W języku codziennym nierzadko używane są pojęcia "efektywny" czy "efektywność". Mówi się zwykle, że określone postępowanie jest efektywne lub nieefektywne, że dany proces przynosi pożądane efekty lub ich nie przynosi itd. Często jednak jest to opinia intuicyjna (co nie znaczy, że nietrafna), a przy tym nieoparta na wymiernym skutku.

W działalności firmy doskonale daje się zaadaptować pojęcie efektywności, choć nabiera ono w tym przypadku bardziej sformalizowanego charakteru, szczególnie jeśli używa się go w sferze ekonomicznej. Istotna jest możliwość wyrażenia efektywności w jednostkach wymiernych, co umożliwia przejrzyste stwierdzenie, czy dane działanie firmy jest (lub będzie) efektywne oraz jaki jest stopień tej efektywności. Stąd wywodzi się określenie "rachunek efektywności ekonomicznej".

Najogólniej biorąc, działanie firmy to powtarzające się sekwencje czynności polegające na poniesieniu określonych nakładów w celu otrzymania pożądanych wyników po odpowiednim przeobrażeniu tych nakładów. Odnosi się to zarówno do firmy jako całości, jak i do wydzielonych obszarów firmy (np. ośrodków odpowiedzialności) czy jednostkowych przedsięwzięć (np. inwestycyjnych). Jednym z warunków umożliwiających stosowanie kategorii efektywności jest wyrażenie nakładów i wyników w jednostkach mierzalnych.

Efektywność jest to zatem relacja wyników do nakładów, a rezultat liczbowy ma odpowiedzieć na pytanie, jaki wynik generują poniesione nakłady. To porównanie przybiera zwykle postać prostych formuł, których wynik liczbowy wyraża stopień efektywności (wykres 1).

Wykres 1. Ogólny schemat efektywności

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

A zatem efektywność działania firmy jest wyrażoną liczbowo wielkością, z zastosowaniem określonej formuły, w której dokonuje się porównania wyrażonych liczbowo nakładów i wyników. Dlatego właśnie używa się pojęcia "wskaźniki efektywności", tzn. wielkości liczbowe, które wskazują poziom efektywności badanego obiektu.