REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

RODO 2018: Jak zapewnić zgodność z nowymi przepisami?

RODO 2018: Jak zapewnić zgodność z nowymi przepisami? /fot. shutterstock
RODO 2018: Jak zapewnić zgodność z nowymi przepisami? /fot. shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Czy Twoja firma jest przygotowana na RODO (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych)? Jeśli tak, to zalicza się do połowy polskich firm, które zdążyły już wdrożyć odpowiednie zmiany w procedurach dotyczących ochrony danych osobowych – jak wynika z badania Fundacji Wiedza To Bezpieczeństwo „Co wiemy o ochronie danych”[1]. Jeśli jednak Twoja odpowiedź jest przecząca, radzimy się pospieszyć. Nowe prawo zacznie być stosowane już 25 maja i może zaowocować dotkliwymi karami finansowymi dla wszystkich przedsiębiorców, którzy nie zastosowali zapisów nowej dyrektywy unijnej w swoich organizacjach.

REKLAMA

Zdawać by się mogło, że na niecałe dwa tygodnie przed rozpoczęciem obowiązywania tak restrykcyjnego prawa większość firm powinna mieć już za sobą etap wdrożenia. Jest jednak inaczej. Wynika to z szerszego problemu związanego ze zgodnością z RODO – powszechnie uważa się, że jest to tylko „kwestia IT”. Wydaje się, że firmy albo nadmiernie ufają swoim obecnym kompetencjom w zakresie danych, albo sądzą, że jest to problem kogoś innego – co oznacza, że nie rozumieją zmian w postrzeganiu danych osobowych. Zarówno osiągnięcie, jak i utrzymanie zgodności z RODO powinno być wspólnym celem całej firmy. Choćby dlatego, że przedsiębiorstwa, które zostaną uznane za winne naruszenia przepisów, muszą liczyć się z wysokimi grzywnami, które dotkną wszystkich pracowników.

REKLAMA

Postanowienia RODO są znaczące i wymagające. Warto podkreślić fakt, że przepisy o ochronie danych nie były aktualizowane od 1995 r., a od tego czasu wiele się zmieniło. Sposób, w jaki firmy zbierały wówczas i przechowywały dane osobowe, z pewnością bardzo różni się od sposobu, w jaki robią to w 2018 roku. Z takiej perspektywy wydaje się, że wprowadzenie RODO jest dość opóźnione. Współczesne organizacje powinny zatem uznać obecne zmiany za doskonałą okazję do zaktualizowania całego swojego podejścia do ochrony danych i dostosowania go do przyszłych wyzwań. Do wdrożenia metodologii wbudowanej w strukturę organizacji, a nie traktowanej jako spóźniona refleksja albo po prostu coś, z czym musi jakoś sobie poradzić dział IT.

Polecamy: RODO. Ochrona danych osobowych. Przewodnik po zmianach

Istnieje bardzo prosty sposób na osiągnięcie zgodności z RODO. Pięć opisanych niżej kroków to proces, który został przeprowadzony w firmie Veeam. Cała procedura przebiegła pomyślnie, dlatego teraz chcielibyśmy podzielić się naszymi doświadczeniami, aby ułatwić innym firmom płynne przejście do nowych zasad narzucanych przez RODO.

  1. Poznaj swoje dane

REKLAMA

Jeśli Twoja firma przechowuje dane obywateli Unii Europejskiej, formalnie nazywane danymi umożliwiającymi identyfikację osoby (ang. Personally Identifiable Information, PII), to dotyczą jej postanowienia RODO. Oznacza to, że będzie podlegać karom finansowym, jeśli po 25 maja 2018 r. zostanie uznana winną naruszenia przepisów rozporządzenia. Najlepszym punktem wyjścia jest zatem po prostu wiedzieć, czy firma ma takie dane, czy nie, a jeśli tak, to gdzie są przechowywane. Stworzenie wizualnej mapy wszystkich danych posiadanych przez firmę pomoże spojrzeć na problem z szerokiej perspektywy i lepiej nad nim zapanować.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Brak wiedzy o rodzaju przechowywanych danych może być jednym z powodów, dla których tak wiele firm wydaje się nie przywiązywać większej wagi do RODO – może po prostu uznają, że rozporządzenie ich nie dotyczy. Być może są przekonane o tym, że nie posiadają żadnych danych objętych regulacjami RODO (a przecież jeśli zatrudniasz obywateli UE, to je posiadasz). Może nie uświadamiają sobie ich ilości i zakresu (dane osobowe to nie tylko nazwiska i adresy). Właśnie dlatego po prostu poznanie danych jest pierwszym krokiem na drodze do zgodności.

Zobacz: RODO w firmie

  1. Zarządzaj swoimi danymi

Po stworzeniu obrazu wszystkich istotnych danych, które firma zbiera i przechowuje, czas sprawdzić, kto ma do nich dostęp i jak są wykorzystywane. Różne zespoły i działy w organizacji uzyskują dostęp do tych samych danych na różne sposoby i używają ich do różnych celów. Czy chodzi o zespół ds. marketingu wprowadzający dane o potencjalnych klientach i udostępniający je zespołowi ds. sprzedaży, czy o dział kadr przetwarzający dane własnych pracowników, konieczne jest wdrożenie standardowych procedur i przepływów pracy związanych z przetwarzaniem danych osobowych, a pracownicy powinni mieć do nich dostęp tylko wtedy, gdy jest to konieczne do wykonywania obowiązków służbowych.

W zarządzaniu danymi najważniejsze jest to, aby wiedzieć, co się z nimi dzieje – nie tylko w granicach samej organizacji. Zachowanie zgodności z RODO wymaga, aby zachowywały ją również firmy zewnętrzne i dostawcy usług, z którymi się współpracuje, a zatem rolą przedsiębiorcy jest upewnienie się, czy jego kontrahenci przestrzegają zasad. Nie można ignorować zarządzania danymi, które opuściły Twoją firmę.

  1. Chroń swoje dane

Kiedy zyska się już lepszy wgląd w swoje dane i wdroży standardowe procesy zarządzania nimi, czas upewnić się, że w firmie są zastosowane odpowiednie narzędzia ochrony danych – i nie chodzi tylko o szyfrowanie. Aby zachować zgodność z przepisami, nie można po prostu „włączyć” zabezpieczeń i wygodnie rozsiąść się w fotelu; RODO wymaga nieustannego monitorowania i staranności, a także znacznie szybszego reagowania w przypadku naruszenia ochrony danych.

To prawda, że technologia odegra ważną rolę w tej podróży, ale sama technologia nie zapewni zgodności. Wprowadzenie nowego podejścia do ochrony danych w skali całej firmy wymaga połączenia technik bezpieczeństwa, standardowych przepływów pracy, wewnętrznej edukacji, kontroli dostępu, rozwiązań do backupu i nie tylko. Wiedza o tym, kto ma dostęp, gdzie i kiedy, oraz nieustanna kontrola i monitorowanie pozwolą znacznie szybciej reagować na incydenty naruszenia ochrony danych, które pomimo starań prawdopodobnie będą nadal się zdarzać.

Zobacz: Prawo dla firm

  1. Dokumentuj i reaguj

Jednym z budzących największe emocje aspektów RODO jest wprowadzenie żądań dostępu do danych. Oznacza to, że osoby fizyczne będą miały prawo żądać poprawienia lub usunięcia danych na ich temat. Oczekuje się, że firmy będą mogły spełnić te żądania i wykazać, że to zrobiły. Właśnie dlatego wiedza o tym, jakie dane są przechowywane (i gdzie), jest tak istotna.

Zachowanie zgodności z RODO wymaga również dokumentowania i kontrolowania zbieranych danych, celu ich gromadzenia oraz planowanego czasu przechowywania. Będąc na tym etapie, zadawaliśmy sobie pytania w rodzaju: Czy dane, które zebraliśmy miesiące temu, są wciąż użyteczne? Czy zachowujemy wgląd w dane, kiedy przenosimy je z miejsca na miejsce? Czy nasi zewnętrzni dostawcy nadal zachowują zgodność z przepisami?

  1. Nieustannie ulepszaj

Jedną z zalet ciągłego monitorowania i kontrolowania procesów ochrony danych jest możliwość ich nieustannego oceniania i ulepszania. To prawda, że RODO przypomina linię narysowaną na piasku, ale ponieważ współczesny cyfrowy świat nieustannie ewoluuje i rozszerza się, można śmiało założyć, że obowiązki związane z prywatnością i ochroną danych również będą się zwiększać – firmy muszą więc nieustannie pracować nad sobą, żeby zachować zgodność.

Nie należy traktować RODO jako sprawy do „odhaczenia” przed 25 maja 2018 r. Firmy powinny potraktować rozporządzenie jako okazję do przemyślenia całego podejścia do ochrony danych. Jest to szansa, żeby dostosować organizację do wyzwań przyszłości – szansa, której nie wolno zaprzepaścić.

W Veeam podczas przygotowań do RODO dużo dowiedzieliśmy się o naszej firmie i jej danych. Mamy nadzieję, że nasze wskazówki okażą się przydatne do wdrożenia zasad RODO w innych organizacjach.

Autor: Andrzej Niziołek, starszy menedżer regionalny Veeam Software w północnej i południowej części Europy Wschodniej


[1] Źródło: https://wtb.org.pl/raport.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Troska i zrozumienie w kontakcie z pacjentami – klucz do profesjonalnej opieki zdrowotnej

    Empatia jest kluczowa w relacjach między personelem medycznym a pacjentami, będąc nieodzownym fundamentem wysokiej jakości opieki zdrowotnej. W obecnych czasach, gdy pacjenci mają coraz większe oczekiwania, a zmiany w medycynie są nieustanne, zdolność do empatii wyróżnia się jako jeden z głównych czynników wpływających na poziom świadczonych usług. Nawet w czasach, gdy technologie medyczne rozwijają się dynamicznie, to właśnie empatyczny kontakt między pacjentem a personelem zdrowotnym ma zasadnicze znaczenie. Umiejętność wczucia się w położenie innej osoby jest kluczowa, tworząc solidną podstawę dla profesjonalnej i skutecznej opieki nad pacjentami.

    Koszty zatrudnienia to główne wyzwanie dla firm w 2024 roku. Jak więc pozyskać specjalistów i jednocześnie zadbać o cash flow?

    W pierwszym półroczu 2024 roku wiele firm planuje rozbudowanie swoich zespołów – potwierdzają to niezależne badania ManpowerGroup czy Konfederacji Lewiatan. Jednocześnie pracodawcy mówią wprost - rosnące koszty zatrudnienia to główne wyzwanie w 2024 roku. Jak więc pozyskać specjalistów i jednocześnie zadbać o cash flow?

    Nauka języka obcego poprawi zdolność koncentracji. Ale nie tylko!

    Ostatnia dekada przyniosła obniżenie średniego czasu skupienia u człowieka aż o 28 sekund. Zdolność do koncentracji spada i to wina głównie social mediów. Czy da się to odwrócić? 

    Nowe przepisy: Po świętach rząd zajmie się cenami energii. Będzie bon energetyczny

    Minister klimatu i środowiska Paulina Hennig-Kloska zapowiedziała, że po świętach pakiet ustaw dotyczących cen energii trafi pod obrady rządu. Dodała też, że proces legislacyjny musi zakończyć się w pierwszej połowie maja.

    REKLAMA

    Wielkanoc 2024. Polacy szykują się na święta przed telewizorem?

    Jaka będzie tegoroczna Wielkanoc? Z badania online przeprowadzonego przez firmę Komputronik wynika, że leniwa. Polacy są zmęczeni i marzą o odpoczynku. 

    Biznes kontra uczelnie – rodzaj współpracy, korzyści

    Czy doktorat dla osób ze świata biznesu to synonim synergii? Wielu przedsiębiorców może zadawać sobie to pytanie podczas rozważań nad podjęciem studiów III stopnia. Na ile świat biznesu przenika się ze światem naukowym i gdzie należy szukać wzajemnych korzyści?

    Jak cyberprzestępcy wykorzystują sztuczną inteligencję?

    Hakerzy polubili sztuczną inteligencję. Od uruchomienia ChataGPT liczba złośliwych wiadomości pishingowych wzrosła o 1265%! Warto wiedzieć, jak cyberprzestępcy wykorzystują rozwiązania oparte na AI w praktyce.

    By utrzymać klientów tradycyjne sklepy muszą stosować jeszcze nowocześniejsze techniki marketingowe niż e-commerce

    Konsumenci wciąż wolą kupować w sklepach stacjonarnych produkty spożywcze, kosmetyki czy chemię gospodarczą, bo chcą je mieć od razu, bez czekania na kuriera. Jednocześnie jednak oczekują, że tradycyjne markety zapewnią im taki sam komfort kupowania jak sklepy internetowe.

    REKLAMA

    Transakcje bezgotówkowe w Polsce rozwijają się bardzo szybko. Gotówka jest wykorzystywana tylko do 35 proc. transakcji

    W Polsce około 2/3 transakcji jest dokonywanych płatnościami cyfrowymi. Pod tym względem nasz kraj jest w światowej czołówce - gotówka jest wykorzystywana tylko do ok. 35 proc. transakcji.

    Czekoladowa inflacja (chocoflation) przed Wielkanocą? Trzeci rok z rzędu produkcja kakao jest mniejsza niż popyt

    Ceny kakao gwałtownie rosną, ponieważ 2024 r. to trzeci z rzędu rok, gdy podaż nie jest w stanie zaspokoić popytu. Z analiz Allianz Trade wynika, że cenę za to będą płacić konsumenci.

    REKLAMA