REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak prawidłowo realizować projekt

Tomasz Nocuń
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Informacja, że projekt znalazł się na liście pozytywnie zaopiniowanych przez instytucję dokonującą oceny i przeznaczonych do dofinansowania, nie daje wprawdzie pewności, że otrzymamy dotację, ale z pewnością w znaczący sposób przybliża do tego momentu. Dzieli nas od niego tylko realizacja projektu. Najczęściej jednak właśnie etap realizacji jest najbardziej złożony, pracochłonny i najtrudniejszy, dlatego warto się do niego jak najlepiej przygotować.

Ponieważ Program Operacyjny Kapitał Ludzki nie został jeszcze uruchomiony i szczegółowe zasady jego funkcjonowania nie są jeszcze znane, duża część artykułu opiera się na wytycznych obowiązujących w Sektorowym Programie Operacyjnym - Rozwój Zasobów Ludzkich.

REKLAMA

Krok wstecz - przed złożeniem wniosku

Realizacja projektu rozpoczyna się najczęściej dzień po podpisaniu umowy dotacji (lub w jeszcze późniejszym terminie), jednak dokładny opis jej przebiegu został zawarty we wniosku o dofinansowanie oraz załączonych do niego dokumentach. Uprzednie przemyślenie kilku kluczowych elementów i odpowiednie podejście do przygotowania aplikacji pozwala na znaczne ułatwienie pracy w trakcie projektu i jego późniejsze rozliczenie. W szczególności należy:

• określając docelowe wskaźniki celów i rezultatów projektu, ustalić je na realnym do osiągnięcia poziomie - o wiele lepiej je przekroczyć niż zrealizować częściowo,

• od razu przemyśleć metody ich sprawdzania (pomiaru) - powinny być względnie tanie i mało pracochłonne, ale jak najbardziej dokładne i wiarygodne,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• sprawdzić, jakie procedury wyboru dostawców trzeba będzie stosować (ze szczególnym uwzględnieniem zakresu, w jakim dotyczy nas ustawa Prawo zamówień publicznych) - przygotować się do nich i uwzględnić je w harmonogramie,

• dobrze rozpoznać grupy dostawców (produktów, usług), osób współpracujących (np. trenerów, wykładowców) i uczestników.

Podpisanie umowy dotacji

Umowa dotacji wraz z załącznikami jest najważniejszym dokumentem związanym z projektem. Bezwzględnie należy dokładnie ją przeczytać i przeanalizować jej zapisy ze szczególnym uwzględnieniem obowiązków, które na nas nakłada, gdyż od ich spełnienia uwzględniona jest wypłata dotacji. Najistotniejsze kwestie w umowie to:

• zobowiązanie instytucji wdrażającej do przekazania środków finansowych w określonej kwocie,

• zobowiązanie firmy do realizacji projektu zgodnie ze złożonym wnioskiem oraz warunkami umowy,

• wartość umowy, w tym wartość przyznanych środków w ramach kwoty dofinansowania,

• wielkość wkładu własnego,

• warunki płatności,

• zasady sprawozdawczości i kontroli,

• sankcje za nienależyte wykonanie postanowień umowy,

• obowiązki firmy w zakresie audytu.

W momencie podpisywania umowy potrzebny jest oddzielny rachunek bankowy lub subkonto (dla potrzeb płatności w projekcie oraz otrzymania środków z dotacji), trzeba być także przygotowanym do wniesienia zabezpieczenia finansowego projektu w postaci weksla in blanco (w przypadku większych projektów konieczne są także inne zabezpieczenia).

Początek projektu

Rozpoczęcie właściwej realizacji projektu wiąże się najczęściej z poniesieniem pierwszych wydatków, dlatego należy pamiętać o dwóch istotnych aspektach:

REKLAMA

1. Stosowaniu odpowiednich dla wielkości zamówienia i specyfiki organizacji procedur wyboru dostawców. W pierwszej kolejności należy przeanalizować obowiązki, jakie nakłada na firmę ustawa Prawo zamówień publicznych, w drugiej zaś - jakie są w tym zakresie szczegółowe wytyczne instytucji wdrażającej.

2. Prowadzeniu wyodrębnionej księgowości projektu w uporządkowany sposób, który zapewni łatwy dostęp do dokumentów finansowych podczas kontroli lub audytu; każdy dokument księgowy musi być opisany w odpowiedni sposób.

Nawet jeśli szczegółowe zasady umożliwiają płatności gotówkowe, należy dokonywać ich raczej za pomocą przelewów bankowych, gdyż znacznie ułatwi to późniejsze rozliczenia.

Rozpoczęcie projektu jest również ostatnim dobrym momentem do szczegółowego zaplanowania działań związanych z wypełnianiem obowiązków, które nakłada na nas umowa. W szczególności trzeba:

• opracować kalendarz sprawozdań i raportów z realizacji, aby na bieżąco monitorować ich przygotowanie i terminowe składanie do instytucji wdrażającej,

• opracować kalendarz oceny rezultatów projektu i zbierania dowodów wykonania działań zgodnie z metodologią opisaną we wniosku o dofinansowanie,

• zaplanować realizację założonych działań promocyjnych i zbierania dowodów ich wykonania.

Właściwe rozplanowanie tych zadań w czasie i systematyczne egzekwowanie ich wykonania uchroni nas przed przeoczeniem któregoś z ważnych elementów realizacji projektu, a co za tym idzie - z problemami przy rozliczeniu lub w trakcie kontroli.

Wypłacanie dotacji

REKLAMA

Charakterystyczną cechą projektów miękkich jest możliwość otrzymywania dotacji w transzach jeszcze w czasie realizacji projektu. Zaleta takiego rozwiązania dla beneficjenta jest oczywista - nie musi on angażować środków własnych w pełnej kwocie wartości projektu, system ten ma jednak swoje ograniczenia, które należy wziąć pod uwagę przy planowaniu zapotrzebowania na środki finansowe.

Najczęściej instytucja wdrażająca ma 60 dni na wypłatę danej transzy dofinansowania, jednak czas ten biegnie od złożenia poprawnie wypełnionego wniosku o płatność, co oznacza, że należy się liczyć z wydłużeniem tego terminu o okres oceny poprawności wniosku i składanie ewentualnych poprawek i uzupełnień (a po nich kolejnej oceny poprawności). Ponieważ prawidłowe wypełnienie wniosku nie należy do najprostszych zadań, konieczne jest zatem doliczenie przynajmniej jednego miesiąca opóźnienia oraz przygotowanie się na wariant awaryjny - opóźnienia kilkumiesięcznego.

Pierwsza transza dofinansowania

Pierwsza transza dofinansowania w projektach konkursowych wyliczana jest najczęściej jako procent kwoty dofinansowania przewidzianej na pierwsze 12 miesięcy wdrażania projektu (jego wielkość ustala instytucja wdrażająca). Wniosek o jej wypłatę można złożyć równocześnie z podpisaniem umowy o dofinansowanie.

W umowie o dofinansowanie projektu może zostać wskazany krótszy niż standardowe 60 dni termin wypłaty pierwszej transzy.

Kolejne transze

Wypłata kolejnych transzy następuje po rozliczeniu co najmniej 80 proc. kwoty dotychczas otrzymanych transz, które nie zostały rozliczone (sumy kwot dotychczas nierozliczonej i ostatniej otrzymanej transzy). W celu zwiększenia płynności finansowej beneficjentów instytucja wdrażająca może jednak obniżyć próg rozliczenia otrzymanych transz umożliwiający przekazanie kolejnej transzy.

Wnioski o płatność należy składać do instytucji wdrażającej w terminach wynikających z ustalonego przez nas wcześniej harmonogramu płatności.

Do poprawnie wypełnionego wniosku o płatność musimy dołączyć poświadczone za zgodność z oryginałem kopie wszystkich dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków (faktury i/lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej, oraz - w przypadku dokumentów poświadczających np. wkład rzeczowy - innych dokumentów niebędących dokumentami księgowymi). Do dokumentów poświadczających poniesienie wydatków należy załączyć dokumenty potwierdzające faktyczne dokonanie płatności (np. kopie poświadczone za zgodność z oryginałem wyciągów z rachunku bankowego). Każdy dokument (oryginał) powinien być opisany na odwrocie w odpowiedni sposób, aby widoczny był jego związek z projektem i następnie podpisany przez osobę uprawnioną. Do wniosku należy dołączyć kopie obu stron dokumentu poświadczone przez beneficjenta za zgodność z oryginałem.

UWAGA

Bardzo istotne jest to, iż rozliczeniu podlegać mogą wyłącznie wydatki faktycznie poniesione, i to wyłącznie w konkretnej wysokości, a nie szacunkowe bądź liczone jako udział w ogólnych wydatkach.

Instytucja wdrażająca ma obowiązek sprawdzenia poprawności wniosku i załączonej dokumentacji pod względem formalnorachunkowym i merytorycznym w terminie 21 dni kalendarzowych od dnia złożenia wniosku. W przypadku stwierdzenia błędów lub braków formalno-rachunkowych instytucja wdrażająca wzywa do poprawy wniosku, przesłania brakujących informacji lub udzielenia niezbędnych wyjaśnień.

Ostatnia transza dofinansowania

Ostatnia transza jest rozliczana na podstawie wniosku o płatność składanego na identycznych zasadach jak wniosek o płatność pośrednią, przy czym będzie to wniosek o płatność końcową. Wniosek taki składany jest wraz ze sprawozdaniem końcowym z realizacji projektu, tj. w terminie 25 dni kalendarzowych od zakończenia realizacji projektu.

Sprawozdawczość

Oprócz wniosków o płatność składanych zgodnie z ustalonym harmonogramem, trzeba wysyłać do instytucji wdrażającej sprawozdania z realizacji projektu:

• raporty okresowe (przez cały okres trwania projektu),

• raporty roczne,

• raport końcowy.

Raporty są nie tylko dla instytucji nadzorującej - warto je przygotowywać na cele własne i rozszerzać o elementy, które będą przydatne podczas kontroli czy też promocji projektu.

Bieżące kontrole

Każdy beneficjent przechodzi obowiązkowo kontrolę po zakończeniu projektu, jednak możliwe są także bieżące kontrole w trakcie jego realizacji. Oprócz kwestii finansowych przedmiotem kontroli będą potwierdzenia i dowody wykonania poszczególnych zadań, np.:

• listy obecności (na szkoleniach, seminariach, konferencjach itd.),

• listy uczestników projektu,

• oświadczenia uczestników o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych,

• ewidencja porad świadczonych dla beneficjentów końcowych w postaci zaświadczeń podpisanych przez beneficjenta o korzystaniu z usługi,

• oświadczenia podpisane przez uczestników projektu o uzyskaniu danej formy pomocy,

• karty czasu pracy zespołu projektowego,

• sprawozdania roczne i końcowe.

Najczęściej spotykane problemy w czasie kontroli to:

• brak odpowiednich dowodów na wykonanie zadań,

• dokonanie wydatków nieuwzględnionych we wniosku,

• dokonanie wydatków niekwalifikowalnych,

• zaakceptowanie zawyżonej faktury kosztowej.

Działania promocyjne

Realizacja projektu współfinansowanego ze środków unijnych rodzi konieczność prowadzenia działań promocyjnych. Każdy beneficjent jest zobowiązany do przestrzegania obowiązkowych minimalnych form promocji zgodnie z zasadami określonymi w Rozporządzeniu Rady 1159/2000/WE. Promocja polega na odpowiednim oznakowaniu lub opisaniu środków, takich jak: plakaty, publikacje, zakupiony sprzęt, gadżety (balony, kubki, smycze, długopisy itp.), strony internetowe, pisma firmowe, zaproszenia, umowy, korespondencja, imprezy promocyjne (targi, wystawy, pokazy, konferencje, seminaria) i inne.

Zmiany w projekcie

Obowiązkiem beneficjenta jest zgłaszanie instytucji wdrażającej wszelkich zmian w trakcie realizacji projektu. Naturalnie optymalną sytuacją jest realizacja projektu dokładnie w sposób opisany we wniosku, jednak w wypadku, kiedy projekt był składany pół roku wcześniej i ma trwać przez najbliższe dwa lata, jest to trudno wykonalne, szczególnie w zakresie harmonogram realizacji. W Programie Operacyjnym SPO-RZL obowiązywały następujące zasady dokonywania zmian w projekcie:

1. Wszelkie zmiany w projekcie wymagają zgłoszenia w formie pisemnej wraz z wyszczególnieniem zmian oraz ich każdorazowym uzasadnieniem.

2. W przypadku zmian wymagających akceptacji, instytucja wdrażająca akceptuje jedynie zmiany uzasadnione i niezbędne dla prawidłowej realizacji projektu. Instytucja wdrażająca powinna zawsze rozważyć zasadność wprowadzenia zmiany, wziąć pod uwagę przesłanki, które miały wpływ na wybór projektu do realizacji, jak również rozważyć wpływ zmiany na rezultaty projektu.

3. Wszelkie zmiany w projekcie odnoszą się do pierwszej zaakceptowanej wersji wniosku.

4. Wydatki związane z wynagrodzeniem personelu projektu co do zasady nie ulegają zwiększeniu (zwiększenie dotyczy łącznej wartości danej podkategorii wydatku związanej z wynagrodzeniem personelu wskazanej we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu).

5. Wszelkie zmiany w projekcie mogą być zgłaszane nie później niż na jeden miesiąc przed jego zakończeniem.

6. Wartość dofinansowania nie może zostać zwiększona, niemniej jednak możliwe jest podnoszenie wartości projektu (w formie aneksu do umowy).

7. Do czasu zatwierdzenia zmian związanych z budżetem projektu, beneficjent realizuje zmieniony projekt na własne ryzyko. Dopiero bowiem po zatwierdzeniu zmian w projekcie przez odpowiednią instytucję możliwe będzie przedstawienie do rozliczenia wydatków zgodnie ze zmianami zgłoszonymi przez beneficjenta.

Ocena rezultatów

Według definicji jest to ocena efektywności, skuteczności, oddziaływania, trwałości i zgodności projektu w kontekście założonych celów. Ewaluacja projektu może być prowadzona w konkretnych momentach czasowych, np. w połowie realizacji projektu, po zakończeniu projektu lub systematycznie przez cały czas jego realizacji.

Ewaluacja pozwala na zidentyfikowanie słabych i mocnych stron przedsięwzięcia, może sygnalizować pojawiające się problemy, jest narzędziem pomagającym w określeniu stopnia zgodności realizacji przedsięwzięcia z przyjętymi założeniami.

Ewaluacja projektu w przeciwieństwie do kontroli i audytu (w przypadku większych projektów) nie jest obowiązkowa, ale jej prowadzenie może znacznie uprościć proces raportowania i kontroli.

Najczęściej stosowane metody ewaluacji:

• systematyczna obserwacja określonych aspektów projektu,

• ankiety dla uczestników po uczestnictwie (np. po każdym szkoleniu),

• ankiety pocztowe, telefoniczne,

• szczegółowe wywiady z uczestnikami.

Po pomyślnej realizacji projektu ewaluacja ma również za zadanie wykorzystanie doświadczenia przy kolejnym, aby mógł on przebiegać sprawniej i efektywniej.

Tomasz Nocuń

Autor jest wiceprezesem zarządu w Małopolskiej Grupie Doradczo-Finansowej z Krakowa, pełni jednocześnie funkcję dyrektora działu doradztwa.

Kontakt: t.nocun@mgdf.mpl

 

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Personel i Zarządzanie

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Koszty zatrudnienia to główne wyzwanie dla firm w 2024 roku. Jak więc pozyskać specjalistów i jednocześnie zadbać o cash flow?

    W pierwszym półroczu 2024 roku wiele firm planuje rozbudowanie swoich zespołów – potwierdzają to niezależne badania ManpowerGroup czy Konfederacji Lewiatan. Jednocześnie pracodawcy mówią wprost - rosnące koszty zatrudnienia to główne wyzwanie w 2024 roku. Jak więc pozyskać specjalistów i jednocześnie zadbać o cash flow?

    Nauka języka obcego poprawi zdolność koncentracji. Ale nie tylko!

    Ostatnia dekada przyniosła obniżenie średniego czasu skupienia u człowieka aż o 28 sekund. Zdolność do koncentracji spada i to wina głównie social mediów. Czy da się to odwrócić? 

    Nowe przepisy: Po świętach rząd zajmie się cenami energii. Będzie bon energetyczny

    Minister klimatu i środowiska Paulina Hennig-Kloska zapowiedziała, że po świętach pakiet ustaw dotyczących cen energii trafi pod obrady rządu. Dodała też, że proces legislacyjny musi zakończyć się w pierwszej połowie maja.

    Wielkanoc 2024. Polacy szykują się na święta przed telewizorem?

    Jaka będzie tegoroczna Wielkanoc? Z badania online przeprowadzonego przez firmę Komputronik wynika, że leniwa. Polacy są zmęczeni i marzą o odpoczynku. 

    REKLAMA

    Biznes kontra uczelnie – rodzaj współpracy, korzyści

    Czy doktorat dla osób ze świata biznesu to synonim synergii? Wielu przedsiębiorców może zadawać sobie to pytanie podczas rozważań nad podjęciem studiów III stopnia. Na ile świat biznesu przenika się ze światem naukowym i gdzie należy szukać wzajemnych korzyści?

    Jak cyberprzestępcy wykorzystują sztuczną inteligencję?

    Hakerzy polubili sztuczną inteligencję. Od uruchomienia ChataGPT liczba złośliwych wiadomości pishingowych wzrosła o 1265%! Warto wiedzieć, jak cyberprzestępcy wykorzystują rozwiązania oparte na AI w praktyce.

    By utrzymać klientów tradycyjne sklepy muszą stosować jeszcze nowocześniejsze techniki marketingowe niż e-commerce

    Konsumenci wciąż wolą kupować w sklepach stacjonarnych produkty spożywcze, kosmetyki czy chemię gospodarczą, bo chcą je mieć od razu, bez czekania na kuriera. Jednocześnie jednak oczekują, że tradycyjne markety zapewnią im taki sam komfort kupowania jak sklepy internetowe.

    Transakcje bezgotówkowe w Polsce rozwijają się bardzo szybko. Gotówka jest wykorzystywana tylko do 35 proc. transakcji

    W Polsce około 2/3 transakcji jest dokonywanych płatnościami cyfrowymi. Pod tym względem nasz kraj jest w światowej czołówce - gotówka jest wykorzystywana tylko do ok. 35 proc. transakcji.

    REKLAMA

    Czekoladowa inflacja (chocoflation) przed Wielkanocą? Trzeci rok z rzędu produkcja kakao jest mniejsza niż popyt

    Ceny kakao gwałtownie rosną, ponieważ 2024 r. to trzeci z rzędu rok, gdy podaż nie jest w stanie zaspokoić popytu. Z analiz Allianz Trade wynika, że cenę za to będą płacić konsumenci.

    Kończy się najostrzejsza zima od 50 lat. Prawie 5 mln zwierząt hodowlanych zginęło z głodu w Mongolii

    Dobiegająca końca zima w Mongolii, najostrzejsza od pół wieku, doprowadziła do śmierci niemal 5 mln kóz, owiec i koni, które nie są w stanie dotrzeć do pożywienia. To duży cios w gospodarkę kraju zamieszkanego przez ok. 3,3 mln ludzi, z których ok. 300 tys. utrzymuje się z hodowli zwierząt - podkreśliło Radio Swoboda.

    REKLAMA