| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE MOBILNE | KARIERA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Biznes > Firma > Mała firma > Podatki > E-faktura - jak ją przechowywać?

E-faktura - jak ją przechowywać?

E-faktury podlegają zasadom archiwizacji. O przetrzymywaniu elektronicznych faktur musi pamiętać nie tylko wystawca, ale też odbiorca, i to w niezmienionej formie. Jak przechowywać e-faktury?

W systemie finansowym wystawca poza zapisem transakcji musi także dysponować plikiem zawierającym wystawioną fakturę w formie uniemożliwiającej ingerencję w jego treść, czyli np. plik PDF. Wystawiony dokument sprzedaży musi być właściwie przechowywany. Wymóg archiwizacji nie będzie spełniony, jeśli podczas udostępniania systemu finansowego (np.
w razie kontroli) dane dotyczące transakcji będą mogły być zmieniane.

 - Zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów faktury przesłane drogą elektroniczną muszą być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe. W przypadku dokumentów wysyłanych e-mailami i archiwizowanych na serwerze firmowym zarówno wystawca, jak i ich odbiorca powinni zapewnić ich przechowywanie w ustanowionej odpowiednio strukturze katalogowej – mówi Agnieszka Koperska, menedżer w dziale audytu w Baker Tilly Poland.

Polecamy: W jakich przypadkach faktura nie będzie ważna?

Miejsce fizycznej lokalizacji serwera, na którym zapisane są faktury może być dowolne. W każdej chwili jednak upoważnione do tego służby muszą mieć do niego dostęp.

Tak jak w przypadku wszystkich innych dokumentów, spółki mają obowiązek zapewnić bezpieczeństwo danych – także tych przechowywanych na nośnikach elektronicznych.

Powinny w tym celu opracować i wdrożyć procedury tworzenia, testowania i odzyskiwania kopii zapasowych. W przypadku awarii serwera, na którym przechowywane są dane elektroniczne będzie możliwe ich przywrócenie.

Ustawodawca zostawia swobodę w zakresie warunków przechowywania faktur, jeśli spełnione są następujące warunki:

  • autentyczność pochodzenia,
  • integralność - brak możliwości ingerowania w ich treść,
  • czytelność od momentu ich wystawienia do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego - czyli do końca roku fiskalnego po upływie pięciu lat od ich wystawienia. Oznacza to, że przez cały ten czas jednostka archiwizująca faktury w formie elektronicznej musi zapewnić dostępność i funkcjonalność programu umożliwiającego dostęp do nich i ich przeglądanie, 
  • łatwość odszukania,
  • bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami.

Polecamy: Co z fakturami przesyłanymi e-mailem?

Źródło: Baker Tilly Poland

reklama

Polecamy artykuły

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Skuteczne cv

Przygotowujemy do zmiany pracy

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »