| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE MOBILNE | KARIERA | SKLEP
reklama

E-mail czy rozmowa

Niezależnie od sposobu, w jaki korzysta się z poczty elektronicznej, nie powinno się wysyłać e-maila, jeśli bardziej adekwatna forma przekazu informacji okaże się rozmowa przez telefon lub osobiste spotkanie.

Poczta elektroniczna zapewnia szybkość i wygodę przekazu informacji, lecz nie jest to najlepszy środek komunikacji w każdym przypadku. Sięgajmy po telefon lub umawiajmy się na spotkanie szczególnie wówczas, gdy znajdziemy się w jednej z następujących sytuacji:

  • Przekazywana wiadomość jest nadzwyczaj ważna bądź poufna i nie możemy pozwolić sobie na ryzyko utraty prywatności. Jeśli treść wiadomości pod żadnym pozorem nie może trafić w niepowołane ręce, nie przekazujmy jej w e-mailu — byłoby to bardzo ryzykowne.
  • Przekazywana wiadomość nie będzie miła dla odbiorcy, a nie chcielibyśmy, aby odebrano nas jako chłodnych lub obojętnych. Regułą powinno być tutaj to, że złe wiadomości przekazujemy osobiście bądź przez telefon. W ten sposób mamy sposobność nadania jej cieplejszego wydźwięku za pomocą odpowiedniej mimiki, gestów i brzmienia głosu.
  • E-mail jest odpowiedni w sytuacji, gdy trzeba zawiadomić dział księgowości w firmie o obowiązkowym zebraniu pracowniczym. Jednak w przypadku konieczności przekazania informacji o redukcji zatrudnienia w tymże dziale daleko bardziej odpowiednie bedzie zorganizowanie spotkania z pracownikami. Wiadomosc rozpowszechniona za pomocą poczty elektronicznej świadczyłaby o tym, ze pracodawca jest chłodny i nie dba o uczucia swoich podwładnych.
  • Istnieje ryzyko, ze wiadomość może zostać źle zrozumiana.
  • Zależy nam na uzyskaniu natychmiastowej odpowiedzi.

Polecamy: SMS-owa korespondencja

E-mail bardzo szybko dociera do odbiorcy, ale odpowiedź na niego — niekoniecznie. W takim przypadku lepiej będzie zadzwonić lub przekazać wiadomość osobiście.

Zanim napiszemy pierwsze słowo w e-mailu, pomyślmy o treści przekazu oraz o jego odbiorcy. Nie pomijajmy ewentualnych dodatkowych czynników, takich jak bariery językowe, różnice w strefach czasowych i „ukryci” odbiorcy — wszystko to może mieć wpływ na drogę, jaką pokona wiadomość, zanim dotrze do adresata.

Dopiero po przeanalizowaniu wszystkich „za” i „przeciw” podejmujemy decyzje o tym, czy poczta elektroniczna jest rzeczywiście najlepszą formą komunikacji w danym przypadku.

Polecamy: Jak adresować wiadomości 

Artykuł jest fragmentem książki "Jak pisać dobre e-maile", Nancy Flynn, Tom Flynn, wydawnictwa Onepress.pl

reklama

Polecamy artykuły

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Krajowy Rejestr Wierzytelności

Windykuj dłużnika online. Sprzedawaj i kupuj wierzytelności!

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »