| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE MOBILNE | KARIERA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Biznes > Zarządzanie > Etykieta w biznesie > Dobry wizerunek > Uważaj w korespondencji mailowej

Uważaj w korespondencji mailowej

W dobie zupełnej dominacji poczty elektronicznej nad tradycyjną, zastąpieniu listów pisanych ręcznie mailami, musimy zdać sobie sprawę, że zasady grzeczności w korespondencji nie uległy jednak zmianom. Wbrew powszechnym praktykom w mailach także musimy zachowywać wszelką staranność etykiety.

Zwięźle i na temat

Zwracaj szczególną uwagę na jakość treści swoich maili. Ustrzegaj się wodolejstwa, pisz konkretnie i nie zbaczaj z tematu. Jeśli masz do przekazania więcej informacji – lepiej sporządź osobny dokument i prześlij go w załączniku. Treść maila bowiem nie powinna przekraczać dwóch ekranów.

Odpowiedź

Kiedy odpowiadasz na krótkiego maila najlepiej na początku zacytować jego całą treść. To pozwoli Ci na poruszenie wszystkich kwestii, o które zostałeś poproszony w otrzymanej wiadomości i zwolni Cię z konieczności streszczania jej treści. Ponadto Twój odbiorca chcąc zweryfikować wiadomość, którą wysłał do Ciebie, nie będzie musiał przeszukiwać w tym celu swojej skrzynki nadawczej. W przypadku kiedy otrzymany mail jest obszerny, w odpowiedzi należy cytować tylko jego fragmenty.

Odpisuj na czas

Pamiętaj, że nikt nie lubi czekać na maila cały dzień lub kilka dni, dlatego sprawdzaj swoją skrzynkę kilka razy dziennie i odpisuj od razu. Jeśli wiesz, że odpowiedź zajmie Ci więcej niż 24 godziny, powiadom wcześniej o tym swojego odbiorcę.

W przypadku kiedy wybierasz się na urlop, albo jesteś na zwolnieniu lekarskim zadbaj o to, aby w Twojej skrzynce została ustawiona opcja automatycznego odpowiadania. W takim automatycznym mailu powinna znaleźć się informacja o terminie naszej nieobecności, a także dane osoby, która nas przez ten czas zastępuje.

Odpowiedni styl wypowiedzi

Dopasuj formę i styl swojej wiadomości do odbiorcy. Staranną, oficjalną polszczyzną zawsze zwracaj się do osób obcych i wyższych rangą. Twój mail musi wyglądać profesjonalnie, a załączniki powinny być pisane na papierze firmowym. Do kolegi natomiast możesz zwrócić się stylem nieformalnym, gawędziarskim i stosować skróty myślowe.

Poprawność językowa maili

Dbaj o poprawność językową swoich maili. Respektuj zarówno zasady polskiej ortografii jak i interpunkcji. Nie udawaj, że polskie znaki diakrytyczne nie istnieją. Tylko jeśli wysyłasz swoje maile za granicę możesz, a nawet powinieneś zrezygnować z ich stosowania. W Polsce natomiast pisz po polsku. Ze szczególną uwagą zapisuj dane personalne osób, adresy, numery telefonów – niektóre pomyłki bowiem mogą pociągnąć Twoją firmę do odpowiedzialności finansowej.

Zobacz: Poprawność językowa Twoją wizytówką

Zapomnij o mailu do żony

Dobre maniery zakazują pisania maili prywatnych ze skrzynki służbowej, podobnie jak wykonywania prywatnych rozmów telefonicznych w trakcie pracy. Czynności te nie tylko zabierają czas, który powinniśmy poświęcić obowiązkom służbowym, ale niepotrzebnie wybijają pracownika z rytmu. Mogą także powodować niezręczne sytuacje. Przykładowo mój kolega przez przypadek wysłał maila przeznaczonego do swojej żony swojej szefowej. W liście tym zwracał się do żony „kochanie” i wyznawał jej miłość. Szefowa była bardzo zażenowana, podobnie jak sam nadawca wiadomości. Po tym zdarzeniu przełożona zaczęła znacznie częściej kontrolować swojego pracownika podczas pracy.

reklama

Polecamy artykuły

Autor:

Źródło:

INFOR

Zdjęcia

Jak pisać profesjonalne maile?
Jak pisać profesjonalne maile?

Koszty podatkowe – wyłączenia i ograniczenia (PDF)14.90 zł

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Kancelaria Prawnicza Polz & Polz

Kancelaria Prawnicza Polz & Polz działa na rynku od 2004 roku. Świadczymy kompleksowe usługi doradztwa prawnego dla podmiotów gospodarczych oraz osób fizycznych, zarówno polskich jak i zagranicznych.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »
Notyfikacje
Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych zmianach? Zaakceptuj powiadomienia od mojafirma.Infor.pl
Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE
TAK