| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Biznes > Zarządzanie > Manager > Zarządzanie czasem > Więcej, szybciej, lepiej

Więcej, szybciej, lepiej

„Wszystko wymaga czasu. Jest to jedyny prawdziwie uniwersalny warunek. Każda praca odbywa się w określonym czasie i pochłania czas. Jednakże większość ludzi bierze za pewnik to wyjątkowe, niewymienne i niezbędne bogactwo. I być może nic innego nie powinno wyróżniać skutecznego menedżera tak jak jego troska o czas”.

Przykładowy proces tworzenia tygodniowej listy zadań może przebiegać następująco: najpierw należy zidentyfikować czas, który ma być przeznaczony na pracę, a następnie należy zidentyfikować zadania, które są niezbędne, aby dobrze wykonywać swoją pracę. Wówczas możemy zaplanować czas wykonania ważnych i pilnych zadań, a także tych, których nie można przenieść na innych lub całkiem zaniechać. Najczęściej popełnianym błędem przy tworzeniu planu działania jest rozplanowanie całego dostępnego czasu pracy. Praktyka podpowiada, aby zaplanować sobie jedynie ok. 60% czasu, pozostawiając resztę w rezerwie na nieprzewidziane wydarzenia, osobiste potrzeby i przyjemności oraz przerwy.

Dodatkowo zwiększyć skuteczność tego narzędzia można poprzez nadawanie rang i priorytetów zadaniom na liście. Właściwie to, jak nadajemy priorytet zadaniom, jest kwestią osobistych preferencji, aczkolwiek pomocna może być technika ABC, która każe grupować zadania na trzy grupy. Zadania z grupy A są pilne i ważne, z grupy B - ważne, ale niepilne, wreszcie z grupy C - ani ważne, ani pilne. Pomysł nadawania zadaniom priorytetów wywodzi się z często przywoływanej w ekonomii i nauce o zarządzaniu zasady Pareto, inaczej zasady 80:20, w myśl której 80% nakładów prowadzi do 20% efektów, zaś pozostałe 20% nakładów generuje 80% efektów. Plany i listy zadań do wykonania, w określonej według priorytetu kolejności mają na celu wykorzystanie tej zasady w codziennym życiu i pracy.

Zobacz także: Jak potrafisz zarządzać czasem?

Doprowadzanie roboty do końca

Dla osób, którym nie wystarczają proste metody tworzenia list zadań, zaprojektowano wiele bardziej złożonych technik zarządzania czasem, z których najpopularniejszą jest chyba metoda zwana „Getting Things Done”, czyli dosłownie `doprowadzanie roboty do końca`, stworzona przez Davida Allena. Skuteczna realizacja zadań, bo taką nazwę technika nosi w polskim przekładzie książki Allena, opiera się na założeniu, że człowiek musi usunąć z głowy zadania do wykonania poprzez ich zewnętrzne zapisanie, a w ten sposób umysł, uwolniony od konieczności pamiętania wszystkich obowiązków, może skoncentrować się na faktycznym ich wykonywaniu.

Skuteczna realizacja zadań obejmuje sześć poziomów perspektywy (od bieżących zadań do całego życia) oraz kontrolę wykonania zadań w oparciu o cztery procesy. Pierwszy z nich to kolekcjonowanie, czyli zbieranie wszystkich zadań, zobowiązań, planów i celów w jedno miejsce, zwane „koszykiem”, co ma na celu niejako „oczyszczenie” z nich umysłu. Kolejnym etapem jest analiza, która polega na uporządkowaniu zadań z poprzedniego etapu, przeniesieniu na listę zadań, do kalendarza lub ich wykonaniu. Allen sugeruje tu regułę dwóch minut - jeśli zadanie zajmie mniej niż dwie minuty, należy je wykonać natychmiast, zamiast przenosić do następnego etapu, którym jest porządkowanie, czyli etapu organizowania zadań według ich kontekstu i rozbicie projektów na pojedyncze zadania. Wreszcie na etapie realizacji następuje faktyczne wykonywanie pracy zarówno tej zaplanowanej, jak i niespodziewanej. Pamiętać należy przy tym, że żaden system organizacji pracy nie będzie skuteczny, jeśli nadmiernie dużo czasu spędzać będziemy planując zadania, zamiast ich faktycznego wykonywania.

Zarządzanie sobą

Niezależnie od tego jak bardzo jesteśmy zorganizowani, nawet eliminując wszystkich złodziei czasu, jak Internet czy telewizja, i wcielając w życie przedstawione wyżej lub dowolne inne z szerokiej palety narzędzia organizacji pracy, zawsze pozostanie nam tylko 24 godziny na dobę. Czas tak naprawdę przecież się nie zmienia. Jedyne, co możemy robić to zarządzać sobą, tak, aby świadomie i lepiej wykorzystywać czas, który mamy.

Zobacz także: Jak zarządzać samym sobą?

Andrzej Pańkowski

www.treco.pl

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Bartosz Struzik

Dyrektor Zarządzający internetowego serwisu pracy MonsterPolska.pl, polskiego oddziału międzynarodowej grupy Monster.com.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »