REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.
Porada Infor.pl

Ekspert radzi: Jak środki unijne mogą zmienić firmę?

 Instytut Rozwoju Biznesu
Firma doradczo-szkoleniowa
Iwona Ostrowska
ekspert Instytutu Rozwoju Biznesu
Ze względu na rygory konkursów o dotację, na starań muszą być przedstawione wszystkie założenia projektu.
Ze względu na rygory konkursów o dotację, na starań muszą być przedstawione wszystkie założenia projektu.

REKLAMA

REKLAMA

W powszechnej opinii na temat projektów unijnych wciąż pokutują mity z czasów, kiedy fundusze startowały w Polsce i nie zawsze były wykorzystywane rzetelnie, a wiele szkoleń miało wówczas jakość adekwatną do ceny – niską lub żadną. Dziś zmieniło się wiele, co potwierdzają osoby, które od kilku lat przygotowują projekty doradczo-szkoleniowe dofinansowane ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego i zarządzają nimi.

Doświadczenie tej grupy menedżerów pokazuje, że dzięki środkom unijnym działy HR zyskały możliwość działania w perspektywie dwuletnich, kompleksowych projektów rozwojowych i dzięki temu podniosły ich efektywność, co w wielu przypadkach już potwierdzają wyniki organizacji.

REKLAMA

Jak wykorzystać szansę?

REKLAMA

Projekty unijne umożliwiają firmom realizację przede wszystkim kompleksowych, długofalowych działań rozwojowych dzięki dużo niższym kosztom. Mogą one dotyczyć jednej wybranej grupy, np. menedżerskiej, i pogłębiać jej kompetencje lub szerokiej grupy w organizacji w zakresie wybranych kwalifikacji i umiejętności. Zaplanowana z dużym wyprzedzeniem systematyczna praca nad rozwojem pracowników, połączona z procesem ewaluacji i badaniem efektywności, osadzona w strategii organizacji i samego działu HR pozwala firmie optymalnie wykorzystać potencjał zasobów ludzkich. Jest to często dla wielu organizacji jedyna szansa na objęcie programami rozwojowymi większej grupy pracowników, a dla samych działów personalnych argument w przekonywaniu zarządów i dyrektorów finansowych,że działania „miękkie” mogą mieć wymierny wpływ na wynik biznesowy. Oczywiście, taki rodzaj działań nie jest ani łatwy, ani prosty, biorąc pod uwagę chociażby proces samego pozyskania środków z funduszy unijnych. Efekty jednak z reguły znacznie przewyższają zainwestowany wysiłek.

Jak zatem najlepiej wykorzystać szansę, jaką niosą ze sobą środki unijne? Unijne projekty doradczo - szkoleniowe, mające na celu podniesienie efektywności kapitału ludzkiego polskich przedsiębiorstw, wymagają skrupulatnego zaplanowania całej gamy działań i odpowiedniego ich zaprezentowania w konkursie. Samo otrzymanie dotacji jest zadaniem wymagającym szczególnych przygotowań, gdyż konkurencja zwykle jest bardzo wysoka – środków do podziału zbyt mało, a chętnych zbyt dużo.

Przeczytaj również: Dotacje unijne 2012 - poradnik przedsiębiorcy

Wygrać konkurs!

REKLAMA

Punktem wyjścia w przygotowaniu dobrego projektu jest strategia firmy, w tym ta jej część, która mówi o rozwoju pracowników. I tu zaczyna się pierwszy etap trudności. Niestety, w firmach często właśnie tej części strategii brakuje, a zapisy dotyczące całej organizacji są na tyle ogólne, że jakiekolwiek planowane szkolenia będą z nią zgodne. Mimo to działy HR starają się, i to dość sprawnie, wkomponować swoje działania w ogólnikowe założenia strategiczne, nie mając do końca pewności, jakie były oczekiwania i czy zostały spełnione? Czy odniesiono sukces?

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Przygotowywanie projektu jest najlepszą okazją do zgromadzenia wiedzy, którą mają osoby odpowiedzialne za rozwój pracowników. Spisanie tych założeń ułatwia planowanie konkretnych działań oraz wyznaczanie szczegółowych celów do osiągnięcia dla poszczególnych pracowników. Ten intelektualny wysiłek może doprowadzić do wielu cennych refleksji – czy myślimy podobnie, czy planujemy dłużej niż na najbliższy rok, czy nasze działania wpisują się w generalny plan biznesowy organizacji?

Projekty unijne przeważnie trwają dwa lata, a nawet dwa i pół roku. Myślenie w takiej perspektywie może być wyzwaniem i szansą na uporządkowanie procesów rozwojowych w dłuższym czasie.

Bardzo często organizacje, wykorzystując możliwość minimalnego angażowania środków w realizację projektów z dotacją z EFS, planują rozwój dużej grupy pracowników. Zamiast dzielić okrojony budżet pomiędzy potrzeby znacznie go przekraczające, można objąć rozwojem całe grupy docelowe, dając im możliwość kompleksowego rozwoju. Przynosi to potem bardziej widoczne przełożenie na wyniki, bo obejmuje nie jedno, lecz serię szkoleń połączonych z działaniami wzmacniającymi ich efektywność.

Ze względu na rygory konkursów o dotację, już na etapie starań muszą być przedstawione wszystkie założenia projektu. Można powiedzieć: „to niemożliwe, w naszej organizacji przez dwa lata potrafi się tyle zmienić, że takie planowanie z góry jest skazane na porażkę”. Jednak praktyka pokazuje, że organizacje dostosowują się do wymogów projektów unijnych i wykorzystują je właśnie do porządkowania rzeczywistości związanej z rozwojem pracowników. Te projekty wymuszają patrzenie na organizację w dłuższej perspektywie, tworzenie narzędzi i podręcznikowych wręcz rozwiązań związanych z budowaniem procesów rozwojowych – począwszy od badań poziomu kompetencji „na wejściu”, przez szkolenia, doradztwo i badanie kompetencji „na wyjściu”.

Polecamy: serwis ABC funduszy unijnych

W trakcie starania się o dotacje formułuje się konkretne cele i założenia do spełnienia, które prowadzą organizację przez dwa lata działań. Do nich można odnosić osiągnięte rezultaty i monitorować postęp. Zakłada się określoną liczbę szkoleń, ale i odpowiedni poziom przyrostu kompetencji. To oznacza, że możemy dostać dofinansowanie tylko wtedy, gdy te założenia zostaną spełnione. Jeśli zakładamy, że w wyniku realizacji projektu wzrosną o stosowny procent wyniki sprzedażowe, to faktycznie do tego celu musimy dążyć. Czy w tzw. praktyce pozaunijnej zarząd cofa środki, gdy wyniki nie są zadowalające, a przyrost kompetencji za niski? Tutaj nie można sobie na to pozwolić. W grę wchodzą ogromne sumy ze środków publicznych, których wydatkowanie jest dokładnie monitorowane za pomocą sprawozdań.

Realizować projekt zgodnie z wymaganiami

Dochodzimy do tej części realizacji projektów unijnych, która najbardziej przeraża osoby niemające z nimi na co dzień styczności. Wielu praktyków z tej dziedziny ma także krytyczne zdanie na temat dokumentowania projektów i często wręcz kuriozalnych wymagań, jakie stawiają instytucje udzielające dofinansowania. Zarządzanie projektem unijnym zaplanowanym na dwa lata, obejmującym np. 250 albo 400 dni szkoleniowych, wraz z badaniami kompetencji i ewaluacją, jest ogromnym przedsięwzięciem i wiąże się z dużym wysiłkiem organizacji, a także firmy zarządzającej projektem. W każdym dniu równolegle trwają szkolenia. Rekrutacja uczestników, zapewnienie zastępstwa podczas ich nieobecności, zbieranie danych osobowych,śledzenie frekwencji – to tylko część zadań dla firmy, która jest beneficjentem projektu. Jednak dzięki wieloletnim doświadczeniom firmy oswajają tę rzeczywistość i mimo wszystko potrafią działać swobodnie. Największym wyzwaniem, a jednocześnie trudnością, przy realizacji projektów unijnych są zmiany w organizacjach. Jak w tej sytuacji realizować projekty planowane z dwuletnim wyprzedzeniem,jeśli często od momentu złożenia projektu do otrzymania dotacji potrafi się zmienić bardzo wiele, np. cała koncepcja rozwoju zespołów w firmie?

Jeśli zmiany organizacyjne wymuszają zmiany w samym projekcie, to instytucje udzielające dofinansowania są otwarte na redefiniowanie założeń i dopasowywanie ich do nowej sytuacji. Musi ona odwoływać się do kręgosłupa projektu, jakim jest strategia rozwoju, a drobne zmiany w dopasowaniu grupy docelowej czy merytoryczne przesunięcia w obszarze rozwoju kompetencji są akceptowane i umożliwiają dalszą realizację projektu.

Z drugiej jednak strony, wniosek zawierający opis celów i założeń projektu oraz konkretne rezultaty, sprawozdawczość finansowa, rzeczowa i osobowa wymuszają ogromną dyscyplinę i uporządkowane, systematyczne, celowe działania. I w tym „szaleństwie biurokracji” jest metoda. To przyznają organizacje, które zakończyły projekty, doceniając, jak wiele udało się dokonać przez dwa lata.

Przeczytaj także: Jak założyć firmę dzięki unijnej dotacji?

Dbać o efektywność

Jednym z kluczowych elementów projektów unijnych jest ich ewaluacja i badanie efektywności. Rozliczenie projektu i otrzymanie pełnej dotacji uzależnione jest od osiągniętych rezultatów, które założone były we wniosku. Te rezultaty dotyczą zrealizowanych szkoleń,lecz także poziomu zdobytych kompetencji. Już samo spisanie celów i zaplanowanie badania mobilizuje do bardziej efektywnych działań i zwracania uwagi na dobór treści szkoleniowych, czas trwania zajęć, zaangażowanie przełożonych w proces rozwoju podwładnych, przygotowanie systematycznego planu wykorzystania wiedzy i nowych umiejętności w praktyce. Jeśli wiemy, co po szkoleniach mają uczestnicy wdrożyć i że będzie to wnikliwie sprawdzone, wówczas działania rozwojowe są bardziej skoncentrowane na postawionych celach. W ramach badania efektywności działań rozwojowych można zaplanować przygotowanie specjalnych narzędzi dostosowanych do potrzeb organizacji.

Często firmy decydują się przeszkolić znacznie więcej osób, niż przeznaczyć część budżetu na takie metody. Dlatego w praktyce komercyjnej rzadko sprawdza się efektywność przez dodatkowe działania pozaszkoleniowe. Jeśli ocena efektywności jest zaplanowana, znacznie więcej podejmuje się czynności, aby szkolenia faktycznie były skuteczne. Taki proces zaczyna się od precyzyjnego określenia rozwijanych kompetencji, docelowego poziomu, treści i metod dopasowanych do założonych celów, narzędzi sprawdzających poziom kompetencji na „wejściu”, a także działań dodatkowych wzmacniających wykorzystanie nowych umiejętności po szkoleniu i narzędzi sprawdzających przyrost kompetencji po zakończeniu procesu rozwojowego.

Pomyślnie zakończyć projekt

Często przez dwuletni okres współpracy z partnerem doradczo-szkoleniowym organizacja przechodzi przez kolejne etapy rozwoju pracowników – od wyboru kompetencji, które mają być doskonalone, poprzez zaplanowanie docelowego ich poziomu, konkretne działania szkoleniowe oraz inne, wspierające proces rozwojowy, do weryfikacji założonych celów i planowanie dalszych działań. Pomimo zawirowań, które po drodze zmieniają plany i wymuszają ich przedefiniowanie, organizacja przechodzi przez strukturalizowany, szeroki proces rozwojowy. To ogromny wysiłek, ale im więcej włoży się go na początku i pokaże organizacji, że niezależnie od drobnych zmian trzymamy się obranego celu, tym mniejsze zaangażowanie będzie potrzebne w kolejnych etapach realizacji i większa pewność, że się uda pomyślnie zakończyć projekt. Takie działania – usystematyzowane, przemyślane na każdym etapie, weryfikowane codzienną praktyką – mogą realnie zmienić organizację, w pełni wykorzystać potencjał jej kapitału ludzkiego, który jest dziś tym newralgicznym zasobem, decydującym o rzeczywistej pozycji na rynku.

Iwona Ostrowska - dyrektor ds. projektów unijnych

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Wskaźnik koniunktury GUS. Gastronomia i zakwaterowanie z największym wzrostem

    Zakwaterowanie i gastronomia znalazły się wśród branż, w których notowany był do tej pory dodatni wskaźnik koniunktury (informacja i komunikacja oraz finanse i ubezpieczenia).

    Troska i zrozumienie w kontakcie z pacjentami – klucz do profesjonalnej opieki zdrowotnej

    Empatia jest kluczowa w relacjach między personelem medycznym a pacjentami, będąc nieodzownym fundamentem wysokiej jakości opieki zdrowotnej. W obecnych czasach, gdy pacjenci mają coraz większe oczekiwania, a zmiany w medycynie są nieustanne, zdolność do empatii wyróżnia się jako jeden z głównych czynników wpływających na poziom świadczonych usług. Nawet w czasach, gdy technologie medyczne rozwijają się dynamicznie, to właśnie empatyczny kontakt między pacjentem a personelem zdrowotnym ma zasadnicze znaczenie. Umiejętność wczucia się w położenie innej osoby jest kluczowa, tworząc solidną podstawę dla profesjonalnej i skutecznej opieki nad pacjentami.

    Koszty zatrudnienia to główne wyzwanie dla firm w 2024 roku. Jak więc pozyskać specjalistów i jednocześnie zadbać o cash flow?

    W pierwszym półroczu 2024 roku wiele firm planuje rozbudowanie swoich zespołów – potwierdzają to niezależne badania ManpowerGroup czy Konfederacji Lewiatan. Jednocześnie pracodawcy mówią wprost - rosnące koszty zatrudnienia to główne wyzwanie w 2024 roku. Jak więc pozyskać specjalistów i jednocześnie zadbać o cash flow?

    Nauka języka obcego poprawi zdolność koncentracji. Ale nie tylko!

    Ostatnia dekada przyniosła obniżenie średniego czasu skupienia u człowieka aż o 28 sekund. Zdolność do koncentracji spada i to wina głównie social mediów. Czy da się to odwrócić? 

    REKLAMA

    Nowe przepisy: Po świętach rząd zajmie się cenami energii. Będzie bon energetyczny

    Minister klimatu i środowiska Paulina Hennig-Kloska zapowiedziała, że po świętach pakiet ustaw dotyczących cen energii trafi pod obrady rządu. Dodała też, że proces legislacyjny musi zakończyć się w pierwszej połowie maja.

    Wielkanoc 2024. Polacy szykują się na święta przed telewizorem?

    Jaka będzie tegoroczna Wielkanoc? Z badania online przeprowadzonego przez firmę Komputronik wynika, że leniwa. Polacy są zmęczeni i marzą o odpoczynku. 

    Biznes kontra uczelnie – rodzaj współpracy, korzyści

    Czy doktorat dla osób ze świata biznesu to synonim synergii? Wielu przedsiębiorców może zadawać sobie to pytanie podczas rozważań nad podjęciem studiów III stopnia. Na ile świat biznesu przenika się ze światem naukowym i gdzie należy szukać wzajemnych korzyści?

    Jak cyberprzestępcy wykorzystują sztuczną inteligencję?

    Hakerzy polubili sztuczną inteligencję. Od uruchomienia ChataGPT liczba złośliwych wiadomości pishingowych wzrosła o 1265%! Warto wiedzieć, jak cyberprzestępcy wykorzystują rozwiązania oparte na AI w praktyce.

    REKLAMA

    By utrzymać klientów tradycyjne sklepy muszą stosować jeszcze nowocześniejsze techniki marketingowe niż e-commerce

    Konsumenci wciąż wolą kupować w sklepach stacjonarnych produkty spożywcze, kosmetyki czy chemię gospodarczą, bo chcą je mieć od razu, bez czekania na kuriera. Jednocześnie jednak oczekują, że tradycyjne markety zapewnią im taki sam komfort kupowania jak sklepy internetowe.

    Transakcje bezgotówkowe w Polsce rozwijają się bardzo szybko. Gotówka jest wykorzystywana tylko do 35 proc. transakcji

    W Polsce około 2/3 transakcji jest dokonywanych płatnościami cyfrowymi. Pod tym względem nasz kraj jest w światowej czołówce - gotówka jest wykorzystywana tylko do ok. 35 proc. transakcji.

    REKLAMA