| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Działalność gospodarcza > Jakie korzyści zapewnia okresowy przegląd umów

Jakie korzyści zapewnia okresowy przegląd umów

Umowy pomiędzy przedsiębiorcami są nieodłącznym elementem obrotu gospodarczego. Wraz ze zmieniającymi się warunkami panującymi zarówno w organizacji, jak i w otoczeniu ich zapisy warto okresowo, np. z końcem roku obrotowego, analizować. Przegląd umów może być krokiem w kierunku optymalizacji kosztów. W powiązaniu z oceną współpracy z kontrahentami stanowi też element kontroli ryzyka w prowadzonej działalności.

Każde przedsiębiorstwo, niezależnie od formy prawnej, w ramach obrotu gospodarczego działa na podstawie umów. Bezdyskusyjność tego twierdzenia niesie ze sobą istotne konsekwencje, ponieważ zapisy zawarte w umowach wpływają na działalność podmiotu gospodarczego i nierzadko decydują o jego rynkowym sukcesie lub o porażce. Dlatego jest niezwykle istotne, aby umowy były zawierane właściwie, w sposób uwzględniający specyfikę każdej jednostki gospodarczej. Znaczenie określenia „właściwie zawarta umowa” powinno być doprecyzowane w każdej jednostce gospodarczej.

Regulacje prawne ustalają podstawowe ramy umów, natomiast tzw. dobra praktyka określana jest przez standardy i zwyczaje obowiązujące na rynku w powiązaniu z etyką i kulturowymi aspektami biznesu. Istnieje jednak jeszcze jeden, często niedoceniany aspekt, którym jest tzw. życie umowy. Firmy przyjmują różne modele funkcjonowania umów w organizacji od strony formalnej i administracyjnej, a także zarządzania oraz umiejscowienia. W dobie spowolnienia gospodarczego i zwiększonego ryzyka współpracy istotne jest dokonanie przeglądu we własnej organizacji i udoskonalenie systemu.

Jednym z elementów zarządzania umowami w przedsiębiorstwie jest kompleksowe, zorganizowane podejście do optymalizacji kosztów i kontroli ryzyka biznesowego wynikającego z zawartych umów. Stąd wskazane jest przeprowadzenie okresowego i przekrojowego ich przeglądu pod kątem:

• istniejących w jednostce uregulowań dotyczących zawierania umów,

• systemu zarządzania administracyjnego umowami,

• struktury organizacyjnej, zmian, rotacji pracowników i ich uprawnień,

• zasadności umów, ich aktualności i zakresu,

• kredytu kupieckiego, zabezpieczeń i waluty rozliczeń z tytułu umowy,

• warunków finansowych,

• oceny kontrahentów będących stronami umów.

Wiele podmiotów o rozbudowanej strukturze organizacyjnej ma procedury, instrukcje lub inne uregulowania wewnętrzne określające ścieżkę i tryb zawierania umów. Dla pracowników organizacji jest to niezwykle pomocne, natomiast z punktu widzenia nadzoru stwarza możliwość wprowadzenia systemowych mechanizmów kontrolnych wbudowanych w procesy wewnętrzne. Należy jednak podkreślić, że podczas przeglądu uregulowań konieczna jest ich weryfikacja, uaktualnienie i dostosowanie do bieżących potrzeb organizacji. W szczególności wymagane są:

• aktualizacja przypisanych odpowiedzialności w procesie zawierania umów w zgodzie z faktyczną strukturą organizacyjną i przypisanymi obowiązkami,

• aktualizacja i weryfikacja poprawności ścieżki opiniowania treści umowy w organizacji, np. komórka merytoryczna, prawnik, analityk/doradca podatkowy,

• precyzyjne określenie obiegu umowy i dokumentacji towarzyszącej,

• weryfikacja aktualności klauzul wymaganych w treści umowy,

• aktualizacja i egzekwowanie zapisów wymagających okresowego raportowania, np. periodyczne przekazywanie oświadczeń woli, sprawozdań finansowych lub zaktualizowanych dokumentów rejestrowych.

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Dariusz Budnik

Radca Prawny - Kancelaria Prawna Cyman i Wspólnicy

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »