| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Biznes > Zarządzanie > Etykieta w biznesie > Dobry wizerunek > Uważaj w korespondencji mailowej

Uważaj w korespondencji mailowej

W dobie zupełnej dominacji poczty elektronicznej nad tradycyjną, zastąpieniu listów pisanych ręcznie mailami, musimy zdać sobie sprawę, że zasady grzeczności w korespondencji nie uległy jednak zmianom. Wbrew powszechnym praktykom w mailach także musimy zachowywać wszelką staranność etykiety.

Zwięźle i na temat

Zwracaj szczególną uwagę na jakość treści swoich maili. Ustrzegaj się wodolejstwa, pisz konkretnie i nie zbaczaj z tematu. Jeśli masz do przekazania więcej informacji – lepiej sporządź osobny dokument i prześlij go w załączniku. Treść maila bowiem nie powinna przekraczać dwóch ekranów.

Odpowiedź

Kiedy odpowiadasz na krótkiego maila najlepiej na początku zacytować jego całą treść. To pozwoli Ci na poruszenie wszystkich kwestii, o które zostałeś poproszony w otrzymanej wiadomości i zwolni Cię z konieczności streszczania jej treści. Ponadto Twój odbiorca chcąc zweryfikować wiadomość, którą wysłał do Ciebie, nie będzie musiał przeszukiwać w tym celu swojej skrzynki nadawczej. W przypadku kiedy otrzymany mail jest obszerny, w odpowiedzi należy cytować tylko jego fragmenty.

Odpisuj na czas

Pamiętaj, że nikt nie lubi czekać na maila cały dzień lub kilka dni, dlatego sprawdzaj swoją skrzynkę kilka razy dziennie i odpisuj od razu. Jeśli wiesz, że odpowiedź zajmie Ci więcej niż 24 godziny, powiadom wcześniej o tym swojego odbiorcę.

W przypadku kiedy wybierasz się na urlop, albo jesteś na zwolnieniu lekarskim zadbaj o to, aby w Twojej skrzynce została ustawiona opcja automatycznego odpowiadania. W takim automatycznym mailu powinna znaleźć się informacja o terminie naszej nieobecności, a także dane osoby, która nas przez ten czas zastępuje.

Odpowiedni styl wypowiedzi

Dopasuj formę i styl swojej wiadomości do odbiorcy. Staranną, oficjalną polszczyzną zawsze zwracaj się do osób obcych i wyższych rangą. Twój mail musi wyglądać profesjonalnie, a załączniki powinny być pisane na papierze firmowym. Do kolegi natomiast możesz zwrócić się stylem nieformalnym, gawędziarskim i stosować skróty myślowe.

Poprawność językowa maili

Dbaj o poprawność językową swoich maili. Respektuj zarówno zasady polskiej ortografii jak i interpunkcji. Nie udawaj, że polskie znaki diakrytyczne nie istnieją. Tylko jeśli wysyłasz swoje maile za granicę możesz, a nawet powinieneś zrezygnować z ich stosowania. W Polsce natomiast pisz po polsku. Ze szczególną uwagą zapisuj dane personalne osób, adresy, numery telefonów – niektóre pomyłki bowiem mogą pociągnąć Twoją firmę do odpowiedzialności finansowej.

Zobacz: Poprawność językowa Twoją wizytówką

Zapomnij o mailu do żony

Dobre maniery zakazują pisania maili prywatnych ze skrzynki służbowej, podobnie jak wykonywania prywatnych rozmów telefonicznych w trakcie pracy. Czynności te nie tylko zabierają czas, który powinniśmy poświęcić obowiązkom służbowym, ale niepotrzebnie wybijają pracownika z rytmu. Mogą także powodować niezręczne sytuacje. Przykładowo mój kolega przez przypadek wysłał maila przeznaczonego do swojej żony swojej szefowej. W liście tym zwracał się do żony „kochanie” i wyznawał jej miłość. Szefowa była bardzo zażenowana, podobnie jak sam nadawca wiadomości. Po tym zdarzeniu przełożona zaczęła znacznie częściej kontrolować swojego pracownika podczas pracy.

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Jacek Rakowski

Dyrektor ds. prawnych, Związek Polskiego Leasingu

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »