| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Biznes i finanse > Intranet. Czy warto tworzyć wewnętrznej sieć firmową?

Intranet. Czy warto tworzyć wewnętrznej sieć firmową?

Wszędobylski internet i zestawy programów projektowane tak, aby mogły pracować na każdej maszynie z zainstalowaną przeglądarką internetową najprawdopodobniej staną się normą w niedalekiej przyszłości. Tak samo jak nie zastanawiamy się, w jaki sposób użyć długopisu, papieru czy koperty – w taki sam sposób będziemy podchodzić do komputera, aby napisać tekst czy przygotować prezentację.

 

Podejmując decyzję o wprowadzeniu komunikacji wewnętrznej każda firma musi ocenić konieczność, przydatność, możliwości i potrzeby w tym zakresie. Jeśli jest to firma średnia lub duża - z całą pewnością koszty związane z wprowadzeniem sieci wewnętrznej zostaną zniwelowane przez zyski wynikające z użycia tego narzędzia. Dobrze stworzony i administrowany intranet bardzo skutecznie zaspokaja bowiem potrzeby w zakresie obiegu i pozyskania informacji, może też być świetną platformą komunikacji interaktywnej. Co więcej, dla różnych pracowników można określić różne poziomy dostępu. Niektórzy mogą edytować teksty, inni je czytać, dla jeszcze innych pewne części mogą być niewidoczne. Jest to szczególnie istotne w przypadku informacji o wynagrodzeniach, rezerwacji urlopów, a także informacji przeznaczonych wyłącznie dla zarządu. Co więcej, intranet można stworzyć stosunkowo niewielkim kosztem.

 

 

W naszym kraju najpopularniejsze są dwa systemy tworzenia i działania intranetu. Pierwszy z nich, to wykorzystanie istniejącego narzędzia do pracy wspólnej. Ze względu na popularność produktów Microsoft, najczęściej jest to SharePoint. Platforma ta pozwala na zarządzanie składowymi portalu, dowolne kompilowanie tabel, tekstów i obrazów. Pozwala też na odtwarzanie filmów, prowadzenie blogów lub pracy wspólnej określonych osób i działów. Pozwala też na łatwe określanie poziomów dostępu (szczególnie, jeśli intranet jest zintegrowany z usługą katalogową Active Directory, która pozwala na rozróżnienie użytkowników i odpowiednie logowanie). Dzięki usłudze Active Directory intranet pobiera dane o użytkownikach, takie jak imię, nazwisko, telefon, adres elektroniczny, miejsce w strukturze, co z kolei pozwala na prezentację aktualnej struktury firmy i książki telefoniczno-mailowej.

 

Drugi najczęściej spotykany sposób tworzenia intranetu, to budowanie aplikacji na bazie istniejących rozwiązań dla stron internetowych. Sposób ten jest wykorzystywany szczególnie przez firmy, w których rozwiązania takie były tworzone specjalnie dla potrzeb stron internetowych organizacji i częściowo można je wykorzystać w tworzeniu intranetu. Wówczas osoba, która zajmuje się stroną internetową, ze względu na doświadczenie w tym zakresie, będzie także najczęściej osobą odpowiedzialną za aktualizację i rozbudowę intranetu.

 

Zdarzają się także intranety zbudowane na bezpłatnych i dostępnych technologiach open source. Zwykle jednak taka forma wymaga większego zaangażowania firmowych informatyków do zarządzania stroną.

 

W każdym przypadku koszty intranetu w porównaniu do oszczędności jakie generuje są niewspółmiernie niższe. Jeśli weźmiemy pod uwagę firmę, w której pracuje 200 osób, średnio zarabiających po 4000 złotych, to jeśli dzięki istnieniu intranetu zaoszczędzą oni jedynie 30 minut dziennie, nie szukając danych dokumentów i informacji oraz pracując na wspólnej platformie, zamiast odbywać niepotrzebne spotkania, firma zaoszczędzi co najmniej 2500 złotych miesięcznie.

 

Mimo wszystkich swoich zalet intranet ma też ograniczenia. Zakłada, że wszyscy pracownicy mają stały dostęp do komputera oraz łącze internetowe. Zakłada także, że firma może sobie pozwolić na zatrudnienie osoby lub firmy zewnętrznej do administrowania stroną. Niestety bowiem, z doświadczenia wielu firm wynika, że samo stworzenie intranetu - nawet o najbardziej szerokim spektrum działań - nie jest wystarczające dla jego sukcesu, usprawnienia komunikacji wewnętrznej oraz efektywności pracy. Intranet powinien zawierać aktualne dokumenty, sprawne aplikacje, najnowsze dane i statystyki na temat firmy i rynku. To wszystko wymaga przeznaczenia co najmniej kilku godzin tygodniowo z etatu jednego z pracowników. Do tej osoby muszą także spływać najnowsze dane, co wymaga wyrobienia kultury dzielenia się informacją w firmie.

 

 

Dlaczego zatem firmy decydują się na wprowadzenie intranetu? Jest on szczególnie istotny w firmach, w których jest duża liczba pracowników rezydujących w różnych miejscach, oraz w organizacjach pracujących w systemie projektowym. Jednak na inwestycje w intranet decydują się nie tylko takie firmy, ale także przedsiębiorstwa, w których dzielenie się wiedzą i powszechny dostęp do informacji są niezwykle istotne. Dla tych firm kluczowa jest efektywność i optymalizacja przepływu informacji. W małych firmach podobną rolę spełniać może „dysk wspólny”, jednak nie będzie on mógł zawierać czatu, bloga szefa, książki telefonicznej ze zdjęciami, automatycznych wniosków urlopowych. Na takim dysku pracownicy mogą się wymieniać dokumentami i dzielić informacjami, ale jest to zbyt mało dla większych organizacji.

 

Jakie informacje i funkcjonalności może zawierać intranet? Przede wszystkim w intranecie możemy umieścić „całą firmę” - czyli jej strukturę obudowaną w informacje dodatkowe. Można do niej dołączyć książkę telefoniczno-adresową. W dużych, dynamicznie rozwijających się organizacjach warto rozważyć dołączenie małego zdjęcia danej osoby do jej danych kontaktowych. Wiedza, jak nasz rozmówca wygląda, niezwykle ułatwia komunikację.

 

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Chronos-Investment Sp. z o. o.

Usługi księgowe i doradztwo podatkowe.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »