| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Firma w Unii > Zarządzanie projektem unijnym i związane z nim ryzyko

Zarządzanie projektem unijnym i związane z nim ryzyko

Efektywne wykorzystanie środków UE zależy od wielu czynników, a wśród nich - w znacznym stopniu - od doboru właściwej metody planowania i skutecznego zarządzania zasobami1. Punkt ciężkości, jeśli chodzi o osiągnięcie sukcesu założonego realizacją projektu leży na beneficjentach środków, ich przygotowaniu i motywacji w osiąganiu rezultatów.

Ryzyko można zdefiniować jako „niebezpieczeństwo powstania szkody, obciążające poszkodowanego niezależnie od jego winy”13. W piśmiennictwie określa się je również jako możliwość odchylenia od wartości oczekiwanej14. Ponieważ każdemu większemu ekonomicznemu przedsięwzięciu z reguły towarzyszy pewne ryzyko, musi być ono również brane pod uwagę przy omawianych projektach, ponieważ cechuje je pewna podmiotowa i przedmiotowa złożoność. Zarządzanie ryzykiem projektu to ustawiczny proces polegający na identyfikacji ryzyka, starannej analizie oraz reakcji na jego wystąpienie. Wynik analizy ryzyka, czyli dookreślenie przyczyn zjawiska, stanowi punkt wyjścia dla opracowania metod postępowania służących zmniejszeniu zagrożeń dla pomyślnej realizacji przedsięwzięcia. Kwestie analizy ryzyka i sposobów wyjścia z niego w pewnym sensie należy wiązać ze stylem zarządzania projektem, z umiejętnością szybkiego i adekwatnego do skali zagrożeń reagowania na nie, ze zdolnością kierownictwa uruchamiania aktywności i inicjatywy zespołu. W każdym modelu zarządzania musi być miejsce na integratywne elementy dotyczące współdziałania osób realizujących projekt. Optymalny model współpracy na różnych poziomach zarządzania projektem należy wiązać z zasadą współodpowiedzialności za podjęte wspólne przedsięwzięcie15. Analizę ryzyka związanego z projektem można porównać do kreślenia mapy potencjalnych zagrożeń oraz szacowania szkód mogących być ich wynikiem. Zarządzanie ryzykiem to wykorzystanie tej mapy i podejmowanie odpowiednich działań przeciwdziałających niekorzystnym dla realizacji projektu skutkom, a co najmniej służących ich minimalizacji. Przygotowanie adekwatnej strategii zarządzania ryzykiem dotyczyć może każdej fazy życia projektu, gdyż może ono faktycznie wystąpić na różnych etapach jego realizacji. Każdy projekt jest zamkniętą całością o cyklicznym charakterze. Najczęściej przebieg procesu zarządzania ryzykiem ujmuje się następująco16: rozpoznanie charakteru ryzyka wraz z ustaleniem jego przyczyn i odpowiednią selekcją zagrożeń17 wartościowaniem użyteczności rozwiązań alternatywnych i ostatecznym wyborem metody rozwiązania problemu.

Planowanie realizacji projektu może odbywać się przy wykorzystaniu techniki harmonogramu. Jest to technika stosunkowo prosta i dotyczy nie tylko samego planowania, ale także kierowania projektem. Korzystając z tego rodzaju metody, poszczególne czynności przedstawia się w postaci dwuwymiarowego wykresu graficznego, gdzie odcięta (oś pozioma), przedstawia czas trwania poszczególnych czynności, natomiast rzędna (oś pionowa), czynności projektu18. W trakcie realizacji projektu należy trzymać się zasady zgodnego z harmonogramem terminowego wykonania poszczególnych faz życia projektu. Działania powinny być uszeregowane w czasie według określonych z góry zadań (z zastrzeżeniem jednak pewnej, czasem niezbędnej elastyczności działania), ponieważ pozwala to zidentyfikować i zdiagnozować pojawiające się zagrożenia, często pozostające poza determinantami wewnętrznymi. Do tych ostatnich można zaliczyć inflację, zmiany w prawie itd. Nie respektując ogólnej zasady trzymania się harmonogramu beneficjent ryzykuje rozproszeniem posiadanych zasobów oraz innymi zakłóceniami prawidłowej realizacji projektu. Zarządzanie ryzykiem to proces identyfikowania ryzyka i podejmowania działań stanowiących uzasadnioną i adekwatną do skali zagrożenia reakcję na nie. Właściwa identyfikacja ryzyka umożliwia przygotowanie odpowiedniej strategii. Nieduża jego skala pozwala je wyeliminować w drodze dopuszczalnej modyfikacji projektu, niewielkich przesunięć środków lub dających się to pogodzić z celami realizacyjnymi projektu, przesunięć kolejności wykonania zaplanowanych zadań czy (dopuszczalnej w pewnych granicach) korekty przyjętych wskaźników. W niektórych wypadkach usprawnienie przepływu informacji między wykonawcami może być adekwatnym środkiem niwelowania ryzyka zatorów prawidłowej realizacji projektu.

Niewątpliwie konieczne są wszelkie bieżące reakcje na pojawiające się zagrożenia dla realizacji projektów. Szybka i adekwatna do skali ryzyka reakcja na nie jest lepszym środkiem niż naprawianie szkód powstających w wyniku nawarstwienia się problemów. W wielu jednak przypadkach powyższa strategia niwelowania ryzyka może okazać się niewystarczająca i niezbędne będzie przeniesienie ryzyka na inny podmiot. Oczywiście pewne środki zabezpieczenia należy podejmować z wyprzedzeniem wobec potencjalnego zagrożenia realizacji projektu. Ta metoda nie likwiduje go, ale zabezpiecza przed negatywnymi skutkami niezrealizowania projektu, zwłaszcza w przypadku zagrożenia finansowego jego wykonania (akcentuję w tym artykule zwłaszcza finansowe determinanty realizacji projektu, ale nie ulega wątpliwości, że zagrożenia dla jego realizacji mogą być rozmaite i niektóre z nich zasygnalizowałam). Najogólniej ujmując, zarządzanie ryzykiem składa się z dwóch podstawowych elementów: zabezpieczenia przed negatywnymi skutkami ryzyka planowania oraz zabezpieczenia od skutków ryzyka towarzyszącego wdrażaniu projektu. Wymienia się przykładowo następujące potencjalne źródła ryzyka:

1) unieważnienie projektu,

2) istotne opóźnienia w realizacji projektu,

3) przekroczenie budżetu projektu (w związku z jego zaniżeniem we wniosku lub ryzykami zakłócenia jego wykonania wynikającymi z czynników zewnętrznych19).

Stosowaną metodą wyjścia z ewentualnej niekorzystnej sytuacji finansowej jest utworzenie pewnej rezerwy w zasobach z możliwością ich wykorzystania na wypadek niekorzystnego zdarzenia utrudniającego lub uniemożliwiającego realizację projektu.

Przy określaniu ryzyka wewnętrznego znajomość pewnych prawidłowości może mieć pomocne znaczenie dla projektodawcy. Do tej grupy zalicza się20 m.in. prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka z powodu: skomplikowania przepisów regulujących przedmiotową materię, delegowania funkcji, braku doświadczeń kadry kierowniczej projektu oraz jej zdolności organizacyjnych i kompetencji. W przypadku zatrudnienia menedżera pochodzącego z zewnątrz może dojść do zderzenia się różnych oczekiwań: personelu (zespołu) realizującego projekt oraz stylu kierowania nim różniącego się od dotychczasowych doświadczeń firmy w tym zakresie.

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Marcin Redlicki

Aplikant radcowski w OIRP w Łodzi

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »