REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak usprawnić obieg informacji i dokumentów w firmie

SaldeoSMART
SaldeoSMART - zaufany partner w księgowości
Jak usprawnić obieg informacji i dokumentów w firmie /fot. Fotolia
Jak usprawnić obieg informacji i dokumentów w firmie /fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Firmy najczęściej zaczynają zauważać potrzebę wdrożenia sprawnego obiegu informacji i dokumentów w momencie, gdy biznes zaczyna się szybko rozrastać, a jego właściciele inwestują w zatrudnienie nowych osób. Przybywa wówczas dokumentów napływających zarówno z zewnątrz firmy, jak i od samych pracowników, a dotychczas stosowane schematy postępowania i procedury przestają być wystarczające.

Jeżeli zapytamy przedsiębiorców o to, co najczęściej szwankuje w ich biznesach, to zapewne większość z nich odpowie, że największe problemy sprawia przepływ informacji. Da się to zauważyć już w kilkuosobowych firmach, a powody zazwyczaj są prozaiczne. Nieumyślne, wynikające z roztargnienia zapominanie o przekazaniu sobie nawzajem ważnych rzeczy – to właśnie czynnik ludzki, który stanowi najsłabsze ogniwo w wewnętrznej komunikacji każdej firmy.

REKLAMA

Przepływ informacji i dokumentów

W natłoku spraw każdemu może się zdarzyć zapomnieć o przekazaniu czegoś współpracownikom. Im większa firma, tym łatwiej o tego typu nieporozumienia i problemy. Przepływ informacji to jednak nie tylko ustna wymiana poleceń i zarządzeń, ale również ruch dokumentów finansowych i kadrowych wewnątrz firmy. Bez systemu do obiegu dokumentów ważna faktura czy umowa potrafią utknąć na czyimś biurku na wiele dni lub nawet zaginąć. Nie jest to trudne, gdy do siedziby firmy trafiają setki papierów o wysokim priorytecie. Rozwiązaniem w takiej sytuacji może być elektroniczny obieg dokumentów, czyli system, w którym wszystkie operacje na dokumentach odbywają się bez konieczności fizycznego przekazywania ich papierowych wersji z rąk do rąk.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

System do obiegu dokumentów sprawdzi się nawet w małych, zatrudniających kilka czy kilkanaście osób przedsiębiorstwach – pomoże im w uporządkowaniu pracy, ułatwi współpracę z księgowością, a także przygotuje na dalszy rozwój. Firmy zaczynają dostrzegać szczególną potrzebę wdrożenia obiegu dokumentów w momencie, gdy biznes zaczyna się szybko rozrastać, a jego właściciele inwestują swoje środki i siły w zatrudnienie nowych osób. Przybywa wówczas dokumentów napływających zarówno z zewnątrz firmy, jak i od samych pracowników, a dotychczas stosowane schematy postępowania i procedury przestają być wystarczające. Nie brakuje więc w biurach pracowników obciążonych dokumentacją, którzy usiłują poradzić sobie ze wszystkim „na piechotę”, czyli bez wsparcia dedykowanych systemów komputerowych, a przecież można się do tego zawczasu przygotować.

- W polskim biznesie nadal pokutuje przeświadczenie, że elektroniczny obieg dokumentów jest narzędziem bardzo kosztownym i skomplikowanym, a przez to zarezerwowanym dla największych podmiotów na rynku. Nic bardziej mylnego! Z takiego rozwiązania mogą z powodzeniem korzystać firmy zatrudniające od kilku do kilkuset osób – tłumaczy Krzysztof Wojtas, architekt systemu do elektronicznego obiegu dokumentów SaldeoSMART.

Elektroniczny obieg dokumentów

Czy da się wybrać takie rozwiązanie, które nie będzie drogie, uwzględni specyfikę firmy i zaspokoi jej bieżące potrzeby, ale nie stanie się bezużyteczne za kilka lat, gdy ta się rozwinie? Tak! Specjaliści zapewniają, że nowoczesne systemy do elektronicznego obiegu dokumentów cechuje pełna elastyczność – można więc rzec, że rosną razem z firmą.

- Dobrze zaprojektowany system do obiegu dokumentów uwzględnia zmieniające się potrzeby firmy. Pracownicy posiadający uprawnienia mogą samodzielnie konfigurować program – zmieniać proces obiegu dokumentów, tworzyć własne typy dokumentów i dołączać je do działającego systemu – wyjaśnia Krzysztof Wojtas z SaldeoSMART.

Komunikacja w przedsiębiorstwie – wąskie gardła

REKLAMA

Co więcej, system do elektronicznego obiegu powinien być w pełni skalowalny – a to oznacza, że nie będzie w nim ograniczeń i poradzi sobie z dowolną liczbą faktur. Jednocześnie każda firma powinna mieć możliwość w prosty sposób samodzielnie rozbudowywać system, tworząc dowolną liczbę obiegów. Nie dojdzie wówczas do sytuacji, w której firma wyrośnie z tego rozwiązania lub przestanie ono spełniać jej potrzeby.

Systemy do obiegu dokumentów to rozwiązania bardzo bezpieczne. Każdy użytkownik ma bowiem nadane szczegółowe stopnie uprawnień, zależne od posiadanych przez niego praw dostępu do informacji. Nie ma możliwości, by jakiś dokument dostał się w niepowołane ręce. Dzięki temu elektroniczny obieg jest doskonałym narzędziem do efektywnej obsługi firm z określoną hierarchią pracowników, dysponujących różnymi uprawnieniami.

Polecamy: Jak wygrać przetarg - poradnik dla małych i średnich firm (książka)


Jakie rozwiązanie wybrać?

W trosce o komfort pracowników warto poszukać systemu z przyjaznym, intuicyjnym interfejsem, którego działanie nie nastręczy problemów nawet starszym osobom. Elektroniczny obieg dokumentów nie może także działać w oderwaniu od funkcjonującego w firmie systemu finansowo-księgowego – wszak pracujemy na tych samych umowach i fakturach. Najlepiej więc wybrać takie rozwiązanie, które posiada integrację z używanym w firmie systemem.

Co zrobić, by elektroniczny obieg jak najlepiej służył pracownikom, był rozwiązaniem efektywnym, ale też szybko działającym? Warto zainwestować w mechanizm OCR – połączoną z systemem aplikację,  której zadaniem jest odczytywanie  z dokumentów kluczowych danych. By wprowadzić dokument w obieg, nie trzeba go będzie ręcznie przepisywać – wystarczy go zeskanować i nadać mu odpowiednią ścieżkę. W przyszłości będzie ona podpowiadana automatycznie, ponieważ system posiada mechanizmy samouczące.

Wdrożenie i co dalej?

Choć zakres możliwości systemu może onieśmielać, nie należy się go bać. Grunt to wsparcie profesjonalistów. Jeżeli podczas wdrożenia będą pracowali z nami wykwalifikowani specjaliści, którzy skonfigurują ścieżki obiegu dokumentów w oparciu o indywidualne potrzeby firmy i przeszkolą pracowników z obsługi aplikacji, to cały proces nie potrwa dłużej niż 3 miesiące, a system będzie działać już od pierwszego dnia po wdrożeniu. Najlepszy sposób na zweryfikowanie, czy obieg dokumentów funkcjonuje poprawnie, to sprawdzenie go w praktyce. Nie powinniśmy jednak zostać pozostawieni sami sobie – warto upewnić się, czy możemy liczyć na opiekę powdrożeniową.

Blog firmowy w 2017 r. - co zrobić, by każdy go czytał?

- Liczba krążących w firmie dokumentów potrafi przyprawić o zawrót głowy. Dlatego  sugerujemy naszym klientom, by zaczęli pracę z systemem od obiegu faktur, z czasem poszerzając korzystanie z narzędzia o inne typy dokumentów – umowy, pisma. Pozwoli to na stopniowe oswojenie się użytkowników z obsługą aplikacji. Wkrótce, gdy będą już swobodnie obsługiwali cały system, zarządzanie wieloma typami dokumentów nie sprawi im żadnego problemu – radzi Edyta Piekarska, analityk biznesowy w SaldeoSMART.

Nowoczesne systemy do elektronicznego obiegu dokumentów to rozwiązania dające nieocenione wsparcie w biznesie. Mogą sobie na nie pozwolić również małe i średnie podmioty. Firma, która zdecyduje się na poniesienie stosunkowo niewysokich kosztów wdrożenia obiegu, pozbędzie się problemów z biurokratyczną stroną swojej działalności – zyska porządek w papierach i przejrzystość dokumentacji. Inwestycja w elektroniczny obieg umożliwia rozwój w wymiarze, który bez tego rozwiązania byłby niemożliwy do osiągnięcia.

Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Koszty zatrudnienia to główne wyzwanie dla firm w 2024 roku. Jak więc pozyskać specjalistów i jednocześnie zadbać o cash flow?

    W pierwszym półroczu 2024 roku wiele firm planuje rozbudowanie swoich zespołów – potwierdzają to niezależne badania ManpowerGroup czy Konfederacji Lewiatan. Jednocześnie pracodawcy mówią wprost - rosnące koszty zatrudnienia to główne wyzwanie w 2024 roku. Jak więc pozyskać specjalistów i jednocześnie zadbać o cash flow?

    Nauka języka obcego poprawi zdolność koncentracji. Ale nie tylko!

    Ostatnia dekada przyniosła obniżenie średniego czasu skupienia u człowieka aż o 28 sekund. Zdolność do koncentracji spada i to wina głównie social mediów. Czy da się to odwrócić? 

    Nowe przepisy: Po świętach rząd zajmie się cenami energii. Będzie bon energetyczny

    Minister klimatu i środowiska Paulina Hennig-Kloska zapowiedziała, że po świętach pakiet ustaw dotyczących cen energii trafi pod obrady rządu. Dodała też, że proces legislacyjny musi zakończyć się w pierwszej połowie maja.

    Wielkanoc 2024. Polacy szykują się na święta przed telewizorem?

    Jaka będzie tegoroczna Wielkanoc? Z badania online przeprowadzonego przez firmę Komputronik wynika, że leniwa. Polacy są zmęczeni i marzą o odpoczynku. 

    REKLAMA

    Biznes kontra uczelnie – rodzaj współpracy, korzyści

    Czy doktorat dla osób ze świata biznesu to synonim synergii? Wielu przedsiębiorców może zadawać sobie to pytanie podczas rozważań nad podjęciem studiów III stopnia. Na ile świat biznesu przenika się ze światem naukowym i gdzie należy szukać wzajemnych korzyści?

    Jak cyberprzestępcy wykorzystują sztuczną inteligencję?

    Hakerzy polubili sztuczną inteligencję. Od uruchomienia ChataGPT liczba złośliwych wiadomości pishingowych wzrosła o 1265%! Warto wiedzieć, jak cyberprzestępcy wykorzystują rozwiązania oparte na AI w praktyce.

    By utrzymać klientów tradycyjne sklepy muszą stosować jeszcze nowocześniejsze techniki marketingowe niż e-commerce

    Konsumenci wciąż wolą kupować w sklepach stacjonarnych produkty spożywcze, kosmetyki czy chemię gospodarczą, bo chcą je mieć od razu, bez czekania na kuriera. Jednocześnie jednak oczekują, że tradycyjne markety zapewnią im taki sam komfort kupowania jak sklepy internetowe.

    Transakcje bezgotówkowe w Polsce rozwijają się bardzo szybko. Gotówka jest wykorzystywana tylko do 35 proc. transakcji

    W Polsce około 2/3 transakcji jest dokonywanych płatnościami cyfrowymi. Pod tym względem nasz kraj jest w światowej czołówce - gotówka jest wykorzystywana tylko do ok. 35 proc. transakcji.

    REKLAMA

    Czekoladowa inflacja (chocoflation) przed Wielkanocą? Trzeci rok z rzędu produkcja kakao jest mniejsza niż popyt

    Ceny kakao gwałtownie rosną, ponieważ 2024 r. to trzeci z rzędu rok, gdy podaż nie jest w stanie zaspokoić popytu. Z analiz Allianz Trade wynika, że cenę za to będą płacić konsumenci.

    Kończy się najostrzejsza zima od 50 lat. Prawie 5 mln zwierząt hodowlanych zginęło z głodu w Mongolii

    Dobiegająca końca zima w Mongolii, najostrzejsza od pół wieku, doprowadziła do śmierci niemal 5 mln kóz, owiec i koni, które nie są w stanie dotrzeć do pożywienia. To duży cios w gospodarkę kraju zamieszkanego przez ok. 3,3 mln ludzi, z których ok. 300 tys. utrzymuje się z hodowli zwierząt - podkreśliło Radio Swoboda.

    REKLAMA