REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak przygotować się na RODO?

Jak przygotować się na RODO? /fot.Shutterstock
Jak przygotować się na RODO? /fot.Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Termin wejścia w życie unijnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO) zbliża się wielkimi krokami. Zapewnienie zgodności z nowymi przepisami wymaga od firm podjęcia szeregu działań dostosowawczych. Pojawiają się więc pytania o to, czy jest jakiś prosty, uniwersalny sposób na to, by od 25 maja 2018 r. działać zgodnie z rozporządzeniem?

RODO zacznie obowiązywać od 25 maja 2018 r. Rozporządzenie obejmie każdy podmiot, który w jakikolwiek sposób przetwarza dane osób fizycznych. Wśród wielu przedsiębiorców pojawiają się więc pytania o to, jak w możliwie prosty i nieobciążający sposób zapewnić zgodność działań z nowymi przepisami.

REKLAMA

NOWOŚĆ na Infor.pl: Prenumerata elektroniczna Dziennika Gazety Prawnej KUP TERAZ!

Każdy indywidualnie i we własnym trybie

W stosunku do obecnie obowiązującej ustawy o ochronie danych osobowych, RODO poszerza prawa osób fizycznych w zakresie przetwarzana ich danych oraz gruntownie zmienia podejście firm do organizacji i zapewnienia ochrony danych. O ile w ustawie obowiązki firmy w zakresie przetwarzania i ochrony danych osobowych są jasno określone, w myśl RODO to administrator danych w każdej firmie powinien samodzielnie określić, jakie metody, procedury i narzędzia będą adekwatne i wystarczające do tego, by zapewnić zgodność z przepisami. „RODO nie precyzuje, w jaki sposób podmiot przetwarzający dane osobowe ma dostosować swoją działalność, by zagwarantować odpowiednie bezpieczeństwo danych i spełnić rozszerzone prawa osób fizycznych. To lekcja, którą każda firma musi odrobić we własnym zakresie. Jest natomiast kilka wskazówek, które mogą pomóc w sprawnym przejściu procesu adaptacyjnego. Mówiąc w skrócie, ma być bezpiecznie” – tłumaczy Piotr Ciski, dyrektor zarządzający polskiego oddziału Sage.

Polecamy: RODO. Ochrona danych osobowych. Przewodnik po zmianach

Punkty wspólne w procesie adaptacyjnym

Niezależnie od skali działania firmy oraz powodów, dla których przetwarzane są dane, w procesie dostosowawczym do RODO można wyróżnić kilka elementów wspólnych. Rozpoznanie ich może pomóc przyspieszyć adaptację. Zwróćmy uwagę na kilka elementów wynikających z RODO:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  1. Podmiot narusza prawo, jeżeli przetwarza dane osobowe bez odpowiedniej podstawy prawnej lub błędnie ją identyfikuje. Jedną z podstaw legalnego przetwarzania danych jest zgoda osoby fizycznej. RODO mówi, że ma być ona uprzednia, wyraźna i dobrowolna, a jej wyrażenie musi zostać udokumentowane przez administratora. Osoba fizyczna w trakcie wyrażania zgody musi otrzymać informację, że może zgodę odwołać w każdym czasie.
  2. Po wejściu w życie RODO przedsiębiorcy nie będą musieli już rejestrować zbiorów danych w GIODO. W zamian znacznie większy nacisk położony zostanie na to, by w firmie zagwarantować rzeczywistą, prawną ochronę danych osobowych – na poziomie organizacji pracy (procedury), systemów IT (funkcjonalność, bezpieczeństwo) i obowiązków informacyjnych.
  3. W dotychczas obowiązującej ustawie administratorzy danych osobowych mieli obowiązek wdrażać politykę bezpieczeństwa oraz systemy zarządzania systemami IT. Z kolei w RODO administrator danych samodzielnie podejmuje decyzję, jaka polityka bezpieczeństwa jest niezbędna do tego, by zapewnić firmie zgodność. W tym celu każda organizacja we własnym zakresie powinna przeprowadzić analizę ryzyka przetwarzania danych osobowych. W analizie tej powinno się przeprowadzić rodzaj inwentaryzacji – jakie dane są przetwarzane, w jaki sposób, na jakie potrzeby, przez kogo, gdzie te dane są zapisywane i przechowywane, komu i w jaki sposób udostępniane oraz jak w firmie zorganizowany jest system zabezpieczeń danych. Na tej podstawie administrator danych podejmuje decyzję co do adekwatnych środków bezpieczeństwa. Co ważne – środki te powinny być rozpatrzone na poziomie technicznym (użytkowane narzędzia, systemy, serwisy WWW itp.) oraz organizacyjnym (obowiązujące w firmie procedury, sposoby dokumentacji zdarzeń, uprawnienia i kompetencje personelu, zapisy w umowach, formularzach zgód itp.). Sposób przygotowania firmy do RODO w znacznym stopniu zależy od oceny ryzyka.
  4. W ramach analizy ryzyka firma powinna zweryfikować, czy poziom i skala przetwarzanych danych wymaga, aby prowadziła ona ocenę skutków przetwarzania danych osobowych. Jest to konieczne, gdy istnieje duże prawdopodobieństwo, że przetwarzanie danych stwarza wysokie ryzyko naruszenia praw i wolności osób fizycznych. Ze względu na nieostrą definicję tego pojęcia dla podmiotu ważna jest rzetelna ocena rzeczywistego ryzyka, a w przypadku wątpliwości zalecane jest skonsultowanie się z organem nadzorczym.
  5. RODO wprowadza obowiązek zgłaszania naruszeń danych do organu nadzorczego oraz do osób, których te naruszenia dotyczą – w terminie do 72 godzin od identyfikacji zdarzenia. Aby móc skutecznie spełnić ten obowiązek, w firmie należy wdrożyć skuteczne procedury monitorowania systemu bezpieczeństwa danych oraz prowadzić dokumentację w postaci ewidencji naruszeń.
  6. Każdy przedsiębiorca powinien zweryfikować, czy ma obowiązek prowadzenia rejestru czynności przetwarzania danych osobowych. Jest to wymóg dla firm zatrudniających powyżej 250 pracowników, a w przypadku mniejszych firm obejmuje on te podmioty, które przetwarzając dane osobowe mogą naruszyć prawa lub wolność osób oraz te, które przetwarzają dane wrażliwe. Nawet jeśli firma nie ma obowiązku utrzymywania takiego rejestru, a ryzyko naruszenia praw i wolności jest niskie, na użytek utrzymania zgodności z RODO warto rozważyć, czy nie utrzymywać w firmie tej formy dokumentacji. Ważne jest jednak, by rejestr żył, to znaczy odzwierciedlał rzeczywiście realizowane działania.
  7. Każdy przedsiębiorca powinien również rozstrzygnąć, czy ma obowiązek powołać w swojej organizacji funkcję Inspektora Danych Osobowych (IDO). Obowiązek ten ciąży na trzech kategoriach podmiotów:
    1. podmiotach publicznych (z wyjątkiem sądów), w tym prywatnych realizujących zadania publiczne;
    2. podmiotach, których działalność opiera się na przetwarzaniu danych
      w sposób, który wymaga monitorowania osób, których dane dotyczą;
    3. podmiotach przetwarzających dane wrażliwe.
  8. W myśl RODO profilowanie danych jest czynnością przetwarzania. Oznacza to, że wszelkie próby profilowania wymagają uprzedniej zgody osób, których profilowanie dotyczy. Zgoda wyrażona jest na podstawie informacji, czego dotyczy profilowanie, w jakim celu jest prowadzone i przez jaki okres.
  9. RODO rozszerza obowiązek informacyjny podmiotu przetwarzającego – w relacji z osobami, których dane są przetwarzane, należy przekazywać informacje m.in. o okresie przechowywania danych osobowych, o planowanym profilowaniu, o prawach przysługujących osobie (możliwości wycofania zgody na przetwarzanie czy możliwości złożenia skargi do organu nadzorczego). Rozszerzenie obowiązków informacyjnych w praktyce oznacza, że pod tym kątem należy zmienić stosowane przez firmę klauzule i formularze na wyrażenie zgody.

Zobacz: Prawo dla firm

Powyżej przytoczone informacje wskazują ramę sugerowanego postępowania adaptacyjnego. Należy wykonać analizę, na podstawie której wdrażane są odpowiednie środki, procedury i narzędzia gwarantujące zarówno bezpieczeństwo danych, jak i możliwość spełnienia praw przysługujących osobom fizycznym. Niestety – nie ma uniwersalnej metody i to na każdym przedsiębiorcy ciąży obowiązek przygotowania się do RODO. „Nawet jeśli firma zdecyduje się skorzystać z pomocy zewnętrznego eksperta lub firmy doradczej, zdecydowana większość działań adaptacyjnych musi zostać wykonana przez organizację. Dotyczy to rzeczywistego wdrożenia nowych procedur, dostosowania systemów informatycznych, modyfikacji klauzul i formularzy zgód oraz dostrojenia polityki bezpieczeństwa danych. Także szczepionkę musimy przygotować sobie sami. Na szczęście z biegiem czasu przedsiębiorcy będą mieli dostęp do coraz większej liczby rozwiązań informatycznych i prawnych, które pomogą w przygotowaniu własnego rozwiązania” – dodaje Piotr Ciski. Podkreśla przy tym, że RODO wymaga od firm utrzymania ciągłości w byciu zgodnym z przepisami. Nie wystarczy jednorazowo dostosować się do wymogów. Ciągłość oznacza konieczność realizacji procesów według wdrożonych zmian, a to wymaga również przysposobienia pracowników do pracy według nowych wytycznych. Niezbędne są więc odpowiednie szkolenia.

Źródło: Sage

Autopromocja

REKLAMA

Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Informacja o zaległości w ZUS na 0,01 zł wysyłana jest listem poleconym, a najwięksi gracze nie płacą milionowych zadłużeń

    Zadłużenie aktywnych płatników w ZUS rośnie. Rekordzista wśród aktywnych płatników jest zadłużony na ponad 822 mln zł. Czy ZUS może sam zmieniać przepisy? 

    Według danych udostępnionych przez ZUS, na koniec 2023 roku maksymalna kwota zadłużenia aktywnego płatnika wyniosła przeszło 822 mln zł. Rok wcześniej była o 3,5 mln zł mniejsza. Wśród komentujących te dane ekspertów nie brakuje opinii, że dopuszczenie do takiej sytuacji jest skandalem. Z kolei Zakład przekonuje, że sam nie może zmieniać przepisów. Jednak według znawców tematu, ZUS ma odpowiednie narzędzia do ściągania należności i nawet niewielkie kwoty są skutecznie egzekwowane od przedsiębiorców. Do tego po danych widać, że średnie zadłużenie aktywnych płatników wzrosło rok do roku o ponad 3 tys. zł, tj. do wartości blisko 31 tys. zł.

    Czy trzeba płacić ZUS gdy działalność gospodarczą się zawiesi, czy przerwę w biznesie można zrobić tylko raz w roku czy wiele razy

    Działalność gospodarczą wpisaną do CEIDG można zawiesić pod warunkiem, że nie zatrudnia się pracowników. Dlatego co do zasady nie trzeba dodatkowo załatwiać formalności w ZUS.

    Przestępstwa finansowe. Zorganizowane grupy zajmują się praniem brudnych pieniędzy i korumpowaniem urzędników: co trzeba wiedzieć

    Korupcja, pranie pieniędzy, wyłudzenia, ataki hakerskie – to realne zagrożenia XXI wieku. Obecnie przestępczość finansowa, cyberprzestępczość oraz nowoczesne technologie są mocno ze sobą związane.

    Jak jeździć ekologicznie i oszczędnie. Pięć zasad sprawdzonych w praktyce i zalecanych każdej firmie transportowej

    W dobie rosnących kosztów firm transportowych i spowolnienia gospodarczego ekonomiczna jazda przestała być zjawiskiem sporadycznym, a stała się koniecznością i jednym ze sposobów na redukcję wydatków. Jakie są więc najważniejsze zasady ekonomicznej jazdy? 

    REKLAMA

    Zboża ozime wiosną - jak nawozić dolistnie. 5 kluczowych wskazówek

    Jedną z najefektywniejszych form pielęgnacji (dokarmiania) zbóż ozimych wiosną jest nawożenie dolistne. Dobrze przemyślane działania agrotechniczne wraz z odpowiednim wyborem samego nawozu to korzyść dla roślin, a przede wszystkim dla rolnika. 

    Wakacje składkowe – zmiany w projekcie nowelizacji

    Na stronie Rządowego Centrum Legislacji (RCL) została opublikowana nowa wersja projektu nowelizacji ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, która wprowadza tzw. wakacje składkowe. Przewiduje ona m.in. zmiany w zakresie podmiotów uprawnionych do takiej ulgi.

    Firma, która dopuściła do wycieku danych jej klientów traci renomę a także chętnych na zakup jej produktów

    Firmy pracują nad rozwojem marki i jej rozpoznawalnością wiele lat, po czym jedno fatalne zdarzenia burzy cały ten wysiłek. Takim incydentem w naszych czasach jest przede wszystkim wyciek danych klientów. Straconej w ten sposób reputacji marka nie jest w stanie odbudować.

    Zdaniem ZUS należy opłacać składki od wynagrodzenia wspólnika sp. z o.o. za czynności wykonywane na rzecz spółki

    ZUS w swoich najnowszych interpretacjach stwierdził, że wspólnik sp. z o.o., który za czynności wykonywane na rzecz spółki (tj. czynności określone w umowie spółki), bez zawierania ze spółką odrębnej umowy cywilnoprawnej otrzymuje wynagrodzenie, będzie objęty ubezpieczeniami społecznymi z tego tytułu jako zleceniobiorca.

    REKLAMA

    ARiMR - ostatnie 2 dni na wnioski o dofinansowanie ubezpieczenia zwierząt!

    Zostały ostatnie 2 dni dla rolników na złożenie wniosków o zwrot części kosztów ubezpieczenia zwierząt. Kto może złożyć wniosek o dofinansowanie?

    AI Act zatwierdzony. Kiedy wejdzie w życie? 5 wniosków, które są szczególnie ważne dla firm z sektora biomedycznego

    Znamy już finalny, zaakceptowany przez państwa członkowskie draft AI Act – unijnej ustawy o Sztucznej Inteligencji. Jaki wpływ wywrze ona na działalność firm z sektora biomedycznego? Prezentujemy 5 najważniejszych wniosków. 

    REKLAMA