| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE MOBILNE | KARIERA | SKLEP
reklama

E-mail czy rozmowa

Niezależnie od sposobu, w jaki korzysta się z poczty elektronicznej, nie powinno się wysyłać e-maila, jeśli bardziej adekwatna forma przekazu informacji okaże się rozmowa przez telefon lub osobiste spotkanie.

Poczta elektroniczna zapewnia szybkość i wygodę przekazu informacji, lecz nie jest to najlepszy środek komunikacji w każdym przypadku. Sięgajmy po telefon lub umawiajmy się na spotkanie szczególnie wówczas, gdy znajdziemy się w jednej z następujących sytuacji:

  • Przekazywana wiadomość jest nadzwyczaj ważna bądź poufna i nie możemy pozwolić sobie na ryzyko utraty prywatności. Jeśli treść wiadomości pod żadnym pozorem nie może trafić w niepowołane ręce, nie przekazujmy jej w e-mailu — byłoby to bardzo ryzykowne.
  • Przekazywana wiadomość nie będzie miła dla odbiorcy, a nie chcielibyśmy, aby odebrano nas jako chłodnych lub obojętnych. Regułą powinno być tutaj to, że złe wiadomości przekazujemy osobiście bądź przez telefon. W ten sposób mamy sposobność nadania jej cieplejszego wydźwięku za pomocą odpowiedniej mimiki, gestów i brzmienia głosu.
  • E-mail jest odpowiedni w sytuacji, gdy trzeba zawiadomić dział księgowości w firmie o obowiązkowym zebraniu pracowniczym. Jednak w przypadku konieczności przekazania informacji o redukcji zatrudnienia w tymże dziale daleko bardziej odpowiednie bedzie zorganizowanie spotkania z pracownikami. Wiadomosc rozpowszechniona za pomocą poczty elektronicznej świadczyłaby o tym, ze pracodawca jest chłodny i nie dba o uczucia swoich podwładnych.
  • Istnieje ryzyko, ze wiadomość może zostać źle zrozumiana.
  • Zależy nam na uzyskaniu natychmiastowej odpowiedzi.

Polecamy: SMS-owa korespondencja

E-mail bardzo szybko dociera do odbiorcy, ale odpowiedź na niego — niekoniecznie. W takim przypadku lepiej będzie zadzwonić lub przekazać wiadomość osobiście.

Zanim napiszemy pierwsze słowo w e-mailu, pomyślmy o treści przekazu oraz o jego odbiorcy. Nie pomijajmy ewentualnych dodatkowych czynników, takich jak bariery językowe, różnice w strefach czasowych i „ukryci” odbiorcy — wszystko to może mieć wpływ na drogę, jaką pokona wiadomość, zanim dotrze do adresata.

Dopiero po przeanalizowaniu wszystkich „za” i „przeciw” podejmujemy decyzje o tym, czy poczta elektroniczna jest rzeczywiście najlepszą formą komunikacji w danym przypadku.

Polecamy: Jak adresować wiadomości 

Artykuł jest fragmentem książki "Jak pisać dobre e-maile", Nancy Flynn, Tom Flynn, wydawnictwa Onepress.pl

reklama

Polecamy artykuły

Źródło:

INFOR

Zdjęcia

E-mail bardzo szybko dociera do odbiorcy, ale odpowiedź na niego — niekoniecznie.
E-mail bardzo szybko dociera do odbiorcy, ale odpowiedź na niego — niekoniecznie.

Personel i Zarządzanie 4/201730.03 zł

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

SmartConsulting S.K.A.

SmartConsulting S.K.A. jest częścią SmartGoup Division, grupy firm powiązanych personalnie i kapitałowo.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »