REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przechowywanie dokumentacji kadrowej - czy można w chmurze?

dokumentacja kadrowa
dokumentacja kadrowa

REKLAMA

REKLAMA

Pracodawca ma bezwzględny obowiązek prowadzenia akt osobowych pracowników oraz dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Dodatkowo dokumentacja oraz akta powinny być przechowywane w warunkach niegrożących ich uszkodzeniem lub zniszczeniem. Obowiązek ten dotyczy w równym stopniu jednoosobową działalność gospodarczą zatrudniającą jednego pracownika, jak i korporację zatrudniającą setki pracowników etatowych. Za naruszenie powyższego obowiązku grozi grzywna w wysokości od 1.000 zł do 30.000 zł.

Obowiązki i terminy związane z przechowywaniem dokumentacji kadrowej

Ustanie stosunku pracy nie zwalnia pracodawcy z obowiązku dalszego przechowywania dokumentacji kadrowej, ponieważ jest ona niezbędna do ustalenia uprawnień pracowniczych, socjalnych lub emerytalnych byłego pracownika.

REKLAMA

REKLAMA

W art. 125 a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych ustala się, że płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

W trakcie prowadzenia działalności dokumentacja przechowywana jest wg uznania pracodawcy, przeważnie w siedzibie firmy. Jak stanowi art. 51u ust. 1 Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, pracodawca wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji liczonego:

1) od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy – dla dokumentacji osobowej;

2) od dnia wytworzenia – dla dokumentacji płacowej.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!

Jak zabezpieczać dokumentację pracowniczą

W przypadku, gdy pracodawca nie dysponuje środkami finansowymi na pokrycie przechowywania dokumentacji w firmie zewnętrznej może zwrócić się z wnioskiem o stwierdzenie niemożności ich zabezpieczenia na wymagany czas przechowywania. Jeżeli dojdzie do stwierdzenia przez sąd rejestrowy, na wniosek pracodawcy podlegającego wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego lub do ewidencji działalności gospodarczej, niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania, dokumentację przejmuje archiwum państwowe, utworzone w tym celu przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego.

Proponowane zmiany

Na 53 posiedzeniu Sejmu RP podana została informacja, że z inicjatywy Ministra Gospodarki został powołany zespół roboczy, który zajmie się kwestią przechowywania dokumentacji pracowniczej. Zespół składa się z przedstawiciel Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, ministra pracy i polityki społecznej, ministra administracji i cyfryzacji, Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego, Ministerstwa Sprawiedliwości, głównego inspektora ochrony danych osobowych, Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych i Stowarzyszenia Archiwistów Polskich.

Zespół będzie dyskutował nad możliwością ograniczenia obowiązku przechowywania dokumentacji pracowniczej lub jej dygitalizacji oraz zmianą 50 letniego okresu jej przechowywania.

REKLAMA

Posłowie Krzysztof Gadowski oraz Mirosława Nykiel zwrócili się do Ministra Gospodarki z interpelacją (nr 22763) dotyczącą etapu, na jakim znajdują się prace powołanego zespołu roboczego, a także o przewidywany czas do wprowadzenia konkretnych zmian.

W odpowiedzi na interpelację Mariusz Haładyj - Podsekretarz stanu w Ministerstwie Gospodarki - z upoważnienia ministra udzielił bardziej szczegółowych informacji i nakreślił cel prac nieformalnego zespołu roboczego.

Terminowe umowy o pracę maksymalnie na 24 miesiące


Odbyły się trzy spotkania. W trakcie pierwszego spotkania omówione zostały zagadnienia dotyczące:

  • digitalizacji dokumentacji już wytworzonej, dokumentacji wytworzonej w formie elektronicznej, skrócenia terminów przechowywania dokumentacji, likwidacji obowiązku przechowywania niektórych dokumentów,
  • ważności podpisu elektronicznego i odtwarzalności dokumentu po bardzo długim okresie przechowywania,
  • zabezpieczenia interesu obywateli, którym należy zapewnić możliwość udowodnienia okresów składkowych,
  • możliwości poświadczenia prawdziwości dokumentów zdigitalizowanych,
  • możliwości podziału dokumentacji pracowniczej na dokumentację o krótkim terminie przechowania i o długim terminie przechowania.

Drugie spotkanie dotyczyło nowej definicji dokumentu w świetle projektu ustawy o zmianie ustawy Kodeks cywilny, ustawy Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw, funkcjonowania systemu teleinformatycznego ZUS oraz odtwarzalności dokumentu podpisanego podpisem elektronicznym po długim okresie przechowywania.

Czy pracodawca może wymagać prywatnego maila od pracownika?

Natomiast na trzecim spotkaniu poruszono kwestie możliwości rezygnacji z przechowywania części dokumentów pracowniczych oraz skrócenia okresu przechowywania, a także nałożenia na ZUS zadań związanych z ewentualnym przechowywaniem dokumentacji pracowniczej.

W kolejnym etapie zespół skupi się na ustaleniu rodzajów dokumentów podlegających długookresowemu przechowywaniu, wyboru opcji wytwarzania dokumentów - w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej - a także wskazaniu dokumentów, które będą mogły być poddane digitalizacji bez konieczności udziału notariusza. Wzięte zostaną również pod uwagę rozwiązania w zakresie dokumentacji pracowniczej stosowane przez inne państwa członkowskie. Kluczowe znaczenie dla działań dotyczących ułatwień w przechowywaniu dokumentacji pracowniczej mają również prowadzone przez Ministerstwo Sprawiedliwości prace nad zmianą przepisów kodeksów cywilnego i postępowania cywilnego, w szczególności w zakresie nowej definicji dokumentu.

Złożoność materii nie pozwala na wyznaczenie przewidywanego terminu ukończenia prac, co podkreślone zostało na zakończenie odpowiedzi podsekretarza stanu.

Na jak długo można delegować pracownika?

Autopromocja
wfirma.pl
wFirma.pl jest platformą księgowości on­line udostępniającą, poza księgowością i doradztwem nowoczesne narzędzia informatyczne, niezbędne do zarządzania firmą.

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Informacja o zaległości w ZUS na 0,01 zł wysyłana jest listem poleconym, a najwięksi gracze nie płacą milionowych zadłużeń

    Zadłużenie aktywnych płatników w ZUS rośnie. Rekordzista wśród aktywnych płatników jest zadłużony na ponad 822 mln zł. Czy ZUS może sam zmieniać przepisy? 

    Według danych udostępnionych przez ZUS, na koniec 2023 roku maksymalna kwota zadłużenia aktywnego płatnika wyniosła przeszło 822 mln zł. Rok wcześniej była o 3,5 mln zł mniejsza. Wśród komentujących te dane ekspertów nie brakuje opinii, że dopuszczenie do takiej sytuacji jest skandalem. Z kolei Zakład przekonuje, że sam nie może zmieniać przepisów. Jednak według znawców tematu, ZUS ma odpowiednie narzędzia do ściągania należności i nawet niewielkie kwoty są skutecznie egzekwowane od przedsiębiorców. Do tego po danych widać, że średnie zadłużenie aktywnych płatników wzrosło rok do roku o ponad 3 tys. zł, tj. do wartości blisko 31 tys. zł.

    Czy trzeba płacić ZUS gdy działalność gospodarczą się zawiesi, czy przerwę w biznesie można zrobić tylko raz w roku czy wiele razy

    Działalność gospodarczą wpisaną do CEIDG można zawiesić pod warunkiem, że nie zatrudnia się pracowników. Dlatego co do zasady nie trzeba dodatkowo załatwiać formalności w ZUS.

    Przestępstwa finansowe. Zorganizowane grupy zajmują się praniem brudnych pieniędzy i korumpowaniem urzędników: co trzeba wiedzieć

    Korupcja, pranie pieniędzy, wyłudzenia, ataki hakerskie – to realne zagrożenia XXI wieku. Obecnie przestępczość finansowa, cyberprzestępczość oraz nowoczesne technologie są mocno ze sobą związane.

    Jak jeździć ekologicznie i oszczędnie. Pięć zasad sprawdzonych w praktyce i zalecanych każdej firmie transportowej

    W dobie rosnących kosztów firm transportowych i spowolnienia gospodarczego ekonomiczna jazda przestała być zjawiskiem sporadycznym, a stała się koniecznością i jednym ze sposobów na redukcję wydatków. Jakie są więc najważniejsze zasady ekonomicznej jazdy? 

    REKLAMA

    Zboża ozime wiosną - jak nawozić dolistnie. 5 kluczowych wskazówek

    Jedną z najefektywniejszych form pielęgnacji (dokarmiania) zbóż ozimych wiosną jest nawożenie dolistne. Dobrze przemyślane działania agrotechniczne wraz z odpowiednim wyborem samego nawozu to korzyść dla roślin, a przede wszystkim dla rolnika. 

    Wakacje składkowe – zmiany w projekcie nowelizacji

    Na stronie Rządowego Centrum Legislacji (RCL) została opublikowana nowa wersja projektu nowelizacji ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, która wprowadza tzw. wakacje składkowe. Przewiduje ona m.in. zmiany w zakresie podmiotów uprawnionych do takiej ulgi.

    Firma, która dopuściła do wycieku danych jej klientów traci renomę a także chętnych na zakup jej produktów

    Firmy pracują nad rozwojem marki i jej rozpoznawalnością wiele lat, po czym jedno fatalne zdarzenia burzy cały ten wysiłek. Takim incydentem w naszych czasach jest przede wszystkim wyciek danych klientów. Straconej w ten sposób reputacji marka nie jest w stanie odbudować.

    Zdaniem ZUS należy opłacać składki od wynagrodzenia wspólnika sp. z o.o. za czynności wykonywane na rzecz spółki

    ZUS w swoich najnowszych interpretacjach stwierdził, że wspólnik sp. z o.o., który za czynności wykonywane na rzecz spółki (tj. czynności określone w umowie spółki), bez zawierania ze spółką odrębnej umowy cywilnoprawnej otrzymuje wynagrodzenie, będzie objęty ubezpieczeniami społecznymi z tego tytułu jako zleceniobiorca.

    REKLAMA

    ARiMR - ostatnie 2 dni na wnioski o dofinansowanie ubezpieczenia zwierząt!

    Zostały ostatnie 2 dni dla rolników na złożenie wniosków o zwrot części kosztów ubezpieczenia zwierząt. Kto może złożyć wniosek o dofinansowanie?

    AI Act zatwierdzony. Kiedy wejdzie w życie? 5 wniosków, które są szczególnie ważne dla firm z sektora biomedycznego

    Znamy już finalny, zaakceptowany przez państwa członkowskie draft AI Act – unijnej ustawy o Sztucznej Inteligencji. Jaki wpływ wywrze ona na działalność firm z sektora biomedycznego? Prezentujemy 5 najważniejszych wniosków. 

    REKLAMA