| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Firma w Unii > Zarządzanie projektem unijnym i związane z nim ryzyko

Zarządzanie projektem unijnym i związane z nim ryzyko

Efektywne wykorzystanie środków UE zależy od wielu czynników, a wśród nich - w znacznym stopniu - od doboru właściwej metody planowania i skutecznego zarządzania zasobami1. Punkt ciężkości, jeśli chodzi o osiągnięcie sukcesu założonego realizacją projektu leży na beneficjentach środków, ich przygotowaniu i motywacji w osiąganiu rezultatów.

Zasadniczą kwestią związaną z realizacją projektu jest postawienie w nim realnych zadań i przedstawienie adekwatnego dla nich kosztorysu. Weryfikacja możliwości realizacyjnych wniosku dotyczy dostępności środków finansowych na realizację przedsięwzięcia i realności założeń budżetowych z punktu widzenia zdolności beneficjenta do regulowania zobowiązań w terminie (płynność finansowa). Uzyskanie pozytywnej oceny merytorycznej projektu przez instytucję dokonującą naboru wniosków dopiero otwiera drogę do otrzymania dofinansowania. Należy to rozumieć w ten sposób, że również dobry projekt może nie otrzymać dofinansowania, np. z powodu zbyt dużej liczby uczestników w konkursie. Ze względu na ograniczone środki, tylko część projektów zostaje dofinansowana. W projektach współfinansowanych z funduszy strukturalnych pewne środki musi zabezpieczyć wnioskodawca (wkład własny), chyba że spełnia warunki uzyskania pełnego zabezpieczenia środków finansowych. Podział na jednostki zaliczane do sektora finansów publicznych i jednostki do niego nienależące determinuje w pewnym stopniu zakres możliwości korzystania z dotacji6. Finansowanie publiczne projektu pochodzi w rzeczywistości nie tylko od UE (85 proc.), ale też od państwa (15 proc.). Niezależnie od tego, w jakim stopniu współfinansowany jest projekt, projektodawca musi ustalić rzeczowy i możliwy do wykonania (realny) plan finansowy. Przygotowanie montażu finansowego rozpoczyna się przeważnie od określenia posiadanych środków własnych i koniecznych wydatków związanych z całym projektem. Kolejnym krokiem jest wzmiankowane wyżej podzielenie kosztów na kwalifikowane i niekwalifikowane. Koszty kwalifikowane stanowią podstawę do określenia procentowego wkładu funduszy pomocowych w finansowaniu konkretnego projektu.

Projektodawca zobowiązany jest realizować projekt zgodnie z umową, na której treść składa się w szczególności opis projektu zawarty we wniosku o dofinansowanie. Do obowiązków projektodawcy należy:

- wybór podmiotu realizującego część projektu, z zachowaniem zasad przejrzystości i uczciwej konkurencji,

- osiągnięcie w przewidzianym w umowie terminie założonych celów,

- sporządzanie i dostarczanie instytucji pośredniczącej okresowych sprawozdań, których istotnym elementem jest zestawienie finansowe.

Zasadnie podnosi się w piśmiennictwie7 znaczenie kontroli cząstkowej, pozwalającej na zestawienie tego, co do danego momentu osiągnięto, z tym, co powinno być zrealizowane. Monitorowanie8 i związane z nim przekazywanie odpowiednich sprawozdań z realizacji projektu ma znaczenie nie tylko dla instytucji nadzorujących, ale także dla samego projektodawcy. Systematyczne przedstawianie wiarygodnych informacji dotyczących wdrażania projektu jest podporządkowywane celowi, jaki stanowi zagwarantowanie zgodności jego wykonania z przyjętymi założeniami. Monitorowanie finansowe dotyczy oceny prawidłowości zarządzania środkami z funduszy europejskich sprawności ich wydatkowania. Monitorowanie rzeczowe ma wobec finansowego charakter szerszy, ponieważ obejmuje swoim zakresem miarkowanie wskaźników realizacji celów projektu zawartych w dokumentacji projektowej. Zasadnie przyjmuje się, że celem monitorowania jest dążenie do zagwarantowania zgodności projektu z przyjętymi założeniami i celami oraz bieżące wykrywanie nieprawidłowości i korygowanie działań w pożądanym kierunku. W świetle powyższego należy przyjąć, że proces monitorowania ma charakter ciągły z reguły pokrywający się z okresem wdrażania projektu, a w niektórych wypadkach dotyczy także czasu po zakończeniu wykonania projektu. Monitorowanie pełni zatem także funkcje diagnostyczne dla samego podmiotu realizującego projekt. Służy bowiem racjonalizacji działań. Pozwala przede wszystkim na minimalizację zagrożeń i kosztów, a w konsekwencji lepsze wykorzystanie zasobów, także przez - jeżeli okaże się to niezbędne - dokonanie pewnych przesunięć finansowych.

Z monitorowaniem - jak wspominałam wyżej - ściśle powiązana jest kontrola projektu przez instytucję nadzorującą. Jej celem jest zestawienie istniejącego stanu z założonym, wykrywanie nieprawidłowości oraz przekazywanie odpowiednich wniosków i zaleceń. Zasadniczym kryterium oceny jest prawidłowość wydatkowania środków legalność działań. Jednym z kluczowych elementów kontroli jest kontrola zarządzania finansami i wydatkowania środków zgodnie z założonym harmonogramem.

Finansowanie projektu opiera się przede wszystkim o warunki umowy zawartej między projektodawcą a podmiotem lub podmiotami udzielającymi dofinansowania. Warunki takiej umowy nie mogą w toku realizacji projektu ulec zasadniczej zmianie, dlatego też tak ważne jest fachowe i realne oszacowanie kosztów przedsięwzięcia przez wnioskodawcę. Gdy kwota dofinansowania jest wyższa niż faktycznie poniesione koszty wykonania projektu, dofinansowanie zostaje proporcjonalnie zmniejszone z zachowaniem proporcji udziału procentowego zawartego w umowie. W praktyce są to problemy niełatwe do rozwiązania. Na etapie planowania kosztów trudno z dostateczną dokładnością oszacować realne koszty np. na wynajęcie sal na szkolenia, prowadzoną promocję, ponieważ mogą one ulec zmianie ze względu na czynniki zewnętrzne. Pewne nadwyżki środków może wnioskodawca wykorzystać - za zgodą instytucji pośredniczących - na inne, ściśle związane z realizacją projektu, cele, ale pole manewru jest tutaj niewielkie. Z punktu widzenia negatywnych konsekwencji dla projektodawcy problemem jest błędne szacowanie kosztów przez ich zaniżenie. Niedoszacowanie może wynikać z braku dotychczasowych doświadczeń projektodawcy odnoszących się do planowania wewnętrznego lub projektowania z udziałem środków zewnętrznych.

W przypadku zaniżenia kosztów projektodawca nie otrzymuje zwiększonych środków publicznych na wyrównanie różnicy, sam musi uzupełnić brakującą kwotę. Z uwagi na niebezpieczeństwo przeszacowania lub niedoszacowania analiza finansowa projektu powinna zostać poprzedzona ze strony beneficjenta staranną i rzetelną kalkulacją koniecznych nakładów inwestycyjnych, potrzebnego kapitału obrotowego, potencjalnych przychodów generowanych w efekcie realizacji projektu, kosztu finansowania projektu, amortyzacji składników projektu. Ocenie rentowności projektu inwestycyjnego służą wskaźniki jego efektywności. W przypadku przedsiębiorstw zwykle kalkuluje się zaktualizowaną wartość netto projektu (NPV) oraz wewnętrzną stopę zwrotu z inwestycji (IRR).

W trakcie realizacji projektu istnieje możliwość stosowania pewnych zasadnych przesunięć pomiędzy określonymi w umowie poszczególnymi kategoriami wydatków kwalifikowanych. Dopuszczalna modyfikacja może obejmować wysokość maksymalnie do 10 proc. kwoty przypadającej na każdą kategorię (poziom 10 proc. określany jest od kwoty w ramach kategorii, z jakiej następuje przesunięcie). Dokonywanie takich przesunięć nie wymaga informowania IP lub IW (IP2), pod warunkiem że:

- przesunięcia nie zwiększają wysokości środków na wynagrodzenia personelu w ramach danego zadania,

- przesunięcia nie wpływają na wysokość i przeznaczenie przyznanej pomocy publicznej w ramach projektu.

Nie są też możliwe przesunięcia pomiędzy kosztami bezpośrednimi a kosztami pośrednimi, z uwagi na fakt, że koszty pośrednie stanowią procent kosztów bezpośrednich. Jeżeli w trakcie realizacji projektu pojawi się konieczność wprowadzenia dalej idących zmian w budżecie projektu, innych niż modyfikacje określone powyższą granicą, mogą wchodzić w rachubę postanowienia dotyczące zmiany umowy, na którą musi wyrazić zgodę instytucja nadzorująca. Umowa może zostać rozwiązana, jeżeli projektodawca nie wypełni wynikających z niej istotnych zobowiązań. Istotne odstępstwo od zawartej umowy może dotyczyć m.in. zmiany celu projektu bez zgody instytucji nadzorującej, zwlekania z rozpoczęciem realizacji projektu w terminie określonym umową lub naruszenia kontraktu w inny sposób. Z tym że pojęcie „inny sposób” musi być dookreślone w umowie łączącej beneficjenta z instytucją pośredniczącą. W takich przypadkach beneficjentowi nie przysługuje żadne odszkodowanie.

Zgodnie z obecnie obowiązującą regulacją wspólnotową zasadą jest finansowanie projektów unijnych z zasobów tylko jednego funduszu (zasada monofunduszowości). Od powyższej reguły normodawca unijny - w rozporządzeniu Rady (WE) nr 1083/2006 z 11 lipca 2006 r., ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/19999 - wprowadza wyjątki. Dotyczą one cross-financingu (Mechanizm tzw. elastycznego (krzyżowego) finansowania polegającego na zaangażowaniu w latach 2007-2013 środków z EFRR w realizację działań, których zakres merytoryczny zwyczajowo podlega pod obszar interwencji EFS i odwrotnie). W jego ramach kwalifikowalne są w szczególności wydatki związane z: zakupem oraz leasingiem (finansowym i zwrotnym) sprzętu niezbędnego do prowadzenia szkoleń lub w celu realizacji innych zadań w ramach projektu. Przez pojęcie „sprzęt” na potrzeby cross-financingu należy rozumieć m.in.: środki trwałe, wyposażenie (np. meble, niszczarki, telefony), dla których prowadzona jest ewidencja ilościowa lub ilościowo-wartościowa10. Z tego instrumentu można korzystać w różnego typu projektach, w tym przedsięwzięciach inwestycyjnych. Ocena celowości korzystania z tego instrumentu należy do instytucji wdrażającej (pośredniczącej II stopnia). Może to mieć miejsce przykładowo w sytuacjach, gdy dla osiągnięcia zasadniczego celu określonego we wniosku o dofinansowanie niezbędne jest dodatkowe przeszkolenie personelu. Wartość cross-financingu nie może przekroczyć 10 proc. na poziomie priorytetu programu. Przykładowo, jeżeli do realizacji projektu szkoleniowego niezbędne jest skorzystanie z określonego sprzętu, wydatki w tym zakresie nie mogą przekroczyć 10 proc. (lub 15 proc. w przypadku działań realizowanych w ramach priorytetów służących integracji społecznej) kosztów kwalifikowanych.

Płynność finansowa projektu powinna zostać zachowana w odniesieniu do całkowitych kosztów projektu, a więc zarówno kosztów kwalifikowanych, jak i niekwalifikowanych11. Oznacza ona zdolność do regulowania zobowiązań w wyznaczonym przez beneficjenta terminie i wykazuje ścisły związek z realnością zaplanowanego budżetu. Beneficjent pomocy musi udokumentować, iż posiada pełną zdolność do przeprowadzenia projektu począwszy od jego fazy przedinwestycyjnej (przygotowawczej) - jeżeli projekt dotyczy inwestycji - poprzez etap wykonywania projektu, aż do spłaty wszystkich zobowiązań związanych z przedsięwzięciem.

Przy planowaniu inwestycji z udziałem pomocy unijnej należy określić finansowanie wkładu własnego w projekcie oraz zabezpieczyć zdolność kredytową dla całej inwestycji, aż do momentu refundacji dotacji z funduszu strukturalnego. Konsekwencją wzmiankowanego niedoszacowania środków jest pojawiające się często ryzyko utraty płynności finansowej przedsięwzięcia. Zaradzić temu można przez finansowanie pomostowe zapewniające podmiotowi realizującemu projekt uzyskanie kredytu pomostowego oferowanego przez różne instytucje finansowe (z drogą kredytową wiążą się dodatkowe koszty realizacji projektu, ponieważ do kosztów kwalifikowanych nie są zaliczane odsetki od kredytu) lub w wyniku otrzymania zaliczki z instytucji unijnych. Druga z wymienionych możliwości jest bardziej atrakcyjna dla wnioskodawcy, bo nie jest związana z dodatkowym dla niego obciążeniem finansowym. Niestety, uwzględniona jest ona tylko w niektórych programach operacyjnych funduszy europejskich.

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Mateusz Kobyliński

Doradca podatkowy

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »