| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Biznes > Firma > e-Firma > Programy dla firm > Elektroniczne archiwum i zarządzanie dokumentacją

Elektroniczne archiwum i zarządzanie dokumentacją

Rozwój informatyzacji w firmach oraz możliwość wykorzystania z komputerowych algorytmów wykonywanych z prędkością nieosiągalną dla człowieka, skłania nas do poszukiwania rozwiązań przyspieszających, upraszczających naszą pracę.

Jednym z głównych problemów z jakim borykają się dzisiejsze firmy jest lawinowy wzrost dokumentów papierowych, których segregacja, opisywanie i – co najważniejsze – wyszukiwanie, staje się coraz trudniejsze. Koszty wydruku i samego papieru również nie pozostają bez znaczenia…

Wielu producentów oprogramowania w swoich ofertach posiada moduły lub całe systemy, których funkcjonalność skupia się wokół szeroko pojętego zarządzania dokumentacją elektroniczną. Zanim jednak zaczniemy zarządzać, musimy możliwie sprawnie i wyczerpująco opisać dany dokument, czyli nadać mu specjalną, jednoznacznie go identyfikującą etykietę, która spełnia w systemie wiele zadań. Jednym z nich jest oczywiście szybkie wyszukiwanie jednego dokumentu wśród tysięcy, a często milionów innych.

Jednak nowoczesne systemy archiwizujące robią kolejne kroki w kierunku użytkownika – pozwalają mu na automatyczne, w pełni bezobsługowe zarchiwizowanie dokumentu. Taka funkcjonalność jest dostępna w systemach, które już w definicji typu dokumentu mają zawarte informacje o miejscu jego deponowania oraz sposobie automatycznego poszerzania struktury archiwum.

Ale samo elektroniczne archiwum tez nie wystarczy. Wymagania klientów sprawiły, że obok archiwum, w systemach informatycznych pojawiły się moduły do projektowania i zarządzania elektronicznymi obiegami dokumentów. Dzięki nim, zaraz po zeskanowaniu, dokumenty w wersji papierowej mogą zostać umieszczone w archiwum fizycznym, a pracownicy firmy, bez potrzeby czasochłonnego poszukiwania dokumentów na wielu regałach, mają stały, błyskawiczny dostęp do ich wersji elektronicznych.

W tym miejscu nie można również zapomnieć o szerokich i niezwykle istotnych tematach kontroli dostępu do wybranych stref w archiwach, funkcjach raportowania wszelkich czynności wykonywanych na dokumentach, funkcji wersjonowania dokumentów i wielu innych.

W chwili uściślenia i wejścia w życie odpowiednich zapisów w polskim prawie dotyczących archiwizacji elektronicznej, dokumenty po ich zarchiwizowaniu będą natychmiast niszczone. Wtedy też zastosowanie segregatorów Leitz’a, zapewne powoli będzie się zmniejszać.

Niemniej jednak koncern, z którego się one wywodzą jest świetnie przygotowany na w pełni elektroniczną obsługę dokumentów – rozwijany od lat system ELO jest w stanie zastąpić wysłużone dziurkacze, koszulki foliowe i metalowe mechanizmy utrzymujące dokumenty w segregatorze. W przeciwieństwie jednak do rewelacyjnego patentu segregatora, systemów informatycznych z tej samej półki co ELO jest znacznie więcej.

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Paulina Piekarska

Aplikant radcowski

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »