| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Biznes > Zarządzanie > Manager > Zarządzanie czasem > 7 zasad efektywnych spotkań biznesowych

7 zasad efektywnych spotkań biznesowych

Jak dużo czasu tygodniowo spędzacie na meetingach, komitetach, kreatywkach itp.? Zakładając, że przeciętnie menedżer na różnych spotkaniach spędza od 3 do 8 godzin tygodniowo, można łatwo policzyć, że rocznie zajmuje mu to od 20 do 50 dni roboczych (miesiąc do dwóch i pół miesiąca). W skali kariery zawodowej uzbiera się od półtora roku do trzech lat spędzonych na zebraniach.

A jaki efekt przynoszą te spotkania? Jak bardzo efektywny jest czas spędzony na wysłuchiwaniu raportów, oglądaniu rozwlekłych prezentacji powerpointowych, omawianiu godzinami tego, co można przegadać w korytarzu w ciągu kilku minut?

Przyczyną takiego stanu rzeczy jest nawyk i brak przygotowania. Nawyk wynika z powtarzania pewnej czynności przez długi czas, a tradycja meetingów jest długa jak historia ludzkości. Brak przygotowania zaś jest grzechem zapracowanych, wiecznie spieszących się i goniących z terminami menedżerów.

Ktoś każe mu uczestniczyć w spotkaniu, ktoś każe mu przygotować prezentację, w której ma omówić postępy prac, więc jak nie ma komu tego delegować robi coś na kolanie i idzie na zebranie. Potem wysłuchujemy statystyk dotyczących zużycia kawy w przeliczeniu na kilogramy lub na filiżanki, przygotowanych przez kogoś z administracji, kto wszystko traktuje dosłownie.

Z nawykiem można walczyć poprzez kreowanie nowych nawyków. Wpierw jednak należy dostrzec absurdalność sytuacji, w której  wszyscy wiedzą, iż większość takich spotkań jest marnowaniem czasu, dlatego przychodzą na nie ze swoją codzienną pracą, by nie marnować czasu zupełnie.

7 zasad efektywnych spotkań

CO?

Jednoznacznie określ cel spotkania i ustal co należy osiągnąć. Gdy wyślesz zaproszenia każdy będzie mógł się zastanowić czy jest to w obszarze jego kompetencji, zainteresowań czy chce uczestniczyć, czy może wystarczy sprawę załatwić w mniejszym gronie lub obiegiem. O sposobie definiowania celu napisano już wiele, więc nie ma co się w tym miejscu nad tym rozwodzić.

KTO?

Rozważ, czy sprawa dotyczy wszystkich osób, które chcesz zaprosić. Może na spotkanie dotyczące raportu o zużyciu kawy w siedzibie firmy nie musi przychodzić szef IT lub szef sprzedaży. Dobór listy uczestników jest niezwykle ważnym elementem przygotowania zebrania.

GDZIE?

Dziś nie trzeba się spotykać w sali konferencyjnej w siedzibie firmy i zapraszać kierowników z oddziałów terenowych. Można spotkać się online. Nawet jeśli firma nie dysponuje stosownym systemem, a sprawa nie jest aż tak tajna, można skorzystać z licznych systemów video-konferencyjnych, które są tanie lub wręcz darmowe. Dobrze jest się widzieć. Gdy organizujesz zwykłą telekonferencję nie masz kontroli nad zaangażowaniem uczestników. Możesz być pewny, że większość robi w tym czasie coś zupełnie innego.

Zaliczanie nadpłaty na poczet zaległości podatkowych

Przekazanie firmy dziecku bez podatku

KIEDY?

Znalezienie dogodnego czasu na spotkanie dużej grupy osób graniczy z cudem. Stąd pewnie nawyk stałych cotygodniowych spotkań, by móc ważne rzeczy omówić bez uzgadniania kalendarzy, co może zająć tygodnie. W komunikacji morskiej przyjęto, że trzy minuty po każdej pełnej godzinie, oraz trzy minuty po każdej półgodzinie, obowiązuje tak zwana cisza radiowa. W tym czasie można usłyszeć słabe nadajniki, które mogą wzywać pomocy. Zwyczaj ten można przenieść do firm. Ustalić, że nawet jeśli nie mam spotkania, to w każdy ustalony dzień tygodnia, w określonych godzinach musimy być dostępni, bo ktoś może nas potrzebować.

ILE?

Na to pytanie można odpowiedzieć różnie. Ile czasu? Tyle ile potrzeba na rozwiązanie problemu i ani minuty więcej. Nie omówienie, a rozwiązanie. Ile tematów? Jeśli chcemy być naprawdę efektywni - jeden. Jeśli się nie da? Niektórzy mówią, że człowiek jest w stanie skutecznie zarządzać 7 (+-2) zagadnieniami na raz. Zatem jeśli agenda składa się z 9 punktów, to przyjmij, że 30% uczestników zgubi się przy punkcie piątym.

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

DORADCA-UE.pl

portal

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »