| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE MOBILNE | KARIERA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Biznes i finanse > Jak oszczędzać czas w firmie?

Jak oszczędzać czas w firmie?

Wyeliminowanie niepotrzebnych czynności powtarzanych każdego dnia pozwala zaoszczędzić w firmie 5 tysięcy godzin rocznie. Jak to zrobić?

Optymalizacja, usprawnienia, ograniczanie marnotrawstwa. W procesach administracyjnych tkwi taki sam potencjał, jak w procesach produkcyjnych. W obu tych obszarach można uzyskać usprawnienia, które pozwolą poprawić jakość i wydajność pracy oraz wzmocnią pozycję firmy. – Procesy administracyjne, na przepływie informacji zaczynając, a na zamawianiu spinaczy kończąc potrafią generować spore, niepotrzebne koszty. Nie chodzi o to, żeby być zajętym, lecz o to, by wytwarzać wartość – mówi Aneta Lech, ekspertka Staufen Polska, firmy zajmującej się wdrażaniem lean management, czyli „szczupłego zarządzania”.

Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!

Co się marnuje w administracji?

Czekanie na brakujące informacje, chaotyczna organizacja pracy, działy funkcjonujące jak izolowane wyspy, dublowanie zadań – to tylko niektóre sposoby skutecznego marnowania czasu i energii pracowników w procesach administracyjnych. – Kiedy pracownik wykonuje zadanie, którego oczekuje klient, to wytwarza wartość. Kiedy na przykład czeka na potrzebne informacje, to jest marnotrawstwo. Jeśli chcemy wyeliminować takie sytuacje, powinniśmy myśleć o standaryzacji procesów – wyjaśnia Aneta Lech. Nie chodzi jednak o naszą wygodę, lecz zawsze o tworzenie wartości z punktu widzenia klienta. W przeciwnym razie może się zdarzyć, że będziemy optymalizowali czynności, które w ogóle nie powinny mieć miejsca.

Jakie efekty daje optymalizacja?

5 tysięcy godzin pracy rocznie. Tyle zaoszczędzono dzięki optymalizacji procesu realizacji zleceń dopasowanych do indywidualnych potrzeb klienta w pewnej międzynarodowej firmie z branży finansowej. – Czas realizacji jednego zlecenia zredukowaliśmy o 13 min. Przy ok. 10 tysiącach zleceń na rok daje to ok. 2 tysiące zaoszczędzonych godzin. Czas poświęcony na wyjaśnienia niezgodności i dopytywanie w przypadku każdego zlecenia zredukowaliśmy o ok. 18 min, co dało kolejne 3 tysiące godzin w roku. W sumie, przy 15 osobach zaangażowanych w proces, zmiany przyniosły 20% oszczędności – opowiada Aneta Lech.  W dziale zakupów i zaopatrzenia pewnej firmy eksperci firmy Staufen stwierdzili, że pracownicy byli zaangażowani przede wszystkim w czynności operacyjno-administracyjne. Czynności strategiczne, jak badanie rynku zaopatrzenia i opieka nad dostawcami, stanowiły 10%, a czynności związane z główną działalnością, czyli na przykład realizacja zamówień czy opracowywanie ofert, 46% wszystkich działań. Wynika z tego, że maksymalnie tylko 56% czynności kreowało wartość dodaną. Co pracownicy robili poza tym? – 44% czasu pracy zabierały im czynności poboczne, jak uzupełnianie danych w SAP, aktualizacja danych klientów, prowadzenie korespondencji czy wewnętrzne wyjaśnienia i zapytania. Po analizie okazało się, że 20% czynności można w ogóle wyeliminować – wyjaśnia Aneta Lech. Jakie rezultaty przyniosła optymalizacja? Po zmianach udział czynności strategicznych wzrósł do 35%, a czas przeznaczany na czynności poboczne został zredukowany do 25%. – W powiązaniu z usprawnieniem czynności związanych z działalnością główną uzyskaliśmy 75% czasu pracy kreującej wartość dodaną. Pracownicy mieli więcej czasu na rozwijanie kontaktów z dostawcami czy badanie rynku – dodaje Aneta Lech.

Zobacz też: Jak zatrzymać pracownika w firmie?

Jak działa „szczupłe zarządzanie”?

Planowanie i synchronizacja działań pozwalają wyeliminować marnotrawstwo i zredukować niepotrzebne koszty. Wdrożenie lean management w procesach administracyjnych w różnych firmach pokazuje, że można uzyskać bardzo wymierne korzyści: wzrost efektywności pracowników o 35%, redukcję czasu przebiegu procesów o 50%, redukcję liczby poprawek i błędów nawet o 70%. – Jednak nie chodzi o krótkoterminowe zmiany, o których wszyscy szybko zapomną i powrócą do utartych schematów. Wdrażanie lean polega na standaryzacji działań i czynności według sprawdzonych recept, ale wymaga też zaangażowania pracowników i przyzwyczajenia do regularnych zmian – mówi ekspertka firmy Staufen. Pracownicy najlepiej widzą, gdzie tworzą się zatory na przykład w przepływie informacji. Nieraz proste, zgłaszane oddolnie rozwiązania pomagają znacznie oszczędzić czas i energię. Wszyscy intuicyjnie dążymy do usprawnienia naszej pracy. Filozofia lean pomaga to wykorzystać.

Zobacz: Jak skutecznie motywować pracowników?

Autorzy: Staufen Polska sp. z o.o.

reklama

Polecamy artykuły

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Krzysztof Pysz

Doradca podatkowy nr 11335

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »
Notyfikacje
Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych zmianach? Zaakceptuj powiadomienia od mojafirma.Infor.pl
Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE
TAK