| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Biznes > Firma > Mała firma > Podatki > Czy można skanować i przechowywać kopie faktur w formacie PDF?

Czy można skanować i przechowywać kopie faktur w formacie PDF?

W przypadku, podatników, którzy wystawiają dużą ilość faktur pojawia się problem z przechowywaniem ich w postaci materialnej (papierowej). Wiąże się to z magazynowaniem ogromnych ilości dokumentów i dodatkowymi kosztami. Czy można skanować i przechowywać kopie faktur w formie elektronicznej? Przeczytaj poradę eksperta.

Przepisy wykonawcze do ustawy o VAT nie nakazują posiadania wyłącznie papierowych kopii faktur. Za wystawienie faktury uznać można już samo zgromadzenie informacji niezbędnych do jej sporządzenia, a nie wydrukowanie faktury. Jeżeli system księgowy, który wykorzystuje podatnik pozwoli na wydrukowanie kopii faktury na życzenie organu kontrolnego, to funkcja dokumentacyjna wymagana ustawą o VAT zostaje spełniona. To do podatnika należy decyzja, w jakiej formie chce przechowywać faktury.

Podatnik, który wystawia faktury w formie papierowej może przechowywać ich kopie formie elektronicznej. Faktury przechowywane w ten sposób muszą zawierać słowo „kopia” i być zabezpieczone przed modyfikacją. System komputerowy powinien umożliwiać ich wydrukowanie na każde żądanie organów podatkowych.

Oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów, należy przechowywać w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Dotychczas organy podatkowe twierdziły, że kopie faktur należy przechowywać w wersji papierowej. 

Polecamy: Co to jest faktura VAT-marża?

Ze względu na znaczną liczbę wystawianych faktur archiwizowanie ich kopii jest uciążliwe i kosztowne. Nie istnieje żaden przepis, który nakładałby obowiązek przechowywania kopii faktur papierowych w tej samej formie. W żadnym przepisie rozporządzenia nie mówi się o drukowanej kopii faktury. Oznacza to, że normodawca nie zastrzegł formy drukowanej jako jedynej możliwej do przechowywania.

Nie ma zatem przeciwwskazań do wysyłania faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Należy zauważyć, że za takim rozwiązaniem przemawiają także względy celowościowe, jak ekologiczne czy ekonomiczne.

Tym samym istnieje możliwość przechowywania kopi faktur papierowych w formie elektronicznej, pod warunkiem że są zabezpieczone przed modyfikacjami, mają jasno określony status (elektronicznie kopia faktury zawiera słowo „kopia”) i że system, w którym są przechowywane, umożliwia ich wydrukowanie na każde żądanie organów. 

Polecamy: Co to jest pomoc de minimis i kto może z niej skorzystać?

Ponadto podatnik decydujący się na rozwiązanie bierze na siebie ryzyko związane z możliwą awarią systemu komputerowego, w szczególności ryzyko braku możliwości udowodnienia określonych zdarzeń gospodarczych w przypadku utraty tych kopii.

Dzięki temu podatnicy nie muszą ponosić dodatkowych kosztów związanych z wydrukiem i archiwizacją faktur. Niektóre firmy wystawiają po kilka tysięcy faktur miesięcznie, a przypomnieć należy, że faktury trzeba przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli przez pięć lat od końca roku kalendarzowego, w którym zostały wystawione, co w praktyce oznacza prawie sześć lat.

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Wojciech Szlawski

Radca prawny

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »