REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Outsourcing jako narzędzie optymalizacji procesów zarządzania

Rogala Robert
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Outsourcing to efektywne narzędzie, które umożliwia przedsiębiorcom optymalizację procesów zarządzania. Jednak kierujący firmami menedżerowie przed podjęciem decyzji o wykorzystaniu tego narzędzia powinni zastanowić się, czy w danej sytuacji jest to faktycznie najlepsze rozwiązanie z punktu widzenia wzrostu efektywności funkcjonowania ich firmy.

Trzeba rozważyć przede wszystkim takie czynniki, jak cel, jaki chcemy osiągnąć, oraz szczegółowe oczekiwania wobec firmy, od której będziemy outsourcować usługi czy sprzęt.

REKLAMA

Mówiąc o sensowności korzystania z outsourcingu jako narzędzia wpływającego na optymalizację procesów zarządzania i racjonalizację finansową, można wyróżnić dwie grupy argumentów, które decydują o słuszności jego wykorzystywania w prowadzonej działalności biznesowej: są to motywy bezpośrednio mierzalne (finansowe) oraz pozostałe: trudnomierzalne i pozafinansowe.

Kiedy outsourcing ma sens - przesłanki mierzalne

REKLAMA

Wszystkie podejmowane przez przedsiębiorcę prowadzącego działalność gospodarczą działania mają aspekt finansowy. Nawet decyzja o sprzedawaniu produktów poniżej kosztów produkcji musi mieć uzasadnienie w postaci realizacji zysku i powinna opierać się na kompleksowej analizie i kalkulacji finansowej. Warto korzystać z outsourcingu w sytuacji, gdy jego efekty bezpośrednio wpływają na wyniki finansowe naszej działalności. Dzieje się tak szczególnie wtedy, gdy mamy do zrealizowania złożone projekty wymagające zaangażowania specjalistów z różnych branż w niepełnych wymiarach czasu, w ograniczonym okresie trwania.

Pozyskanie do pracy specjalistów zainteresowanych pracą na część etatu oraz tylko na czas trwania danego projektu jest bardzo trudne (inaczej wygląda to na stanowiskach o niższych, „podstawowych” kwalifikacjach, jak sekretarka, kasjerka - tu czasowe zatrudnianie pracowników jest dość popularne i dostępne). W takiej sytuacji firma ma problem - zapłacić za 100% etatu specjalisty, wykorzystując tylko 25% czasu pracy zatrudnionego pracownika, czy nie? Właśnie w takim przypadku rozwiązaniem jest outsourcing. Firma outsourcingowa zatrudnia specjalistów na cały etat i „sprzedaje” ich do kilku projektów równocześnie. Jeśli zatem klient i firma outsourcingowa podzielą się po połowie różnicą między 100% a 25%, to obydwie strony zarabiają - mamy do czynienia z sytuacją win-win, kiedy obydwie strony odnoszą korzyści.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W życiu przedsiębiorstwa pojawiają się również inne sytuacje, kiedy wdrożenie outsourcingu sprzętu, usług i procesów pozwala na uzyskanie oszczędności kosztowej, np. kiedy w związku z realizacją projektu musimy kupić, a następnie po zakończeniu wdrożenia szybko sprzedać składnik aktywów, oznacza to dla firmy:

● utratę wartości w momencie sprzedaży tego aktywa,

● konieczność pozyskania finansowania na jego zakup (koszt),

● np. znajomość obsługi urządzenia, które musimy kupić.

Ponadto często specjalistyczny sprzęt trudno szybko sprzedać. W każdym przypadku są to policzalne koszty. W takiej sytuacji outsourcing jest optymalnym rozwiązaniem:

● realizując zadania o charakterze ciągłym, w których duże znaczenie ma „efekt skali”, np.: data center (inwestycja), księgowość i finanse (różnorodność kompetencji - fakturzystka, główna księgowa, dyrektor finansowy, kontroler, doradca podatkowy);

● przy projektach wymagających dużych nakładów jednorazowych, przy okresowym wykorzystaniu, np. call center.

Outsourcing jest również dla firm, w których pojawiło się zapotrzebowanie na specjalistyczny sprzęt i osoby potrafiące go obsłużyć, ale relatywnie na krótki okres.

Trudnomierzalne i pozafinansowe aspekty outsourcingu

REKLAMA

Przedsiębiorcy, myśląc o optymalizacji procesów zarządzania w swoich firmach, muszą pamiętać, że zatrudnienie osób to nie tylko ich pensja, ale również zajmowana przez nich powierzchnia (a tę każda firma ma ograniczoną), inwestycje w stworzenie miejsca pracy (meble, komputery, pozostałe wyposażenie), nowe linie telefoniczne, a także infrastruktura: toalety, kuchnie.

Outsourcowanie nawet stałych funkcji pozwala łatwiej zredukować koszt w czasie kryzysu. Najczęściej zanim przedsiębiorca zwolni pracownika, analizuje możliwe scenariusze postępowania przed podjęciem ostatecznej decyzji o redukcji zatrudnienia. Współpracując z firmą outsourcingową, jeśli cena zależy od ilości pracy, przedsiębiorca może zmniejszyć koszt nawet bez rozwiązywania umowy.

W razie konieczności przeprowadzenia restrukturyzacji często bliskie relacje wewnątrz organizacji nie pozwalają na szybkie „zredukowanie” pewnych funkcji. Te same relacje utrudniają wprowadzenie zasad jednoznacznej oceny efektywności pracy i „dokręcania śruby”. Współpracując z firmą zewnętrzną, jednostka odczuwa mniejszą barierę w komunikacji i w związku z tym niezbędne zmiany są przeprowadzane szybciej i łatwiej są podejmowane radykalne decyzje w powyższym zakresie.

W procesie życia firmy ginie dużo „drobnych” kosztów (telefony, catering, kurierzy itp.). Koszty te na ogół nie są rozpisywane na dane zespoły projektowe czy działy, więc nie są brane pod uwagę, kiedy oceniamy efektywność zadań realizowanych wewnątrz firmy. Wytransferowanie ich „na zewnątrz” powoduje jednoznaczne przypisanie wszystkich kosztów danemu zadaniu.

Należy zwrócić uwagę, że specjalistów nie zatrudnia się nadmiarowo. W czasie choroby, urlopu czy rezygnacji z pracy powstaje luka, której jednostka nie wypełni. Firma outsourcingowa ma wielu specjalistów i w krytycznym momencie może okresowo przesuwać ich między klientami.

Pozostałe pozafinansowe motywy outsourcowania usług to m.in.:

● zachowanie poufności informacji (np. outsourcing płac),

● większa odpowiedzialność firmy zewnętrznej w porównaniu z odpowiedzialnością pracownika i możliwość egzekwowania ewentualnych odszkodowań,

● ubezpieczenie OC wykupione przez firmy,

● nadzór managementu nad zespołem specjalistów - zarząd firmy może nie mieć czasu na dodatkowe obowiązki,

● większa elastyczność outsourcingu w przypadku kryzysu,

● element psychologiczny - łatwiej zmienić firmę niż pracownika,

● pozbycie się ryzyka rotacji pracowników i związanych z tym ewentualnych kosztów rekrutacji oraz szkoleń,

● eliminacja ryzyka absencji w pracy (urlopy, choroby) i wynikających z tego opóźnień w realizacji prac,

● okresowy wzrost zapotrzebowania na specjalistów powoduje też wzrost zapotrzebowania na back office.

Ponadto:

● chcąc zatrudnić samodzielnie specjalistów, ponosimy ryzyko związane z rekrutacją - możemy zatrudnić osoby, które mają zdolności do autoprezentacji, ale nie posiadają wymaganej wiedzy merytorycznej,

● firma decydująca się na outsourcing pewnych usług może łatwiej ocenić efektywność świadczenia danej usługi,

● pewnych zadań najczęściej nie da się zrealizować własnymi zasobami, np. restrukturyzacji.

We wszystkich tych aspektach pomocny może okazać się outsourcing. Jednak trzeba pamiętać, że zawsze należy zdefiniować cele, jakie jednostka stawia przed firmą mającą świadczyć jej tego rodzaju usługi. Jasno określone cele i ich kontrolowanie pozwolą na efektywne zarządzanie współpracą i racjonalne podejmowanie decyzji o jej kontynuacji bądź zaprzestaniu.

Przykładowe cele wykorzystywane w outsourcingu usług księgowych to np.:

● dostarczanie raportów do określonego dnia,

● poprawne i terminowe naliczanie zobowiązań publicznoprawnych,

● czas reakcji na zadawane pytania,

● okresowa weryfikacja poprzez bieżącą kontrolę oraz np. coroczne audyty.

Oprócz jasnych celów, jakie dana jednostka chce osiągnąć dzięki wdrożeniu outsourcingu, musi ona zdawać sobie sprawę, że jest to proces, którym trzeba zarządzać.

Niezbędna jest również okresowa weryfikacja wyznaczonych celów oraz cykliczna analiza opłacalności outsourcingu na podstawie założonych mierników.

Okresowa analiza opłacalności outsourcingu oraz weryfikacja celów może przebiegać następująco: jeśli dana jednostka jest małą organizacją, może nie mieć dużych potrzeb lub może jej nie być stać na jakość rozwiązań stosowanych przez największe firmy outsourcingowe (a więc i wysoką cenę) - wówczas należy wybrać małą firmę outsourcingową. Gdy jednostka rozwija się, jakość małej firmy outsourcingowej może nie wystarczać i może mieć sens zmiana firmy obsługującej na droższą, ale stosującą nowocześniejsze (droższe) rozwiązania, np. zapewniające większe bezpieczeństwo lub wyższą jakość.

Robert Rogala

ekspert w dziedzinie outsourcingu usług finansowych, Partner, Centrum Doradztwa Biznesowego Sp. z o.o.

 

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Biuletyn Rachunkowości

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Wskaźnik koniunktury GUS. Gastronomia i zakwaterowanie z największym wzrostem

    Zakwaterowanie i gastronomia znalazły się wśród branż, w których notowany był do tej pory dodatni wskaźnik koniunktury (informacja i komunikacja oraz finanse i ubezpieczenia).

    Troska i zrozumienie w kontakcie z pacjentami – klucz do profesjonalnej opieki zdrowotnej

    Empatia jest kluczowa w relacjach między personelem medycznym a pacjentami, będąc nieodzownym fundamentem wysokiej jakości opieki zdrowotnej. W obecnych czasach, gdy pacjenci mają coraz większe oczekiwania, a zmiany w medycynie są nieustanne, zdolność do empatii wyróżnia się jako jeden z głównych czynników wpływających na poziom świadczonych usług. Nawet w czasach, gdy technologie medyczne rozwijają się dynamicznie, to właśnie empatyczny kontakt między pacjentem a personelem zdrowotnym ma zasadnicze znaczenie. Umiejętność wczucia się w położenie innej osoby jest kluczowa, tworząc solidną podstawę dla profesjonalnej i skutecznej opieki nad pacjentami.

    Koszty zatrudnienia to główne wyzwanie dla firm w 2024 roku. Jak więc pozyskać specjalistów i jednocześnie zadbać o cash flow?

    W pierwszym półroczu 2024 roku wiele firm planuje rozbudowanie swoich zespołów – potwierdzają to niezależne badania ManpowerGroup czy Konfederacji Lewiatan. Jednocześnie pracodawcy mówią wprost - rosnące koszty zatrudnienia to główne wyzwanie w 2024 roku. Jak więc pozyskać specjalistów i jednocześnie zadbać o cash flow?

    Nauka języka obcego poprawi zdolność koncentracji. Ale nie tylko!

    Ostatnia dekada przyniosła obniżenie średniego czasu skupienia u człowieka aż o 28 sekund. Zdolność do koncentracji spada i to wina głównie social mediów. Czy da się to odwrócić? 

    REKLAMA

    Nowe przepisy: Po świętach rząd zajmie się cenami energii. Będzie bon energetyczny

    Minister klimatu i środowiska Paulina Hennig-Kloska zapowiedziała, że po świętach pakiet ustaw dotyczących cen energii trafi pod obrady rządu. Dodała też, że proces legislacyjny musi zakończyć się w pierwszej połowie maja.

    Wielkanoc 2024. Polacy szykują się na święta przed telewizorem?

    Jaka będzie tegoroczna Wielkanoc? Z badania online przeprowadzonego przez firmę Komputronik wynika, że leniwa. Polacy są zmęczeni i marzą o odpoczynku. 

    Biznes kontra uczelnie – rodzaj współpracy, korzyści

    Czy doktorat dla osób ze świata biznesu to synonim synergii? Wielu przedsiębiorców może zadawać sobie to pytanie podczas rozważań nad podjęciem studiów III stopnia. Na ile świat biznesu przenika się ze światem naukowym i gdzie należy szukać wzajemnych korzyści?

    Jak cyberprzestępcy wykorzystują sztuczną inteligencję?

    Hakerzy polubili sztuczną inteligencję. Od uruchomienia ChataGPT liczba złośliwych wiadomości pishingowych wzrosła o 1265%! Warto wiedzieć, jak cyberprzestępcy wykorzystują rozwiązania oparte na AI w praktyce.

    REKLAMA

    By utrzymać klientów tradycyjne sklepy muszą stosować jeszcze nowocześniejsze techniki marketingowe niż e-commerce

    Konsumenci wciąż wolą kupować w sklepach stacjonarnych produkty spożywcze, kosmetyki czy chemię gospodarczą, bo chcą je mieć od razu, bez czekania na kuriera. Jednocześnie jednak oczekują, że tradycyjne markety zapewnią im taki sam komfort kupowania jak sklepy internetowe.

    Transakcje bezgotówkowe w Polsce rozwijają się bardzo szybko. Gotówka jest wykorzystywana tylko do 35 proc. transakcji

    W Polsce około 2/3 transakcji jest dokonywanych płatnościami cyfrowymi. Pod tym względem nasz kraj jest w światowej czołówce - gotówka jest wykorzystywana tylko do ok. 35 proc. transakcji.

    REKLAMA