| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Biznes > Firma > Dotacje > ABC funduszy unijnych > Archiwizacja dokumentów z projektów unijnych

Archiwizacja dokumentów z projektów unijnych

Beneficjenci dotacji z funduszy europejskich stykają się z rozbudowaną dokumentacją już na etapie przygotowywania i składania wniosku o przyznanie dofinansowania. Realizacja projektu także wiąże się z generowaniem kolejnych dokumentów. Dbałość o właściwe ich przechowywanie to jeden z kluczowych aspektów prawidłowego rozliczenia projektu.

Przechowywanie dokumentów to obowiązek beneficjenta dotacji

Firmy realizujące projekty ze środków pochodzących z funduszy unijnych są zobligowane do przechowywania wszelkiej dokumentacji związanej z projektem. Wymóg taki nakładają przepisy prawa europejskiego oraz krajowe regulacje prawne. Obowiązkowi archiwizacji podlega całość dokumentacji projektowej, do której beneficjent musi zapewnić pełen dostęp na ogół przez okres 5 lat (3 lat dla podmiotów z sektora MŚP). Należy szczególnie zadbać o to, aby nie zostały one w tym okresie zagubione lub uszkodzone. Szczegółowe wytyczne dotyczące okresu archiwizowania zawarte są zawsze w umowie dotyczącej dofinansowania z danego projektu. Jeśli dotacja miała charakter pomocy publicznej, wówczas dokumenty przechowuje się przez 10 lat.

Projekt unijny wiąże się z tym, iż beneficjent tworzyć będzie różnorodne dokumenty, wśród których znajdą się m.in. dokumentacja ogólna (np. umowa o dofinansowanie lub cała korespondencja dotycząca projektu), dokumentacja merytoryczna, przetargowa oraz finansowo-księgowa.

W przypadku dokumentacji merytorycznej projektu obowiązek archiwizacji dotyczy zarysu projektu wraz z jego wstępnym budżetem, analizy merytorycznej i finansowej projektu oraz wniosku o dofinansowanie wraz budżetem i harmonogramem działań. Do tej grupy zaliczymy także decyzję o przyznaniu dofinansowania oraz umowę dotacji, jak też szereg innych dokumentów np. programy zajęć, szkoleń lub konferencji – wyjaśnia Piotr Wiśniewski wiceprezes zarządu firmy doradczo-inwestycyjnej Prometeia, zajmującej się pozyskiwaniem dotacji unijnych dla biznesu oraz zarządzaniem projektami finansowanymi ze środków unijnych. – Jeżeli w umowie dokonano jakichkolwiek zmian, wymagane jest przechowywanie wszystkich aneksów te zmiany wprowadzających – dodaje Wiśniewski.

W przypadku dokumentacji osobowej pracowników mowa o wnioskach o zatrudnienie nowych pracowników, kwestionariuszach osobowych, CV, umowach o pracę, umowach o odpowiedzialności materialnej zawieranych z pracownikiem, zaświadczeniach o zatrudnieniu i płacy, dokumentach wypowiedzenia umów o pracę lub rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia oraz świadectwach pracy. Ekspert Prometeia wyjaśnia, że beneficjenci niekiedy zapominają, iż archiwizacji podlegają dokumenty kadrowe, nawet jeśli pracownicy zatrudnieni w przedsiębiorstwie nie otrzymywali wynagrodzeń ze środków finansowych pochodzących z dotacji unijnej.

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Joanna Targowska

Prawnik

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »