| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Biznes > Zarządzanie > Korespondencja w biznesie > Korespondencja wewnętrzna > Gdy postanowimy napisać maila

Gdy postanowimy napisać maila

Wydawać by się mogło, że najważniejsza w e-mailu jest treść wiadomości. W rzeczywistości przed przystąpieniem do jej napisania konieczne jest jeszcze podjecie pewnych czynności przygotowawczych. Przede wszystkim należy zastanowić się, czy na pewno poczta elektroniczna będzie najlepsza formą przekazu danej informacji.

Jeśli tak, to kto będzie jej odbiorca? Czy konieczne będzie wysłanie kopii (jawnych bądź ukrytych) do innych osób? Poniżej przedstawiamy wytyczne, które pomogą w znalezieniu odpowiedzi na tego rodzaju pytania za każdym razem, gdy postanowimy napisać e-maila.

Służbowa poczta elektroniczna

Gdy z poczty elektronicznej korzystamy przede wszystkim w pracy, trzeba pamiętać o tym, że choć jest to jedna z najszybszych form komunikacji, nie należy do najbezpieczniejszych. Wystarczy drobna pomyłka w adresie i poufna wiadomość wędruje — zamiast do jednego konkretnego odbiorcy — do całej grupy nawet bliżej nam nie znanych osób. Ponadto adresat może przekazywać taką wiadomość dalej, do kolejnych użytkowników.

Polecamy: Ogólne zasady redagowania pism

Istnieje także poważne ryzyko, ze Wielki Brat będzie nam zaglądać „przez ramie” i sprawdzać, co oraz do kogo piszemy. Jak wynika z badan przeprowadzonych przez Society for Human Resource Management, ponad 36 procent pracodawców czyta korespondencje elektroniczną pisaną przez podwładnych, a więcej niż 70 procent jest zdania, ze pracodawca ma wrecz prawo do czytania wszelkiej korespondencji przepływającej przez wewnątrz firmowy system komunikacji elektronicznej.

Procesy sadowe wytaczane z powodu molestowania seksualnego w miejscu pracy i inne konflikty bardzo często maja swoje źródło w nieodpowiedzialnym korzystaniu z poczty elektronicznej.

Polecamy: Jak redagować zaproszenia biznesowe

Zbyt wiele osób lekko traktuje tę formę komunikacji, rozsyłając informacje, których nigdy nie zdecydowałyby się zapisać na papierze. Potrzeba więc ostrożności. Nigdy nie piszmy o czymś, o czym obawialibyśmy się porozmawiać z adresatem wiadomości twarzą w twarz. Jeśli w firmie, która nas zatrudnia,  dotąd polityki zarządzania przesyłaniem informacji za pomocą poczty elektronicznej, to najwyższy czas o to zadbać.

Artykuł jest fragmentem książki "Jak pisać dobre e-maile", Nancy Flynn, Tom Flynn, wydawnictwa Onepress.pl

reklama

Źródło:

INFOR

Zdjęcia

Gdy z poczty elektronicznej korzystamy przede wszystkim w pracy, trzeba pamiętać o tym, że choć jest to jedna z najszybszych form komunikacji, nie należy do najbezpieczniejszych.
Gdy z poczty elektronicznej korzystamy przede wszystkim w pracy, trzeba pamiętać o tym, że choć jest to jedna z najszybszych form komunikacji, nie należy do najbezpieczniejszych.

E-urząd Cyfrowe usługi publiczne. Poradnik dla administracji i przedsiębiorców (książka)79.00 zł

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Odzyskaj.info

Odszkodowania i wypadki

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »