| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE MOBILNE | KARIERA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Biznes > Firma > Dotacje > ABC funduszy unijnych > Archiwizacja dokumentów z projektów unijnych

Archiwizacja dokumentów z projektów unijnych

Beneficjenci dotacji z funduszy europejskich stykają się z rozbudowaną dokumentacją już na etapie przygotowywania i składania wniosku o przyznanie dofinansowania. Realizacja projektu także wiąże się z generowaniem kolejnych dokumentów. Dbałość o właściwe ich przechowywanie to jeden z kluczowych aspektów prawidłowego rozliczenia projektu.

Przechowywanie dokumentów to obowiązek beneficjenta dotacji

Firmy realizujące projekty ze środków pochodzących z funduszy unijnych są zobligowane do przechowywania wszelkiej dokumentacji związanej z projektem. Wymóg taki nakładają przepisy prawa europejskiego oraz krajowe regulacje prawne. Obowiązkowi archiwizacji podlega całość dokumentacji projektowej, do której beneficjent musi zapewnić pełen dostęp na ogół przez okres 5 lat (3 lat dla podmiotów z sektora MŚP). Należy szczególnie zadbać o to, aby nie zostały one w tym okresie zagubione lub uszkodzone. Szczegółowe wytyczne dotyczące okresu archiwizowania zawarte są zawsze w umowie dotyczącej dofinansowania z danego projektu. Jeśli dotacja miała charakter pomocy publicznej, wówczas dokumenty przechowuje się przez 10 lat.

Projekt unijny wiąże się z tym, iż beneficjent tworzyć będzie różnorodne dokumenty, wśród których znajdą się m.in. dokumentacja ogólna (np. umowa o dofinansowanie lub cała korespondencja dotycząca projektu), dokumentacja merytoryczna, przetargowa oraz finansowo-księgowa.

W przypadku dokumentacji merytorycznej projektu obowiązek archiwizacji dotyczy zarysu projektu wraz z jego wstępnym budżetem, analizy merytorycznej i finansowej projektu oraz wniosku o dofinansowanie wraz budżetem i harmonogramem działań. Do tej grupy zaliczymy także decyzję o przyznaniu dofinansowania oraz umowę dotacji, jak też szereg innych dokumentów np. programy zajęć, szkoleń lub konferencji – wyjaśnia Piotr Wiśniewski wiceprezes zarządu firmy doradczo-inwestycyjnej Prometeia, zajmującej się pozyskiwaniem dotacji unijnych dla biznesu oraz zarządzaniem projektami finansowanymi ze środków unijnych. – Jeżeli w umowie dokonano jakichkolwiek zmian, wymagane jest przechowywanie wszystkich aneksów te zmiany wprowadzających – dodaje Wiśniewski.

W przypadku dokumentacji osobowej pracowników mowa o wnioskach o zatrudnienie nowych pracowników, kwestionariuszach osobowych, CV, umowach o pracę, umowach o odpowiedzialności materialnej zawieranych z pracownikiem, zaświadczeniach o zatrudnieniu i płacy, dokumentach wypowiedzenia umów o pracę lub rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia oraz świadectwach pracy. Ekspert Prometeia wyjaśnia, że beneficjenci niekiedy zapominają, iż archiwizacji podlegają dokumenty kadrowe, nawet jeśli pracownicy zatrudnieni w przedsiębiorstwie nie otrzymywali wynagrodzeń ze środków finansowych pochodzących z dotacji unijnej.

reklama

Polecamy artykuły

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Michał Poła

Analityk New World Alternative Investment.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »
Notyfikacje
Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych zmianach? Zaakceptuj powiadomienia od mojafirma.Infor.pl
Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE
TAK