| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Biznes > Firma > Mała firma > ABC małej firmy > Jak przechowywać dokumenty firmowe?

Jak przechowywać dokumenty firmowe?

Prowadząc działalność gospodarczą musisz gromadzić dokumenty, które są Ci potrzebne do sprawnego zarządzania firmą. W poniższym artykule przedstawiamy zasady przechowywania dokumentów firmowych.

Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe

Podlegają trwałemu przechowywaniu, tj. dopóki przedsiębiorstwo funkcjonuje (archiwizowaniu – kategoria „A” dokumentów), zaś pozostała dokumentacja księgowa (kategoria „B” dokumentów) jest przechowywana po zakończeniu roku obrotowego, którego dotyczy, co najmniej przez okres następnych:

  • księgi rachunkowe – 5 lat,
  • dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki majątku objęte sprzedażą detaliczną,
  • dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętym postępowaniem karnym albo podatkowym – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,
  • dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres jej ważności i dodatkowo przez 3 lata po tym okresie,
  • dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji,
  • dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat,
  • pozostałe dowody księgowe i dokumenty – 5 lat.

Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych może być przeniesiona na nośniki elektroniczne, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość tych dowodów. warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów księgowych w postaci wydruku.

Dokumentacja pracownicza

Płatnicy składek na ubezpieczenie społeczne mają obowiązek przechowywania list płac, kart wynagrodzeń lub innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury czy renty, przez okres aż 50 lat od dnia zaprzestania przez podatnika pracy u tego płatnika składek. Ponadto pracodawca winien przechowywać niektóre dokumenty dotyczące badań lekarskich pracownika.

Dokumenty spółek handlowych

Osobno zostały uregulowane – w K.s.h. – zasady przechowywania dokumentów wewnętrznych spółek handlowych. Specjalne reguły postępowania dotyczą również postępowania z dokumentacją w przypadku likwidacji działalności gospodarczej czy upadłości przedsiębiorcy. Księgi i dokumenty rozwiązanej spółki przechowuje wspólnik lub osoba trzecia minimum 5 lat.

Sankcje za naruszenie przepisów o przechowywaniu dokumentów

Przestrzeganie przepisów dotyczących przechowywania dokumentów obwarowane jest sankcjami karnymi skarbowymi.

Odmowa okazania ksiąg, ich zniszczenie, uszkodzenie lub usuwanie, czyli utrudnianie lub udaremnianie osobie uprawnionej przeprowadzania czynności sprawdzających, kontroli podatkowej, skarbowej lub czynności kontrolnych w zakresie szczególnego nadzoru podatkowego skutkuje odpowiedzialnością z art. 83 Kodeksu karnego skarbowego.

W świetle tego przepisu, kto wbrew żądaniu tej osoby odmawia okazania księgi bądź innego dokumentu dotyczącego prowadzonej działalności gospodarczej lub księgę bądź inny dokument niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznym ukrywa lub usuwa – podlega karze grzywny.

Autor: Anna Jeleńska, Joanna Polańska- Solarz. Artykuł jest fragmentem książki Własna firma - jak założyć i prowadzić. Wydawnictwo Wszechnica Podatkowa

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Emil Kowalski

www.asib.pl

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »