| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama

Układ treści dokumentu

Najistotniejszą częścią składową każdego pisma jest jego treść. Element ten zwykle rozplanowujemy w układzie blokowym lub w układzie z akapitem.

W układzie blokowym każdą linijkę tekstu zaczynamy pisać od lewego marginesu przy zachowaniu podwójnego odstępu między akapitami, natomiast w układzie z akapitem znaki odstępów są umieszczone w odległości 2-5 znaków maszynowych od lewego akapitu. Coraz częściej spotyka się układ maszynowy, w którym nowe myśli są nie tylko wydzielone przez zastosowanie wcięcia w tekście, ale dodatkowo między akapitami istnieje jeszcze jeden skok.

Taka kompozycja pisma wpływa na przejrzystość treści tekstu. W korespondencji handlowej są stosowane następujące marginesy: lewy 25 mm, prawy 10 mm, górny 25-30 mm, dolny nie mniej niż 20 mm. Treść tekstu zazwyczaj dzieli się na trzy główne części:

  • część pierwsza (wstępna) – wyjaśnia powód pisania listu oraz zawiera inne informacje niezbędne w działalności handlowej,
  • część druga (zasadnicza) – jest poświęcona szczegółowemu omówieniu sprawy, która jest przedmiotem listu,
  • część trzecia (zakończenie) – to podsumowanie głównych punktów omawianych w liście, a także wnioski sugerujące: co, kiedy, jak i przez kogo ma być wykonane.

Polecamy: Od czego zacząć wiadomość elektroniczną

Listy handlowe oprócz informacji o sposobie zakupu i dostawy towaru zawierają również wnioski, w których podane są przyczyny niezrealizowania zamówienia, reklamacje, odmowa zapłaty itp. Listy te zwierają informacje przyjemne oraz nieprzyjemne, dlatego często na potrzeby wnioskowania odchodzi się od tradycyjnej i powszechnej struktury formy listu na rzecz formy listu zalecanej w amerykańskich szkołach biznesu. List ten posiada następującą budowę:

  • Wprowadzenie - Wniosek - Zasadnicza treść
  • Wniosek - Wprowadzenie - Zasadnicza część

Sposoby te stosuje się zazwyczaj, gdy list zawiera dobre wiadomości dla czytelnika, albo czytelnik ma dostateczną wiedzę, aby zrozumieć wnioski bez dodatkowych wyjaśnień.

Polecamy: Złożenie zamówienia

Kolejnym elementem składowym pisma jest grzecznościowy zwrot kończący list. Zwrot ten umieszcza się w oddzielnym wierszu z podwójnym odstępem od ostatniej linijki wiersza nad podpisem. Końcowe zwroty grzecznościowe muszą pasować do zwrotów grzecznościowych rozpoczynających list. Gdy stosunki nadawcy i odbiorcy są serdeczne można użyć zwrotu „Serdeczne pozdrowienia”, jeżeli natomiast osoby korespondujące ze sobą pozostają w bardzo formalnych stosunkach właściwą formułką końcową będzie zwrot „Z wyrazami szacunku”, „Pozostaję z szacunkiem”, „Z poważaniem”.

reklama

Autor:

Źródło:

INFOR

Zdjęcia

Listy handlowe oprócz informacji o sposobie zakupu i dostawy towaru zawierają również wnioski, w których podane są przyczyny niezrealizowania zamówienia, reklamacje, odmowa zapłaty itp.
Listy handlowe oprócz informacji o sposobie zakupu i dostawy towaru zawierają również wnioski, w których podane są przyczyny niezrealizowania zamówienia, reklamacje, odmowa zapłaty itp.

E-urząd Cyfrowe usługi publiczne. Poradnik dla administracji i przedsiębiorców (książka)79.00 zł

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Krzysztof Krysiński

Ekspert Betafence – systemy ogrodzeniowe, bramy, gabiony.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »