| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Biznes i finanse > Intranet. Czy warto tworzyć wewnętrznej sieć firmową?

Intranet. Czy warto tworzyć wewnętrznej sieć firmową?

Wszędobylski internet i zestawy programów projektowane tak, aby mogły pracować na każdej maszynie z zainstalowaną przeglądarką internetową najprawdopodobniej staną się normą w niedalekiej przyszłości. Tak samo jak nie zastanawiamy się, w jaki sposób użyć długopisu, papieru czy koperty – w taki sam sposób będziemy podchodzić do komputera, aby napisać tekst czy przygotować prezentację.

 

Co więcej, dzięki takiemu rozwiązaniu pracownicy będą się czuli bardziej zintegrowani, ponieważ będą mieli poczucie, że znają się lepiej. Będą wiedzieli, jak wygląda kadrowa i do kogo należy mówić „panie prezesie”. A nie zawsze jest to takie oczywiste dla nowego pracownika. Nowy pracownik jest osobą, która oprócz zdjęć kolegów może znaleźć w intranecie wiele innych pomocnych informacji, dzięki którym szybko wdroży się w pracę i stanie się bardziej efektywny. Szkolenia on-line, multimedialne wystąpienia zarządu lub ekspertów firmowych, plan firmy, prezentacje na temat organizacji, a nawet przewodnik po najbliższych sklepach czy knajpkach. Intranet powinien bowiem ułatwiać pracę, ale i optymalizować wszystkie - także pozazawodowe - elementy naszego dnia pracy.

 

W intranecie można znaleźć także wiele elementów spraw kadrowych, którymi mogą być zainteresowani pracownicy firmy. Przede wszystkim są to urlopy - bardzo często akceptowane przez przełożonego on-line i wpisywane w grafik, w którym można zobaczyć, kiedy danych osób nie zastaniemy przy biurku. Ponadto, w intranecie można zamieszczać wnioski potrzebne pracownikom, regulaminy, obowiązujące wzory dokumentów, wewnętrzne ogłoszenia o pracę, informacje na temat bonów lub innych pozapłacowych bonusów. Co więcej, ponieważ intranet może dawać różne poziomy dostępu, jeśli firma uzna za stosowne, może na przykład udzielić wyłącznie menedżerom informacji na temat bonusów dla nich przewidzianych, samochodów służbowych, systemów motywacyjnych. Intranet może także zawierać funkcjonalność pozwalającą każdemu pracownikowi na otrzymywanie rozliczeń telefonu służbowego, rezerwację samochodu czy podgląd pozostałych do wykorzystania dni urlopu. Oczywiście poza wymienionymi funkcjonalnościami, w intranecie można stworzyć bazę aktualnych i archiwalnych dokumentów występujących w firmie, wraz z zaawansowaną wyszukiwarką, która pomoże znaleźć dokument o określonym tytule i treści. Intranet może także służyć jako miejsce pracy wspólnej, gdzie kilka osób może pracować nad tymi samymi plikami, jednocześnie komunikując się on-line i obserwując pracę kolegów.

 

 

Ponieważ intranet nie musi być dostępny wyłącznie na terenie firmy, jest on bardzo często wykorzystywany jako narzędzie pracy dla sprzedawców czy handlowców. W intranecie mogą oni bowiem znaleźć najnowsze katalogi, cenniki, informacje o produktach i o samej firmie. Intranet może także zawierać informacje na temat konkurentów i dane porównawcze. Każdy ze sprzedawców może także mieć dostępną przez intranet bazę klientów, zawierającą niezbędne informacje. Może również mieć podgląd do stanu magazynów, a także listę odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania.

 

Ważne jest, aby dane zamieszczone w intranecie były często aktualizowane, tak, aby stał się on miejscem, w którym pracownik z pewnością znajdzie obowiązujące dokumenty i aktualne dane. Dzięki temu możliwe będzie kierowanie przepływem dokumentów w firmie oraz stworzenie możliwości ich szybkiego wyszukiwania. Ponadto dobry intranet jest dwukierunkowym kanałem komunikacji. Wykorzystuje multimedia i narzędzia społecznościowe, czyli czaty i forum. Taki intranet rozwija się dzięki użytkownikom i ich opiniom, a to oznacza, że będzie narzędziem coraz bardziej używanym i dopasowanym do potrzeb pracowników firmy. Jednak rozpoczynając tworzenie intranetu w organizacji trzeba także pamiętać, że nie jest możliwe spełnienie potrzeb wszystkich grup użytkowników. Na początku trzeba się skoncentrować na dwóch - trzech grupach, zrozumieć ich potrzeby i zaproponować rozwiązania, które będą spełniały ich oczekiwania. W miarę rozwoju intranetu, będzie on pełnił coraz więcej funkcji i spełniał potrzeby coraz większej liczby osób.

 

Przygotowując się do wdrożenia intranetu nie wystarczy zakupić technologie służące do jego wykorzystania. Należy najpierw zastanowić się i spisać, czemu intranet ma służyć, przedstawić wizję intranetu grupom osób zainteresowanych - w tym oczywiście zarządowi. Po uzyskaniu akceptacji kierunku rozwoju aplikacji trzeba rozpisać mapę strony. Równolegle należy prowadzić listę możliwych do wdrożenia funkcjonalności oraz życzeń pracowników, które możemy spełnić dzięki temu narzędziu. Następnie porównujemy nasze szerokie plany i przykrawamy je do możliwości technicznych, jakie oferuje nam wybrane narzędzie. Jak w każdym projekcie - warto, aby w proces tworzenia intranetu zaangażowani byli przedstawiciele przyszłych użytkowników. Jeśli działamy sprawnie, a działania są na bieżąco monitorowane z ustalonym harmonogramem, wystarczy około 2-3 miesiące na wdrożenie intranetu w wersji w pełni użytkowej.

 

 

Po wdrożeniu intranetu nie można zapomnieć o jego promocji. Jest on bowiem niewątpliwie niezwykle istotnym elementem wsparcia komunikacji i funkcjonowania organizacji. Jednak jeśli nie uświadomimy pracownikom potrzeby przyspieszenia pracy i nie pokażemy zalet tego narzędzia - intranet pozostanie narzędziem martwym. Dobrym rozwiązaniem jest wprowadzenie konkursów, przeniesienie komunikacji jednostronnej od zarządu do pracowników do intranetu, zamieszczenie maksymalnej ilości łatwo dostępnych dokumentów i linków niezbędnych na co dzień. Można także przeprowadzić kampanie promocyjne (np. plakaty w firmie z pytaniami: „Czy wiesz o czym myśli prezes?”, „Czy sprawdziłeś już nowe wyniki finansowe?” „Czy wiesz ile jeszcze urlopu możesz wykorzystać?” - i w odpowiedzi: „zajrzyj do intranetu!”), a także ustawić intranet jako stronę startową we wszystkich firmowych komputerach.

 

Po wypromowaniu intranetu nie można zapomnieć o jego rozwoju. Oprócz zbierania informacji od użytkowników i potencjalnych użytkowników, możemy także zastosować narzędzie bardziej obiektywne - podłączyć do strony statystyki. Dzięki nim będziemy wiedzieli, ile osób dziennie, tygodniowo i miesięcznie odwiedza dane części strony i będziemy mogli lepiej układać kolejność stron. Najpopularniejsze powinny znaleźć się „na wierzchu”, aby poszukiwany najczęściej dokument, plik czy aplikację można było znaleźć w maksymalnie trzech kliknięciach.

 

Intranet to sieć wewnętrzna organizacji. To jednak nie tylko narzędzie pracy wspólnej, ale także system wymiany informacji, baza aktualnych danych, narzędzie wielotorowej i dwukierunkowej komunikacji. Od osoby lub osób administrujących wymaga zaangażowania w aktualizacje, śledzenia i wdrażania nowinek technicznych. Usprawnia pracę całej organizacji, przyspiesza obieg dokumentów, sprawia, że wszyscy mają dostęp do niezbędnych zasobów informacyjnych, a także - wbrew pozorom - integruje pracowników. Być może dlatego właśnie jego popularność w ostatnich latach lawinowo rośnie.

 (...)

Katarzyna Golińska

 

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Kancelaria Effect

Kancelaria zajmuje się obsługą prawną firm i osób prywatnych, a w szczególności windykacją należności i dochodzeniem odszkodowań powypadkowych

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »