed przedstawianiem negatywnych wizji, które pozornie mogą działać mobilizująco. Ludzie nie lubią podejmować ryzyka, gdyż kojarzy się ono z niebezpieczeństwem. Dlatego fokus powinien być skierowany na szanse, jakie obecna sytuacja stwarza.

Skuteczne przekonanie co do konieczności podjęcia pilnych kroków powoduje również, że osoby sceptycznie nastawione do zmiany stają się neutralne (obserwując z daleka i czekając na pierwsze sukcesy), a z czasem stają się jej sojusznikami.

Dlatego używamy w tym celu argumentów logicznych i emocjonalnych. Pierwsze z nich tworzymy przy użyciu danych finansowych, informacji o trendach rynkowych czy też konkurencji. Drugie – przedstawiając wizję zmienionej organizacji i dając szansę słuchaczom zasmakować w nowej sytuacji.

W większości firm dobrze funkcjonuje zarządzanie przez cele oraz ustanawianie priorytetów dla działań. Nie powinna więc nikogo dziwić konieczność nadania pilności i wysokiego priorytetu dla zmiany.

Dlatego ważne jest, aby zmiana nie była postrzegana w organizacji jako niechciany projekt czy przykre wydarzenie, lecz element ustawicznego rozwoju.

W takim klimacie zmiana jest czymś, co przybliża nas do celu, a nie kolejnym mało przyjemnym obowiązkiem.

Zmiana może być świetną przestrzenią do odwlekania i odkładania na wieczne jutro. Gdy niewygoda związana z brakiem zmiany nie jest wystarczająco dokuczliwa, trudniej jest podjąć konkretne kroki. Dlatego kluczowe jest, aby osoby inicjujące zmianę szczególną wagę przykładały do ustawicznego nadawania pilności procesowi. To jest krok, który praktycznie nieustannie powinien być powtarzany.
psychologia

Powyższy tekst stanowi fragment książki „Psychologia zmiany w życiu i biznesie” autorstwa Angeliki Chimkowskiej.

Copyright © 2016 by Angelika Chimkowska

Wydawnictwo MT Biznes, Warszawa 2016

Autopromocja

REKLAMA

Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Informacja o zaległości w ZUS na 0,01 zł wysyłana jest listem poleconym, a najwięksi gracze nie płacą milionowych zadłużeń

    Zadłużenie aktywnych płatników w ZUS rośnie. Rekordzista wśród aktywnych płatników jest zadłużony na ponad 822 mln zł. Czy ZUS może sam zmieniać przepisy? 

    Według danych udostępnionych przez ZUS, na koniec 2023 roku maksymalna kwota zadłużenia aktywnego płatnika wyniosła przeszło 822 mln zł. Rok wcześniej była o 3,5 mln zł mniejsza. Wśród komentujących te dane ekspertów nie brakuje opinii, że dopuszczenie do takiej sytuacji jest skandalem. Z kolei Zakład przekonuje, że sam nie może zmieniać przepisów. Jednak według znawców tematu, ZUS ma odpowiednie narzędzia do ściągania należności i nawet niewielkie kwoty są skutecznie egzekwowane od przedsiębiorców. Do tego po danych widać, że średnie zadłużenie aktywnych płatników wzrosło rok do roku o ponad 3 tys. zł, tj. do wartości blisko 31 tys. zł.

    Czy trzeba płacić ZUS gdy działalność gospodarczą się zawiesi, czy przerwę w biznesie można zrobić tylko raz w roku czy wiele razy

    Działalność gospodarczą wpisaną do CEIDG można zawiesić pod warunkiem, że nie zatrudnia się pracowników. Dlatego co do zasady nie trzeba dodatkowo załatwiać formalności w ZUS.

    Przestępstwa finansowe. Zorganizowane grupy zajmują się praniem brudnych pieniędzy i korumpowaniem urzędników: co trzeba wiedzieć

    Korupcja, pranie pieniędzy, wyłudzenia, ataki hakerskie – to realne zagrożenia XXI wieku. Obecnie przestępczość finansowa, cyberprzestępczość oraz nowoczesne technologie są mocno ze sobą związane.

    Jak jeździć ekologicznie i oszczędnie. Pięć zasad sprawdzonych w praktyce i zalecanych każdej firmie transportowej

    W dobie rosnących kosztów firm transportowych i spowolnienia gospodarczego ekonomiczna jazda przestała być zjawiskiem sporadycznym, a stała się koniecznością i jednym ze sposobów na redukcję wydatków. Jakie są więc najważniejsze zasady ekonomicznej jazdy? 

    REKLAMA

    Zboża ozime wiosną - jak nawozić dolistnie. 5 kluczowych wskazówek

    Jedną z najefektywniejszych form pielęgnacji (dokarmiania) zbóż ozimych wiosną jest nawożenie dolistne. Dobrze przemyślane działania agrotechniczne wraz z odpowiednim wyborem samego nawozu to korzyść dla roślin, a przede wszystkim dla rolnika. 

    Wakacje składkowe – zmiany w projekcie nowelizacji

    Na stronie Rządowego Centrum Legislacji (RCL) została opublikowana nowa wersja projektu nowelizacji ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, która wprowadza tzw. wakacje składkowe. Przewiduje ona m.in. zmiany w zakresie podmiotów uprawnionych do takiej ulgi.

    Firma, która dopuściła do wycieku danych jej klientów traci renomę a także chętnych na zakup jej produktów

    Firmy pracują nad rozwojem marki i jej rozpoznawalnością wiele lat, po czym jedno fatalne zdarzenia burzy cały ten wysiłek. Takim incydentem w naszych czasach jest przede wszystkim wyciek danych klientów. Straconej w ten sposób reputacji marka nie jest w stanie odbudować.

    Zdaniem ZUS należy opłacać składki od wynagrodzenia wspólnika sp. z o.o. za czynności wykonywane na rzecz spółki

    ZUS w swoich najnowszych interpretacjach stwierdził, że wspólnik sp. z o.o., który za czynności wykonywane na rzecz spółki (tj. czynności określone w umowie spółki), bez zawierania ze spółką odrębnej umowy cywilnoprawnej otrzymuje wynagrodzenie, będzie objęty ubezpieczeniami społecznymi z tego tytułu jako zleceniobiorca.

    REKLAMA

    ARiMR - ostatnie 2 dni na wnioski o dofinansowanie ubezpieczenia zwierząt!

    Zostały ostatnie 2 dni dla rolników na złożenie wniosków o zwrot części kosztów ubezpieczenia zwierząt. Kto może złożyć wniosek o dofinansowanie?

    AI Act zatwierdzony. Kiedy wejdzie w życie? 5 wniosków, które są szczególnie ważne dla firm z sektora biomedycznego

    Znamy już finalny, zaakceptowany przez państwa członkowskie draft AI Act – unijnej ustawy o Sztucznej Inteligencji. Jaki wpływ wywrze ona na działalność firm z sektora biomedycznego? Prezentujemy 5 najważniejszych wniosków. 

    REKLAMA