| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Biznes > Firma > Mała firma > Pracownik i ZUS > Przechowywanie dokumentacji kadrowej - czy można w chmurze?

Przechowywanie dokumentacji kadrowej - czy można w chmurze?

Pracodawca ma bezwzględny obowiązek prowadzenia akt osobowych pracowników oraz dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Dodatkowo dokumentacja oraz akta powinny być przechowywane w warunkach niegrożących ich uszkodzeniem lub zniszczeniem. Obowiązek ten dotyczy w równym stopniu jednoosobową działalność gospodarczą zatrudniającą jednego pracownika, jak i korporację zatrudniającą setki pracowników etatowych. Za naruszenie powyższego obowiązku grozi grzywna w wysokości od 1.000 zł do 30.000 zł.

Obowiązki i terminy związane z przechowywaniem dokumentacji kadrowej

Ustanie stosunku pracy nie zwalnia pracodawcy z obowiązku dalszego przechowywania dokumentacji kadrowej, ponieważ jest ona niezbędna do ustalenia uprawnień pracowniczych, socjalnych lub emerytalnych byłego pracownika.

W art. 125 a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych ustala się, że płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

W trakcie prowadzenia działalności dokumentacja przechowywana jest wg uznania pracodawcy, przeważnie w siedzibie firmy. Jak stanowi art. 51u ust. 1 Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, pracodawca wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji liczonego:

1) od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy – dla dokumentacji osobowej;

2) od dnia wytworzenia – dla dokumentacji płacowej.

Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!

Jak zabezpieczać dokumentację pracowniczą

W przypadku, gdy pracodawca nie dysponuje środkami finansowymi na pokrycie przechowywania dokumentacji w firmie zewnętrznej może zwrócić się z wnioskiem o stwierdzenie niemożności ich zabezpieczenia na wymagany czas przechowywania. Jeżeli dojdzie do stwierdzenia przez sąd rejestrowy, na wniosek pracodawcy podlegającego wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego lub do ewidencji działalności gospodarczej, niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania, dokumentację przejmuje archiwum państwowe, utworzone w tym celu przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego.

Proponowane zmiany

Na 53 posiedzeniu Sejmu RP podana została informacja, że z inicjatywy Ministra Gospodarki został powołany zespół roboczy, który zajmie się kwestią przechowywania dokumentacji pracowniczej. Zespół składa się z przedstawiciel Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, ministra pracy i polityki społecznej, ministra administracji i cyfryzacji, Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego, Ministerstwa Sprawiedliwości, głównego inspektora ochrony danych osobowych, Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych i Stowarzyszenia Archiwistów Polskich.

Zespół będzie dyskutował nad możliwością ograniczenia obowiązku przechowywania dokumentacji pracowniczej lub jej dygitalizacji oraz zmianą 50 letniego okresu jej przechowywania.

Posłowie Krzysztof Gadowski oraz Mirosława Nykiel zwrócili się do Ministra Gospodarki z interpelacją (nr 22763) dotyczącą etapu, na jakim znajdują się prace powołanego zespołu roboczego, a także o przewidywany czas do wprowadzenia konkretnych zmian.

W odpowiedzi na interpelację Mariusz Haładyj - Podsekretarz stanu w Ministerstwie Gospodarki - z upoważnienia ministra udzielił bardziej szczegółowych informacji i nakreślił cel prac nieformalnego zespołu roboczego.

Terminowe umowy o pracę maksymalnie na 24 miesiące

reklama

Ekspert:

wfirma.pl

wFirma.pl jest platformą księgowości on­line udostępniającą, poza księgowością i doradztwem nowoczesne narzędzia informatyczne, niezbędne do zarządzania firmą.

Źródło:

INFOR

Zdjęcia

dokumentacja kadrowa
dokumentacja kadrowa

E-urząd Cyfrowe usługi publiczne. Poradnik dla administracji i przedsiębiorców (książka)79.00 zł

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Krzysztof Krysiński

Ekspert Betafence – systemy ogrodzeniowe, bramy, gabiony.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »