| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Biznes > Firma > Mała firma > Pracownik i ZUS > Nieprzekazanie pracodawcy aktualnych danych osobowych pracownika

Nieprzekazanie pracodawcy aktualnych danych osobowych pracownika

Przepisy kodeksu pracy przyznają pracodawcy uprawnienie do żądania od pracownika jego danych osobowych. Pracownik powinien za to aktualizować dane podczas okresu zatrudnienia. Brak aktualnych danych może pozbawić pracownika dodatkowych uprawnień pracowniczych. Jakie są jeszcze konsekwencje nieprzekazania danych?

Zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych zawiera m.in.: nazwisko, imię pierwsze i drugie ubezpieczonego. Pracodawcy są zobowiązani do zawiadomienia ZUS o wszelkich zmianach w stosunku do danych wykazanych w zgłoszeniach do ubezpieczeń.

Pracownicy (czyli osoby ewidencjonowane w rejestrze PESEL, nieprowadzące działalności gospodarczej, niezarejestrowane jako czynni podatnicy VAT czy niebędące płatnikami podatków lub składek ZUS) zmieniający nazwisko nie muszą zgłaszać zmiany swoich danych w urzędach skarbowych. Aktualizacja danych osobowych, takich jak nazwisko, odbywa się bez udziału podatnika – urzędy skarbowe pobierają informacje z rejestru PESEL.

Zobacz: Jakich danych osobowych może żądać pracodawca od pracownika?

Zmiana miejsca zamieszkania czy zameldowania

Podanie miejsca zamieszkania pracownika nie zawsze utożsamiane jest z adresem jego zameldowania. Pracodawcę interesuje przede wszystkim to, pod jakim adresem ma przesyłać korespondencję kierowaną do swojego podwładnego, np. wypowiedzenie umowy o pracę, gdy nie składa go pracownikowi osobiście. Dodatkowo miejsce zamieszkania pracownika jest istotne ze względu na rozliczanie dodatkowych świadczeń związanych np. ze zwrotem kosztów dojazdów do pracy (jeżeli takie pracownikowi przysługują). Miejsce zamieszkania ma również znaczenie ze względu na właściwość urzędu skarbowego, w którym pracownik jest rozliczany.

Pracownik zmienił miejsce zamieszkania. Przekazał informację o tym pracodawcy. W tym przypadku pracodawca nie ma obowiązku poinformowania urzędu skarbowego o zmianie danych identyfikacyjnych pracownika. Taki obowiązek ciąży bowiem na pracowniku (podatniku). O zmianie miejsca zamieszkania może on poinformować urząd skarbowy na etapie składania zeznania rocznego lub wcześniej, składając formularz ZAP-3. Formularz ten powinien skierować do urzędu, który stał się właściwy po przeprowadzce.

Niepoinformowanie pracodawcy o zmianie miejsca zamieszkania (adresu do korespondencji) nie uchroni pracownika przed skutecznością wypowiedzenia umowy o pracę. Wypowiedzenie rozpoczyna swój bieg z chwilą dojścia do wiadomości drugiej strony w taki sposób, że mogła się z nim zapoznać i to niezależnie od formy, w jakiej zostało sporządzone (np. ustnie lub e-mailem). Oświadczenie o wypowiedzeniu lub o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno zostać jednak potwierdzone na piśmie (art. 30 § 3 k.p.). Pracownik, który nie poinformował pracodawcy o zmianie swojego miejsca zamieszkania, nie obroni się przed pisemnym wypowiedzeniem. Przyjmuje się, że najpóźniej z upływem 7. dnia od chwili powtórnego awizowania przesyłki zawierającej wypowiedzenie przesłane pod adresem, jakim pracodawca dysponuje, wypowiedzenie uznaje się za doręczone.

Informacje o dzieciach

Podanie pracodawcy danych dzieci pracownika (ich wieku oraz liczby) wpływa na uprawnienia pracownika związane z rodzicielstwem (np. urlopy macierzyńskie, rodzicielskie, wychowawcze, ojcowskie). Informacje takie są również podstawą udzielenia pracownikowi zwolnienia od pracy na dziecko. Pracownikowi wychowującemu przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy na 2 dni, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Aby udzielić pracownikowi takiego zwolnienia od pracy, pracodawca musi mieć informację o tym, że pracownik ma dziecko oraz w jakim jest ono wieku. Ponadto pracownik powinien wskazać, który z rodziców (gdy drugi z nich również pracuje) będzie korzystał z tego uprawnienia.

Z dwóch dni zwolnienia na dziecko w wieku do 14 lat może skorzystać tylko jeden z rodziców.

Pracownik, który nie przekaże informacji o posiadaniu dzieci (oraz ich wieku), nie będzie miał podstaw prawnych do skorzystania z przysługujących mu uprawnień.

Pracownik nie udzielił pracodawcy informacji o tym, że ma dwoje dzieci w wieku 13 i 9 lat. Obecnie chce wykorzystać 2 dni zwolnienia na dziecko. Pracodawca odmawia mu przyznania tych dni. Będzie to możliwe dopiero, gdy pracownik uzupełni swoje dane osobowe dotyczące wieku dzieci. Bez tych informacji pracodawca nie musi udzielić pracownikowi dni wolnych od pracy. Prawo do takiego zwolnienia jest bowiem uzależnione od wieku dziecka. Postępowanie pracodawcy jest prawidłowe.

Informacja o dzieciach, jako członkach rodziny pracownika, ma również znaczenie przy ubieganiu się o świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Zobacz: Dwa dni na opiekę nad dzieckiem

Wskazówki dla pracodawcy w zakresie aktualizacji danych osobowych pracownika:

  • ustal procedurę/opracuj instrukcję – kiedy konieczna jest aktualizacja danych osobowych przez pracowników,
  • przekaż informację pracownikom lub udostępnij w widocznym miejscu w zakładzie pracy,
  • dokonuj okresowych przeglądów aktualności danych osobowych pracowników.

PODSTAWA PRAWNA:

  • art. 221, art. 30 § 3, art. 188, art. 1891 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 208),
  • art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy z 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (j.t. Dz.U. z 2012 r. poz. 654; ost. zm. Dz.U. z 2012 r. poz. 1514),
  • art. 36 ust. 10 i 13 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 1442; ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 1161),
  • art. 9 ust. 1 i 1d ustawy z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (j.t. Dz.U. z 2012 r. poz. 1314; ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 1161).
reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Spółki z Górnej Półki

Blog o spółce z o.o. i S.A.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »